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档案归档整理流程

档案作为组织与个人活动的原始记录，承载着不可替代的凭证价值与历史信息。科学规范的归档整理流程，是确保档案完整性、系统性与可利用性的基础。本文将从实践角度出发，详细阐述档案归档整理的标准流程与关键要点，旨在为相关从业人员提供具有操作性的指导。

一、收集：档案工作的起点与基础

档案整理的首要环节是确保归档材料的齐全完整。这一阶段需明确归档范围，通常涵盖反映单位主要职能活动、具有查考利用价值的各类文字、图表、声像等不同形式的载体材料。

1.收集范围的界定

归档范围的确定应依据国家相关法规及本单位实际职能。例如，行政管理类文件需包含决策性文件、规范性文件、会议纪要等；业务类文件则需覆盖项目立项、过程管理、成果验收等全周期材料。需特别注意，临时性、事务性的通知或重复冗余材料应予以剔除，确保归档材料的核心价值。

2.收集时间与要求

日常工作中，应建立定期收集机制，如按年度、季度或专项工作周期进行。对于办结的文件，应在规定时限内移交档案管理部门。收集时需核对材料份数、页数，检查文件是否有涂改、破损等情况，确保原始性与完整性。

二、鉴定：去芜存菁的核心环节

鉴定是档案价值判断的关键步骤，旨在筛选具有保存价值的材料，并确定其保管期限。

1.价值鉴定的标准

鉴定需从文件的现实效用与历史价值两方面考量。现实效用包括行政管理、业务参考、法律凭证等需求；历史价值则体现在对研究单位发展、行业变迁或社会历史的参考意义。对于无查考价值、重复备份或已过时效的文件，应按规定程序销毁。

2.保管期限的划分

根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，档案保管期限通常分为永久、定期（如30年、10年）。永久保管档案需反映单位主要历史面貌与重大活动；定期保管档案则根据使用频率与时效确定具体年限。鉴定过程中需形成《档案保管期限表》，确保标准统一。

三、分类：构建档案的逻辑体系

分类是将归档材料按其内在联系进行系统化组织的过程，目的是便于检索与管理。

1.分类方法的选择

常用分类方法包括年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等。实践中多采用复合分类法，如“年度-组织机构-问题”三级分类。例如，先按年度划分，再按内部部门（如办公室、业务部）细分，最后按文件内容主题（如人事、财务、项目）归类。分类体系需结合单位实际，保持相对稳定，避免频繁变动。

2.分类规则的执行

分类时需遵循“一事一类”原则，确保文件归类准确。跨年度文件以办结年度为准，会议文件以召开年度为准。对于难以界定类别的文件，需集体讨论确定，并记录归类依据，避免个人主观判断导致混乱。

四、排列与编号：赋予档案有序性

在分类基础上，需对文件进行系统排列与编号，为后续检索提供物理与逻辑定位。

1.文件的排列

同一类别的文件通常按时间顺序（如年度、月份）排列，重大事项或专题性文件可按重要程度或工作流程排序。案卷内文件排列需保持“批复在前，请示在后；正本在前，定稿在后；结论性材料在前，过程性材料在后”的原则。

2.档号的编制

档号是档案的唯一标识，应体现分类体系。传统编号采用“全宗号-年度-保管期限-分类号-案卷号-件号”结构，例如“XX-2023-Y-____”（XX为全宗号，2023为年度，Y为永久保管，001为分类号，后两位分别为案卷号与件号）。编号需使用阿拉伯数字，字迹清晰，避免涂改。

五、著录与编目：档案信息的规范化呈现

著录是对档案内容与形式特征的结构化记录，编目则是将著录信息整理成目录的过程，二者共同构成档案检索的核心工具。

1.著录项目的规范

著录需包含题名、责任者、日期、档号、保管期限、页数、来源等核心字段。题名应准确反映文件内容，避免模糊表述；责任者需填写全称（如“XX有限公司”而非“公司”）；日期需精确到年、月、日（如“____”）。著录信息应与文件原文一致，不得随意篡改。

2.目录的编制

常用目录包括案卷目录、卷内文件目录、全引目录等。案卷目录需列出案卷号、题名、起止日期、保管期限、页数等；卷内文件目录则细化至每份文件的序号、文号、责任者、题名、日期、页号。目录编制需做到字迹工整（或采用打印），一式多份，其中一份作为检索工具，其余备份存档。

六、装盒与编目：档案的实体封装

完成上述步骤后，需将文件装订成册并装入档案盒，形成标准化的档案实体。

1.案卷的装订

永久保管档案需采用线装或不锈钢钉装订，定期保管档案可采用胶装或夹装。装订前需去除文件中的金属物（如回形针、订书钉），对破损文件进行修补（如托裱、复印），确保页面平整。页码编写需连续，正面在右上角，背面在左上角，空白页不编页码。

2.档案盒的填写

档案盒封面需标注全宗名称、年度、保管期限；盒脊需填写档号、案卷号、题名、起止日期。填写需使用碳素墨水或档案专