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中小企业行政助理岗位职责模板

岗位概述

行政助理在中小企业中扮演着不可或缺的枢纽角色，是保障企业日常运营顺畅高效的关键力量。该岗位要求任职者具备高度的责任心、出色的组织协调能力及良好的沟通表达能力，能够灵活处理多线程工作，为各部门提供坚实的行政支持，确保整体运营的顺畅与高效。

主要工作职责

一、日常办公运营保障

1.办公环境维护：负责公司办公区域的日常环境维护与管理，确保办公环境整洁、有序，营造舒适高效的工作氛围。

2.办公设备管理：协助管理和维护办公设备（如打印机、复印机、投影仪等），出现故障时及时联系维修，保障设备正常运转。

3.办公用品管理：负责办公用品的采购、登记、分发与库存管理，确保办公用品的合理供应与节约使用。

4.文件与档案管理：负责公司各类文件、资料的分类、归档、保管与借阅工作，确保文件资料的完整性与安全性，并协助起草、整理一般性行政公文。

5.通讯与邮件处理：负责公司总机电话的接听、转接，以及各类邮件、快递的收发、分发与跟踪。

二、会务与活动支持

1.会议组织与筹备：协助组织公司各类会议（如例会、专题会等），包括会议通知、场地布置、设备调试、材料准备、会议记录及纪要整理等工作。

2.活动协助：协助组织公司各类团建活动、员工福利活动或对外宣传活动，参与活动策划、物料准备、现场协调等环节。

三、对外联络与接待

1.访客接待：负责公司来访客人的前台接待、引导与基本服务，展现公司良好形象。

2.对外联络：协助与外部机构（如物业、供应商等）进行必要的联络与沟通，处理相关事务。

四、资产管理与后勤保障

1.固定资产管理：协助进行公司固定资产的登记、盘点、维护与报废处理等管理工作。

2.后勤服务支持：协助管理公司办公区域的安全、卫生、绿植养护等后勤保障工作，以及员工考勤数据的初步整理。

五、行政费用与采购支持

1.费用报销协助：协助处理员工日常行政费用的初步审核与报销流程跟进。

2.采购协助：根据需求，协助进行部分行政物资或服务的询价、比价及采购流程的跟进。

六、其他行政事务

1.领导交办事务：积极完成上级领导交办的其他临时性行政事务，并及时反馈进展。

2.跨部门协作：积极配合其他部门的工作，提供必要的行政支持，促进部门间的良好协作。

任职要求

1.学历与专业：通常要求大专及以上学历，行政管理、文秘、工商管理等相关专业优先。

2.工作经验：具备一定年限的行政助理或相关岗位工作经验，熟悉行政工作流程者优先。

3.专业技能：

*熟练掌握各类办公软件（如文字处理、表格制作、演示文稿等）的操作。

*具备良好的文字功底和沟通表达能力，普通话标准。

*具备基本的商务礼仪知识。

4.个人素质：

*工作认真细致，责任心强，具备良好的执行力与抗压能力。

*具备优秀的组织协调能力、应变能力和解决问题的能力。

*为人正直，品行端正，有良好的职业素养和团队合作精神。

*具有较强的服务意识和保密意识。

其他说明

本岗位职责模板旨在为中小企业招聘和管理行政助理岗位提供参考框架。企业可根据自身规模、行业特点及实际工作需求，对上述职责进行调整、细化或增补，以确保岗位设置的合理性与有效性。