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公司采购规章制度及流程

第一章总则

为规范公司采购行为，加强内部控制，提高采购效率，降低采购成本，保证采购物资及服务的质量，确保公司各项业务活动的顺利开展，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。本制度旨在明确采购各环节的职责、权限和操作规范，实现采购过程的公开、公平、公正，防范采购风险，保障公司资产安全。

本制度适用于公司所有部门及员工在公司经营管理活动中发生的各类物资采购、服务采购及工程项目采购（以下统称“采购”）。凡涉及公司资金支出的采购活动，均须遵守本制度规定。

公司采购工作遵循以下基本原则：

1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及公司内部规章制度，确保采购行为合法合规。

2.效益优先原则：在保证质量的前提下，力求以最合理的成本获取所需物资或服务，追求最佳性价比。

3.公开透明原则：采购过程应尽可能公开，引入适当竞争机制，确保采购信息和决策过程的透明度。

4.权责对等原则：明确各部门及相关人员在采购活动中的职责与权限，做到权责清晰、奖惩分明。

5.集体决策原则：对于重大采购项目或金额较大的采购，应实行集体审议和决策，避免个人独断。

第二章组织与职责

公司采购工作实行统一领导、分级管理的组织架构。

采购部是公司采购工作的归口管理部门，主要职责包括：

*组织制定和完善公司采购相关的规章制度及操作流程，并监督执行。

*负责公司年度采购计划的汇总、审核与上报。

*组织实施公司集中采购项目，包括供应商的寻源、询价、招标、谈判等。

*负责合格供应商的开发、评估、管理及信息库的维护。

*负责采购合同的洽谈、拟定、审核流转及履约跟踪。

*协调处理采购过程中出现的争议、质量问题及供应商投诉。

*负责采购数据的统计分析，为公司经营决策提供支持。

需求部门是采购活动的发起部门，主要职责包括：

*根据实际业务需求，提出采购申请，并对采购需求的真实性、合理性负责。

*参与所购物资或服务的技术参数确认、供应商资格预审及评标过程（如需）。

*负责所购物资或服务的到货验收工作，对验收结果的准确性负责。

*配合采购部进行供应商的评估与管理，反馈使用过程中的问题。

财务部在采购工作中履行以下职责：

*负责采购预算的审核与控制，根据审批后的采购计划及合同安排资金。

*负责采购款项的支付审核与结算，监督资金使用的合规性。

*参与重大采购项目的论证与评审，提供财务专业支持。

*负责采购相关票据的审核及账务处理。

法务部（或指定法务人员）负责对采购合同的合法性、合规性进行审核，提供法律意见，协助处理采购活动中涉及的法律纠纷。

审计部（或指定审计人员）负责对公司采购制度的执行情况、采购活动的合规性、经济性及效益性进行内部审计监督。

第三章采购计划与审批

各需求部门应根据公司年度经营计划、预算及实际业务发展需要，于每年年末或季度初编制本部门的《采购需求计划》，明确采购物品或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预估单价、预估金额、需求时间等信息，并提交至采购部。

采购部对各需求部门提交的《采购需求计划》进行汇总、整理、审核，结合库存情况及公司整体战略，编制公司《年度/季度采购计划》，报公司管理层审批。审批通过的采购计划作为公司采购工作的依据。

对于未列入年度/季度采购计划的临时性、紧急性采购需求，需求部门须提交《临时采购申请单》，详细说明采购理由、技术参数、预估金额、需求时间等，按照审批权限逐级报批。未经审批，不得擅自组织采购。

采购审批权限根据采购类别、金额大小及重要程度设定分级审批流程。具体审批权限划分由公司管理层另行制定并颁布。任何部门或个人不得越权审批或简化审批流程。

第四章采购执行

根据采购项目的金额、性质及市场情况，公司采购可采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等方式。采购部应根据具体情况选择最适宜的采购方式，以确保采购效率和效益。

*公开招标：适用于采购金额较大、市场竞争充分的标准化货物或服务。应通过规范的招标流程，邀请符合资质的供应商公开竞标。

*邀请招标：适用于采购金额较大，但符合条件的潜在供应商数量有限的情况，可向三家及以上合格供应商发出投标邀请书。

*竞争性谈判/询价采购：适用于采购金额相对较小、技术规格相对简单或时间紧急的采购项目，可邀请三家及以上供应商进行报价和谈判，择优确定成交供应商。

*单一来源采购：仅适用于只能从唯一供应商处采购的特殊情况，需提供充分的理由和证明材料，并按规定审批程序报批后方可实施。

供应商的选择是采购工作的关键环节。采购部应建立健全供应商准入、评估和退出机制。优先选择信誉良好、资质齐全、产品质量可靠、价格合理、服务优良的供应商。对于重要或长期