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文档归档与资料管理制度文件管理手册

第一章总则

1.1目的

为规范公司文档资料的归档、保管、利用及销毁工作，保证文件资料的完整性、安全性及可追溯性，提高管理效率，防范信息泄露风险，特制定本手册。

1.2依据

依据《_________档案法》《企业内部控制基本规范》及公司内部管理要求，结合实际情况制定。

1.3基本原则

文档管理遵循“分类整理、规范归档、集中保管、安全保密、高效利用”的原则，保证文件资料管理标准化、流程化。

第二章适用范围

本手册适用于公司各部门（含子公司、分支机构，下同）在业务活动中形成的具有保存价值的各类纸质、电子文档资料，包括但不限于：

行政管理类：通知、会议纪要、请示、报告、规章制度等；

业务管理类：合同、协议、项目方案、客户资料、招投标文件等；

财务管理类：凭证、账簿、报表、预算文件等（按财务专项制度执行）；

人力资源管理类：招聘资料、劳动合同、员工档案、培训记录等；

其他具有保存价值的文件资料。

第三章职责分工

3.1各部门职责

文件形成部门：负责本部门文件资料的分类、整理、初步鉴定及按时归档，指定专人（如*文员）担任部门档案管理员；

部门负责人：审核本部门归档文件的完整性、准确性，对归档质量负领导责任。

3.2档案管理部门（综合管理部）职责

制定和完善文档管理制度及流程；

指导各部门开展文件整理与归档工作；

负责归档文件的接收、登记、分类、编目、保管及利用；

组织开展档案管理培训及检查工作。

3.3员工职责

按规范要求形成、处理文件资料，保证内容真实、格式规范；

配合部门档案管理员完成文件整理与移交工作。

第四章文档分类与归档范围

4.1文档分类标准

一级分类：按部门划分（如行政部、财务部、市场部等）；

二级分类：按文件类型划分（如行政管理类、业务合同类、会议纪要类等）；

三级分类：按年度或项目划分（如2024年度、项目等）。

4.2归档范围及保管期限

文件类型

归档范围

保管期限

行政管理类

公司红头文件、规章制度、会议纪要、工作计划、总结、请示报告等

长期（10年以上）

业务合同类

业务合同、协议、招投标文件、订单、客户资料等

合同到期后5年

会议纪要类

各类会议（董事会、办公会、专题会等）原始记录及决议文件

5年

人力资源类

员工入职档案、劳动合同、培训记录、绩效考核表等

员工离职后10年

项目管理类

项目立项文件、实施方案、验收报告、成果资料等

项目结束后10年

第五章文档归档管理流程

5.1文件形成与整理

文件形成：文件经办人需使用公司统一模板（如需），保证内容准确、格式规范，重要文件需经部门负责人审核签字。

文件整理：

纸质文件：去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，按件装订（左侧装订），每份文件填写“文件封面”（含文件名称、文号、形成部门、日期、页数等）；

电子文件：命名格式为“部门-文件类型-年度-序号”（如“行政部-规章制度-2024-001”），存储于指定服务器文件夹，避免使用特殊字符。

5.2部门初审与移交

部门初审：部门档案管理员对整理后的文件进行清点、核对，保证文件齐全、排序正确，填写《部门文件归档移交清单》（见表5-1）。

移交归档：每年12月31日前，部门档案管理员将《移交清单》及文件资料一并移交至档案管理部门，双方签字确认后留存备查。

5.3档案管理部门接收与编目

接收审核：档案管理部门核对移交文件与《移交清单》是否一致，检查文件完整性、规范性，对不符合要求的文件退回部门重新整理。

分类编目：

按分类标准对文件进行编号（如“行政-行政-2024-001”）；

录入档案管理系统，建立电子目录，包含文件编号、名称、形成日期、页数、保管期限、存放位置等信息；

纸质文件入柜存放，标注柜号、层位号，电子文件同步备份至加密存储设备。

5.4归档时间要求

年度归档：各部门应于次年1月31日前完成上一年度文件整理与移交；

专项归档：项目文件应在项目验收后1个月内完成归档；

临时文件：重要通知、紧急文件应在文件印发后5个工作日内完成归档。

第六章文档保管与利用

6.1保管要求

纸质文件：存放于专用档案柜，库房保持通风、干燥（温度14-24℃，湿度45-60%），配备防火、防潮、防虫、防盗设施；

电子文件：定期备份（每月1次），重要电子文件需刻录光盘备份，备份介质与原件分地存放；

涉密文件：单独存放于保密柜，由专人管理，借阅需经分管领导审批。

6.2借阅流程

借阅申请：员工填写《文件借阅申请表》（见表5-2），说明借阅文件名称、用途、借阅期限，经部门负责人审批（涉密文件需经总经理审批）。

借阅登记：档案管理员核对审批手续，登记借阅人信息、借阅日期、预计归还日期，借阅人签字确认。

文件归还：借阅期限一般不超过5个工作日（涉密文件不超过3个工作日），归还时档