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项目十五

国际贸易单证的归档和管理

外贸单证实务

WAIMAODANZHENGSHIWU

任务导入

国际商务单证是对外贸易业务活动的重要资料，它反映了整个商品的流转过，是业务档案

资料的主要组成部分，具有重要的参考价值。因此，做好单证归档和管理是一项非常重要的工作。

按照公司要求，张正将信用证LDM0223号项下的全套单据副本备齐做归档管理。

工作任务

任务一理解单证管理的意义

任务二单证管理的基本要求

一、单证管理的意义

1.为完成履约提供保证

在对外贸易业务活动中，通过对单证的缮制交付、登记整理、统计分析，可使有关人员做到

心中有数，与顺利组织货源、衔接生产出运、保证安全、及时收汇有密切的关系。对企业控制工作

进程，完成贸易任务有着重要意义。

2.为统计分析提供原始资料，提高外贸工作的管理水平

检査并分析外贸企业各项业务工作的质量和效率，均可从单证资料中提取数据，如对合同履

约率、客户付款天数、费用指标以及流通费用、资金周转率等各项指标的资料积累等。分析这些数

据，从而促进外贸企业经营和管理的改善。

一、单证管理的意义

3.为査询和处理业务差错事故提供资料

在外贸业务活动中，难免会出现一些由于操作不当而引发的工作失误。当有商品数量溢缺、

品名规格（等级）不符，国别（地区）错运、多装、少装等差错事故发生时，必须查明原因，分清

责任，吸取教训，加强教育，采取措施，以达到安全优质，不断提高外贸工作的质量。这些均要外

贸单证提供必要的资料。

二、单证管理的要求

1.要建立完备的单证管理制度

出口单证是出口业务活动的重要凭证，有时甚至货物已出运，单据已交银行，外汇已收妥，

但事后由于各种因素，往往需要査阅这些单据的留底。

出口单据副本的归档方法可分为分散归档和集中归档两种。分散归档是由各分管环节各自将

本环节缮制和经营的副本单据分类归档。

档卷的编排以查找方便为原则。如采取集中归档的方式，可以按合同号码编组，也可以按发

票号码排列，各单位可视情况自行设计。

2.要不断提高单证工作的质量和效率

（1）培训单证人员，使其能适应业务发展的需要，掌握最新的知识和操作技能。

（2）结合对外履约情况、客户发展等方面的考察，应经常分析单证工作如何进一步提高质量

和效率，为实现企业的目标发挥最大作用。