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公司财务报销流程及审批规范

前言

财务报销是公司日常运营中一项基础性工作，规范、高效的报销流程不仅是保障公司资金安全、提升财务管理水平的关键，也是维护员工合法权益、提高工作效率的重要环节。为进一步加强公司内部控制，明确报销各环节职责，确保各项费用支出的合理、合规与及时，特制定本规范。本规范旨在为全体员工提供清晰的报销指引，促进公司财务工作的规范化、制度化运行。

一、报销的基本前提与原则

（一）真实性原则

所有报销事项必须基于真实的业务发生，报销凭证必须真实、合法、有效，严禁虚构交易、虚报冒领。员工对所报销费用的真实性承担直接责任。

（二）合规性原则

报销费用必须符合国家法律法规、公司财务制度及相关管理规定。各项支出标准、范围应严格遵守公司既定政策，如无明确规定，应遵循合理、必要的原则。

（三）及时性原则

各项费用发生后，员工应尽快整理相关凭证并办理报销手续，一般情况下，当期费用应在当期或次期内完成报销，避免长期积压。跨年度费用报销需符合公司特殊规定。

（四）相关性原则

报销费用必须与公司经营活动、员工岗位职责直接相关。个人消费、与工作无关的支出不得在公司报销。

（五）经济性原则

在满足业务需求的前提下，应选择经济合理的支出方案，厉行节约，反对铺张浪费。

二、报销流程详解

（一）取得与整理原始凭证

1.原始凭证的获取：员工在因公发生费用支出时，应主动向对方索取合法有效的原始凭证。主要包括：

*税务机关监制的发票（增值税专用发票或普通发票）；

*行程单、火车票、船票、机票等交通票据；

*经审批的费用申请单、会议通知、邀请函等辅助证明材料；

*其他符合规定的合法凭证。

2.原始凭证的要求：

*发票抬头必须为公司全称，不得为个人或其他名称。

*发票内容应清晰、完整，包括开票日期、商品或服务名称、规格型号（如有）、单位、数量、单价、金额、税率、税额（如有）等。

*发票须加盖开票单位的发票专用章，印章清晰可辨。

*原始凭证不得涂改、挖补，如有错误，应由开票单位重开或出具更正说明并加盖公章。

3.凭证的整理：将原始凭证按费用性质（如差旅费、业务招待费、办公费等）分类整理，同类费用粘贴在一起，粘贴应整齐、牢固，便于翻阅和审核。

（二）填写报销单

1.员工应根据费用性质，选用公司统一格式的《费用报销单》或《差旅费报销单》等。

2.报销单填写应规范、完整、清晰，不得潦草：

*填写报销部门、报销日期、报销人姓名、工号。

*详细填写费用事由，应简明扼要，能准确反映费用发生的背景和目的。

*按费用明细逐项填写，如日期、内容、金额等，确保与所附原始凭证一致。

*大小写金额必须相符，小写金额前加“￥”，大写金额前加“人民币”字样，无角分的应写“整”字。

*如为预先借款的报销，需注明借款日期、借款金额及冲销情况。

3.报销人对所填写内容及所附原始凭证的真实性、合规性负责，并在报销单指定位置签字确认。

（三）部门负责人审核

1.报销人将填写完整、附件齐全的报销单提交给部门负责人进行初审。

2.部门负责人审核重点：

*费用发生的真实性、必要性与业务相关性；

*费用标准是否符合公司规定（如差旅费标准、业务招待费标准等）；

*报销单填写的完整性、规范性；

*原始凭证的合规性与完整性。

3.部门负责人对审核无误的报销单签字确认。对不符合要求的报销单，应退回报销人并说明原因，要求其补充或更正。

（四）财务部门审核

1.经部门负责人审核通过的报销单，提交至公司财务部门进行专业审核。

2.财务审核人员审核重点：

*原始凭证的合法性、合规性、真实性（包括发票真伪查验）；

*报销金额计算的准确性，与原始凭证金额是否一致；

*费用列支科目是否正确；

*审批流程是否完整，签字是否齐全；

*是否符合公司其他财务管理制度及税务相关规定。

3.财务审核通过的，由财务审核人员签字确认，转下一审批环节。对审核发现问题的，退回相关人员进行修正或补充。

（五）审批权限与流程

1.根据公司《授权审批管理制度》及费用金额、性质的不同，报销单需提交至相应层级的授权审批人审批。

2.各级审批人应在其授权范围内履行审批职责，对报销事项的合规性、合理性进行把关，并承担相应审批责任。

3.审批人如对报销事项有疑问，有权要求报销人或相关部门作出解释或提供补充材料。

（六）款项支付

1.经所有审批流程完成后的报销单，由财务部门出纳人员办理付款手续。

2.付款方式一般包括银行转账（至员工个人账户或对公账户）、公务卡结算等，原则上不提倡大额现金支付。

3.出纳人员应核对报销单审批手续是否完备、金额是否准确，无误后按规