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行业采购管理流程模板

一、模板适用场景说明

本采购管理流程模板适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的日常采购场景，涵盖原材料采购、设备采购、服务外包、办公用品采购等多种采购类型。尤其适合需要规范采购流程、控制采购成本、防范采购风险的中小企业及集团企业采购部门使用。无论是常规月度采购、紧急补采项目，还是年度框架协议采购，均可参照本模板执行，保证采购活动全流程可控、合规、高效。

二、采购管理全流程操作步骤详解

（一）第一阶段：需求提报与审批

操作目标：明确采购需求，保证需求合理且符合预算，从源头控制无效采购。

具体操作：

需求发起：需求部门（如生产部、行政部、项目部）根据业务需求，填写《采购申请审批表》，详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望交付日期、预算金额等关键信息，部门负责人签字确认后提交至采购部。

示例：生产部因新增生产线需采购“精密检测仪5台”，需注明型号“XYZ-2024”、预算“50万元”、交付日期“2024年X月X日前”。

需求初审：采购部收到申请后，1个工作日内完成初审，重点核对需求描述是否清晰、预算是否符合公司标准（如是否超年度预算额度）、是否存在可替代方案（如是否可通过内部调配满足需求）。初审通过后，按审批权限流转；不通过则退回需求部门补充说明。

分级审批：根据采购金额及重要性，由不同层级管理人员审批：

金额≤1万元：需求部门负责人+采购部经理审批；

1万元＜金额≤10万元：需求部门负责人+采购部经理+分管副总审批；

金额＞10万元：需增加总经理审批，重大采购（如设备、战略物资）需提交总经理办公会审议。

审批确认：审批通过后，采购部向需求部门反馈《采购申请审批表》（盖章版），作为后续采购执行的依据；审批未通过的，需同步书面说明原因。

（二）第二阶段：供应商寻源与评估

操作目标：筛选合格供应商，保证供应商资质、价格、服务满足采购需求。

具体操作：

供应商寻源：采购部根据采购需求类型，通过以下渠道寻找供应商：

公开渠道：招标平台（如采购网、企业采购平台）、行业展会、供应商自荐；

定向渠道：合格供应商库（优先选择历史合作良好供应商）、行业协会推荐；

紧急采购：可先电话询价，事后补充供应商资质审核。

资质初审：对潜在供应商进行基本资质核查，要求提供以下材料（复印件加盖公章）：

营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一）；

相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、特种设备生产许可证等，根据采购物品特性要求）；

法定代表人身份证明、授权委托书（如委托代理人办理）；

近三年同类项目业绩合同（至少2份）。

资质不全或不符合要求的供应商，直接淘汰。

供应商评估：采购部组织需求部门、财务部、法务部（如需）成立评估小组，采用“评分法”对资质合格的供应商进行综合评估（总分100分），评分标准参考：

价格（40分）：满足需求的前提下，取最低报价基准分，其他供应商按比例扣分；

资质与实力（25分）：企业规模、行业认证、生产/服务能力等；

业绩与信誉（20分）：同类项目合作案例、客户评价、有无重大投诉或法律纠纷；

服务保障（15分）：售后响应速度、质保期限、运输方案等。

评分最高的供应商作为候选供应商，若评分差距≤5分，需增加现场考察环节。

供应商确定：评估结果报采购部经理及以上领导审批，审批通过后，确定最终供应商（紧急采购可简化评估流程，需保留询价记录）。

（三）第三阶段：采购执行与合同签订

操作目标：明确采购双方权利义务，保证采购条款合规、风险可控。

具体操作：

询价与谈判：

标准采购：向候选供应商发出《询价单》，要求在2个工作日内提供书面报价（含单价、总价、增值税率、交付周期等）；

复杂采购（如定制化设备）：组织与供应商的商务谈判，重点关注价格、技术参数、验收标准、违约责任等条款，形成《谈判纪要》由双方签字确认。

合同拟定：采购部根据谈判结果，使用公司标准《采购合同模板》拟定合同条款，重点明确：

标的物名称、规格型号、数量、单价、总价；

质量标准（如国标、行标或双方约定的技术参数）；

交付时间、地点、方式；

付款方式（如预付款比例、到货款、质保金比例及支付节点）；

验收标准与流程；

违约责任（如逾期交付、质量不达标的处理方式）；

争议解决方式（如协商、仲裁或诉讼）。

合同审批：合同需经法务部（审核法律条款）、财务部（审核付款条款）、采购部经理、分管副总、总经理（金额＞10万元）逐级审批，审批通过后加盖公司公章。

合同签订与交底：合同一式三份（采购部、财务部、供应商各执一份），采购部将合同关键条款（交付时间、质量要求、付款节点）同步给需求部门，保证双方信息一致。

（四）第四阶段：订单跟踪与交付管理

操作目标：保证供应商按时、按质交付采购物品/服务，避免交付延误或数量短缺。

具体操作：

订单下达