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奶茶连锁门店原料采购管理制度

咱们做奶茶生意的，最常说的一句话就是”一杯好茶，半杯原料”。从香滑的植脂末到清冽的茶汤，从Q弹的小料再到晶莹的珍珠，每一份原料的品质都直接决定了顾客拿到手里那杯饮品的口感和安全。对于连锁品牌来说，门店分布广、原料需求大，采购环节要是乱了套，今天这家店缺糖、明天那家店奶精变质，不仅影响顾客体验，更会砸了辛辛苦苦建立的品牌口碑。所以，一套科学、严谨又有人情味的原料采购管理制度，绝对是连锁品牌的”生命线”。

一、制度总则：明确目标与边界

1.1制定目的

这套制度的核心目标有三个：第一是守住品质底线，确保所有门店用到的原料都符合食品安全标准和风味要求；第二是控制成本波动，通过规范采购流程避免”人情价”“临时价”带来的成本虚高；第三是提升供应链稳定性，让门店不用总担心”断供”问题。举个实在的例子，去年有个加盟商因为图便宜找了家没资质的果糖供应商，结果果糖发酸导致二十多杯奶茶被退，光赔偿顾客就亏了三千多，这就是典型的采购环节失控。

1.2适用范围

制度覆盖品牌旗下所有直营门店、加盟门店的原料采购行为。这里的”原料”不仅包括核心主料（如茶叶、牛奶、植脂末）、小料（如珍珠、椰果、芋圆），还包含包装材料（杯、盖、吸管）和辅助物料（糖浆、调味粉）。需要特别说明的是，门店自用的清洁用品、设备耗材不属于本制度管理范围，由门店日常行政采购流程处理。

1.3管理原则

我们总结出四条基本原则，像四根柱子撑起整个采购体系：

质量优先，不唯价格：宁可为合格原料多花5%的成本，也不降低标准选便宜但存疑的货。比如茶叶采购，必须达到”无农残超标、无异味、汤色透亮”三项硬指标，价格可以谈，但指标不能松；

成本可控，动态调整：不是一味压供应商价格，而是通过”批量采购议价+季度成本分析”控制综合成本。比如每年入夏前，我们会根据历史销售数据预判椰果用量，提前和供应商锁定价格；

供应链稳定，合作共赢：和优质供应商建立长期合作，避免”打一枪换一个地方”。我们有3家合作超过5年的植脂末供应商，每年都会组织供应商座谈会，听听他们的困难，也反馈我们的需求；

合规合法，全程留痕：所有采购行为必须有合同、有单据、有验收记录，避免”口头交易”。之前有个门店采购负责人说”老熟人不用签合同”，结果对方交货时以”没书面约定”为由涨价，最后还是靠制度里的”必须签合同”条款才挽回损失。

二、关键流程：从需求到入库的全链条管控

2.1需求计划制定：避免”拍脑袋采购”

门店要提前7天提交《原料需求计划表》，这可不是随便填个数就行。举个例子，A门店上个月平均每天卖120杯奶茶，其中60%加珍珠、30%加椰果，那这个月的珍珠需求就要参考这个比例，再考虑节假日（比如周末可能多20%）、促销活动（买一送一可能多30%）等因素调整。总部采购部会汇总所有门店需求，结合仓库现有库存（比如仓库还有50公斤珍珠原料），最终形成《月度采购总计划》。特别要注意的是，临时加单（比如某款新品突然爆单）必须经过区域经理审批，避免门店因为预估不准导致总部临时高价补货。

2.2供应商选择：严准入、勤评估、动态管

2.2.1准入审核

新供应商必须提供”三证一书”：营业执照（经营范围含食品原料销售）、食品经营许可证、产品第三方检测报告（近6个月内），以及质量承诺书（承诺原料符合GB14881等食品安全标准）。我们曾经遇到过一家自称”有机茶”的供应商，结果检测报告里农残指标超标，直接Pass。对于主料（如牛奶、茶叶）供应商，还要实地验厂，看看生产环境是否整洁、存储条件是否达标（比如茶叶仓库是否防潮防虫）。

2.2.2合作评估

对现有供应商实行”月度评分+季度复盘”。评分指标包括：质量（原料合格率，目标≥98%）、交期（准时交货率，目标≥95%）、服务（异常响应速度，比如发现原料变质后24小时内处理）、价格（对比市场均价，波动不超过±5%）。每个月采购部会把评分表发给供应商，比如上个月有个椰果供应商交期准时率只有85%，我们就找他们负责人沟通，原来是物流车辆出了问题，后来他们换了合作物流公司，第二个月就提升到98%了。

2.2.3动态管理

连续2个月评分低于80分的供应商，会被列入”观察名单”，给予1个月整改期；整改后仍不达标直接淘汰。但我们也不是”一棒子打死”，比如有个珍珠供应商因为机器故障导致一批货不合格，主动赔偿了损失还改进了生产流程，后来评分又回到90分以上，现在还是我们的核心供应商。

2.3采购执行：把好订单与合同关

2.3.1订单管理

总部根据《月度采购总计划》生成电子订单，必须明确”五要素”：原料名称（如”锡兰红茶碎茶”）、规格（500g/包）、数量（1000包）、交货时间（xx月xx日前）、交货地点（区域仓储中心）。订单要经过采购主管和财务主管双签，避免出现”重复下单”的情况