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人力资源管理岗位操作指南汇编

模块一：新员工入职引导与手续办理

一、适用情形

适用于企业新员工（包括应届毕业生、社会招聘人员）正式入职前的手续办理、信息采集及岗位引导工作，保证新员工快速熟悉企业环境与岗位职责。

二、操作流程

入职准备

人力资源部提前1个工作日确认新员工到岗时间，通知用人部门准备工位、办公设备及权限开通（如企业OA系统、邮箱等）。

准备入职材料：《新员工入职信息登记表》《劳动合同》《员工手册》《保密协议》等（一式两份，员工签字确认后人力资源部留存一份）。

资料提交与审核

新员工到岗当日，提交以下材料原件核对，复印件留存：

证件号码、学历/学位证、职业资格证书；

近期体检报告（半年内有效）；

离职证明（社会招聘人员）；

一寸免冠照片2张（白底）。

人力资源部审核材料完整性，对缺失项及时补充，保证信息真实有效。

入职引导

由人力资源专员带领新员工办理入职手续，介绍企业组织架构、企业文化、考勤制度、福利体系（如年假、体检等基础信息）及办公区域分布（茶水间、卫生间、安全通道等）。

用人部门负责人或指定导师对接新员工，介绍岗位职责、工作流程、团队成员及近期工作目标，安排岗位导师（如*主管）进行为期1周的岗位带教。

合同签订与信息录入

双方核对《劳动合同》条款（试用期、岗位职责、薪资标准等），签字盖章后各执一份。

人力资源部将新员工信息录入人事管理系统，员工编号，办理社保、公积金增员手续，保证入职当月社保正常缴纳。

入职反馈与跟进

入职首周结束后，人力资源部与新员工及岗位导师沟通，知晓工作适应情况，收集疑问并解答；

入职1个月内，人力资源部回访用人部门，评估新员工岗位匹配度，必要时协助调整工作内容。

三、参考模板

《新员工入职信息登记表》（节选）

序号

项目

填写内容

备注（示例）

1

姓名

*小明

与证件号码一致

2

部门

市场部

3

岗位

市场专员

4

入职日期

2023-10-08

5

紧急联系人

*小红（母亲）

关系：母子，电话：*

6

社保公积金缴纳地

市

四、关键提示

材料审核时需特别注意学历证书真实性，可通过学信网验证；

入职引导需避免信息过载，分阶段传递关键制度（如考勤、报销流程可后续专项培训）；

社保、公积金增员需在员工到岗30日内完成，逾期可能影响员工权益。

模块二：员工信息动态维护管理

一、适用情形

适用于员工在职期间个人信息发生变更（如联系方式、住址、学历、婚姻状况、紧急联系人等）或岗位调整时的信息更新，保证人事系统数据与实际情况一致。

二、操作流程

信息变更申请

员工填写《员工信息变更申请表》，注明变更前后的信息及变更原因（如“手机号从更换为1395678，因原号码停用”），签字确认后提交至人力资源部。

资料审核与验证

人力资源部核对申请表与变更证明材料（如证件号码复印件、新学历证书、户口本等），保证变更内容真实、合规；

对于岗位变更，需同步确认用人部门《岗位调整审批表》是否已完成审批（部门负责人签字、人力资源部总监审批）。

系统更新与档案归档

审核通过后，1个工作日内完成人事系统信息更新，同步修改员工电子档案；

将《员工信息变更申请表》及变更证明材料复印件归入员工个人档案，标注变更日期。

信息同步通知

对于涉及权限变更的信息（如部门、岗位），及时通知IT部门更新OA系统、企业等平台的权限；

重要信息（如紧急联系人）变更后，提醒员工在系统中更新紧急联系人电话，保证突发情况能及时联系。

三、参考模板

《员工信息变更申请表》

申请人

*小华

所属部门

技术部

员工编号

HR2023005

申请日期

2023-11-15

变更项目

原岗位：开发工程师现岗位：高级开发工程师

变更原因

晋升调动

附件材料

《岗位调整审批表》（部门负责人：*经理签字）

申请人签字

___________

人力资源部意见

同意更新

日期

2023-11-15

审批人

*专员

四、关键提示

信息变更需由员工本人提出，不得代签；涉及学历、职称等关键信息变更，需留存证书原件及复印件；

岗位变更需同步调整薪资、社保缴纳基数等，保证薪酬核算准确；

每季度对人事系统数据进行抽查，核对员工信息与档案一致性，避免信息滞后。

模块三：员工考勤与假期管理

一、适用情形

适用于企业日常考勤记录（包括出勤、迟到、早退、旷工）、员工请假（事假、病假、年假等）及加班审批管理，保证考勤数据准确，假期合规使用。

二、操作流程

日常考勤记录

员工通过企业/指纹打卡机每日上下班打卡，人力资源部每月3日前汇总上月考勤数据，标注异常情况（如未打卡、迟到超过30分钟等）。

异常考勤员工需在3个工作日内提交《考勤异常说明》（注明日期、原因及证明材料，如医院病历、出差审批单），部门负责人签字确认后交人力资源部审核。

请假申请与审批

员工通过OA系统提交《请假申请单》，选择