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合同管理快速响应流程化处理工具

一、适用业务场景

本工具适用于企业日常运营中各类合同的快速处理与全流程管理，具体场景包括但不限于：

新业务拓展：如市场合作项目、客户订单合同等需快速响应以抢占商机；

日常采购与供应：原材料采购、服务外包等合同的标准化处理，保证供应链稳定；

内部协作：部门间资源支持、项目合作等内部协议的规范签署；

风险防控：通过流程化节点把控，降低合同条款遗漏、审批延误等风险；

合规审计：为合同全生命周期留痕，支持后续合规性检查与追溯。

二、标准化操作流程

步骤1：合同需求发起与初步审核

操作内容：

业务部门根据合作需求，填写《合同需求申请表》，明确合作方基本信息、合同标的、核心条款（金额、期限、交付标准等）及紧急程度（普通/紧急/特急，紧急程度标注影响审批时效）。

部门负责人对需求的真实性、必要性进行初审，确认无误后提交至法务部门。

责任人：业务经办人、部门负责人

输出物：《合同需求申请表》（含部门负责人签字）

步骤2：合同草拟与合规性审核

操作内容：

法务部门根据《合同需求申请表》，结合企业标准合同模板及合作方提供的草案，起草合同文本，重点明确双方权利义务、违约责任、争议解决等核心条款。

法务部门对合同进行合规性审查，重点核查：

主体资格（合作方是否具备履约能力、资质许可等）；

条款合法性（是否符合行业法规、企业制度）；

风险点（如付款条件、知识产权、保密条款等）。

审核通过后，将合同文本及审核意见反馈至业务部门；若存在需修改内容，标注具体问题并同步合作方沟通调整。

责任人：法务专员、法务负责人

输出物：合同草稿（含法务审核意见）、合作方确认函（若有）

步骤3：多部门协同审批

操作内容：

业务部门将法务审核后的合同，通过审批系统（或OA）提交至相关部门并联审批：

财务部门：审核合同金额、付款方式、税费承担、预算匹配度等；

业务分管领导：审核合同内容与业务目标一致性、资源协调可行性；

总经理/分管副总：根据合同金额（如10万以上需总经理审批）及重要性，最终审批。

各部门需在1-2个工作日内完成审批（紧急合同可压缩至12小时），逾期未反馈视为默认通过。审批意见需在系统中留痕，明确“同意/不同意/需修改”及具体理由。

责任人：财务专员、业务分管领导、总经理/分管副总

输出物：多部门审批记录（系统截图或纸质签字版）

步骤4：外部对接与定稿确认

操作内容：

业务部门汇总内部审批意见，与合作方就最终条款进行沟通，保证双方理解一致。

合作方确认无误后，双方在合同文本上签字盖章（电子合同需通过合规平台签署，保证法律效力）。

签署完成后，业务部门收回合同原件（或电子存档凭证），同步至法务部门备案。

责任人：业务经办人、合作方对接人

输出物：双方签字盖章的合同原件（或电子合同存档文件）

步骤5：合同归档与履行跟踪

操作内容：

法务部门对签署完成的合同进行分类编号，建立《合同台账》，记录合同编号、名称、签约方、签署日期、到期日、金额、关键条款摘要等信息。

业务部门根据合同约定，制定《履行计划表》，明确各阶段责任节点（如交付时间、付款节点、验收标准等），并按月跟踪履行情况，填写《合同履行跟踪表》。

履行过程中若出现异常（如延迟交付、付款争议），业务部门需在24小时内上报分管领导，协同法务、财务部门制定解决方案，并更新《履行跟踪表》。

责任人：法务专员、业务经办人、部门负责人

输出物：《合同台账》《履行计划表》《合同履行跟踪表》

三、核心工具模板

模板1：合同审批流程跟踪表

合同编号

合同名称

申请人

部门

发起时间

审核环节

审核人

审核意见

审核时间

状态（草拟/审批中/已签署/归档）

法务合规审核

*

同意

资金审核

*

需修改付款节点

总经理审批

*

同意

模板2：合同关键信息登记表

合同基本信息

合同主体信息

合同编号

甲方（我方）名称

合同名称

甲方统一社会信用代码

签署日期

甲方联系人/联系方式

（/）

合同类型（采购/销售/服务等）

乙方（合作方）名称

合同期限

自年月日至年月日

乙方统一社会信用代码

核心条款

乙方联系人/联系方式

（/）

合同总金额（大写/小写）

合同标的

付款方式（如：预30%到货70%）

标的物/服务内容

交付/履行时间

年月*日前

验收标准/方式

违约责任（如：逾期违约金*%/日）

争议解决方式（仲裁/诉讼）

保密条款

是/否，具体内容

其他约定

模板3：合同履行情况跟踪表

合同编号

履行阶段

关键节点

计划时间

实际时间

责任部门/人

完成情况（未开始/进行中/已完成/异常）

异常说明及解决方案

预付款支付

甲方支付预付款

月日

月日

财务部/*

已完成

标的物交付

乙方交付货物

月日

月日

业务部/*

延迟3天，已协调乙方月日交付

验收

甲方验收

月日

待定

质量部/*

进行中

四、关键执