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养老院物资采购管理规范制度模板

前言

为保障养老院各项工作的有序开展，提升服务质量，确保入住老人的生活需求得到及时、安全、优质的满足，同时规范物资采购行为，提高资金使用效益，防范采购过程中的不当行为，特制定本规范制度。本制度旨在通过明确采购流程、职责分工、管理要求等，构建一个透明、高效、合规的物资采购管理体系，为养老院的稳健运营提供坚实的物资保障。

一、总则

1.1目的与依据

为规范养老院物资采购行为，加强内部管理，降低运营成本，保障采购物资的质量与安全，维护养老院及入住老人的合法权益，依据国家相关法律法规及养老院内部管理要求，结合实际情况，制定本制度。

1.2适用范围

本制度适用于养老院所有与物资采购相关的活动，包括但不限于日常运营所需的食品、药品、医疗耗材、护理用品、办公用品、清洁用品、维修材料、设施设备等的采购。养老院各部门及所有参与采购活动的人员均须遵守本制度。

1.3基本原则

1.3.1以老为本，安全优先：采购物资必须首先考虑老年人的安全和健康需求，确保所购物资符合国家质量标准和安全规范，尤其是食品、药品和直接接触老人的护理用品。

1.3.2公开透明，廉洁高效：采购过程应坚持公开、公平、公正的原则，引入必要的竞争机制，确保采购信息透明，操作流程规范，提高采购效率，杜绝不正之风。

1.3.3经济适用，保障供应：在保证质量的前提下，力求以合理价格采购，注重性价比。同时，要确保物资供应的及时性和稳定性，避免因物资短缺影响正常运营。

1.3.4规范管理，权责明确：明确各部门在采购活动中的职责与权限，建立健全采购申请、审批、执行、验收、付款等各环节的管理制度，确保责任落实到人。

二、组织机构与职责

2.1采购管理小组

养老院可根据规模设立采购管理小组，由院长或指定负责人牵头，成员可包括财务、后勤、护理、医疗等相关部门负责人。其主要职责包括：

审定采购管理制度及相关细则；

审议和批准重大或大宗物资采购计划；

监督采购制度的执行情况，处理采购工作中出现的重大问题；

对供应商的选择和评估进行指导和决策。

2.2采购执行部门

指定专人或特定部门（如行政部或后勤部）作为采购执行部门，负责日常采购事务的组织与实施。其主要职责包括：

汇总各部门的物资采购需求，编制采购计划；

负责采购信息的发布，寻找合格供应商，进行询价、比价、议价等工作；

组织或参与物资的招标采购（如适用）；

负责采购合同的拟定、洽谈与管理；

跟踪采购订单的执行，确保物资按时到货；

协助或组织物资的验收工作；

负责采购档案的整理与归档。

2.3需求部门

各使用部门（如护理部、膳食部、医疗室、办公室等）为需求部门。其主要职责包括：

根据本部门的实际工作需要，提出合理的物资采购申请；

准确填写采购申请单，注明物资名称、规格型号、数量、质量要求、建议品牌（如适用）、预计单价、需求日期等信息；

参与相关物资的市场调研和供应商评估；

参与或配合物资的验收工作，对到货物资的数量和质量进行初步确认。

2.4财务部门

负责采购资金的管理与监督。其主要职责包括：

对采购计划的预算进行审核；

根据审批后的采购合同及验收合格证明，办理付款手续；

对采购资金的使用情况进行核算与监督；

参与采购价格的审核与监督。

2.5仓库管理部门（或专人）

负责物资的入库、保管、发放和库存盘点。其主要职责包括：

对到货物资进行数量清点和外观检查，协助进行质量检验；

办理物资入库手续，建立库存台账；

按照规定进行物资的储存、保管，确保物资安全、完好；

根据审批手续发放物资，并做好记录；

定期进行库存盘点，及时上报库存信息及物资损耗情况。

三、物资采购管理流程

3.1采购需求与计划编制

3.1.1需求提出：各需求部门根据实际需要，填写《物资采购申请单》，经部门负责人签字后，提交至采购执行部门。对于常规性消耗物资，可实行定期（如每月）集中申报。

3.1.2需求汇总与审核：采购执行部门汇总各部门的采购申请，结合仓库库存情况及年度/季度采购预算，进行初步审核。对于不合理的需求，应与需求部门沟通确认或退回修改。

3.1.3采购计划编制与审批：采购执行部门根据审核后的需求，编制《物资采购计划》，明确采购物资的名称、规格、数量、预计单价、预计总金额、采购方式、采购时间等，按审批权限报请相关负责人审批。大额或重要物资采购计划需提交采购管理小组审议。

3.2采购方式确定与实施

3.2.1采购方式选择：

集中采购：对于用量大、消耗稳定的常规物资，宜采用集中采购方式，以获取价格优势。

分散采购：对于少量、急需或特殊的物资，可由采购执行部门灵活处理，但需遵循审批程序。

询价采购：对于达到一定金额但未达到招标标准的物资，应向至少三家及以上合格供应商进行书面询价，比较质量、价格、服务等因素后择优确定。

招标