采购合同审核与供应商合同履行情况记录表.docVIP

采购合同审核与供应商合同履行情况记录表（通用工具模板）

一、适用场景与价值

在企业采购管理活动中，合同审核是风险防控的核心环节，而供应商履约跟踪是保障采购目标实现的关键抓手。本工具模板适用于：

采购部门：规范合同审核流程，保证条款合规、权责清晰，减少合同纠纷；

法务部门：快速识别合同法律风险，完善违约责任、争议解决等关键条款；

项目/使用部门：同步跟踪供应商交付、验收等履约进度，保证采购标的满足业务需求；

管理层：通过履约数据汇总分析，评估供应商绩效，为后续合作决策提供依据。

通过标准化工具应用，可实现“审核流程可追溯、履约过程可监控、风险问题可预警”，提升采购管理效率与合规性。

二、操作流程详解

（一）合同审核阶段：从接收归档到风险闭环

合同接收与初步资料核对

采购员收到供应商提交的合同文本后，需同步核对以下资料是否齐全：

供应商营业执照（复印件加盖公章）、法定代表人身份证明；

授权委托书（若由非法定代表人签署，需明确授权范围与期限）；

招标文件/采购订单（作为合同附件，保证标的、数量、价格等关键信息一致）；

技术规格书、质量标准等补充协议（若有）。

若资料缺失，需在2个工作日内通知供应商补充，未补齐前不得进入审核流程。

合规性审核：分维度逐条核查

法律条款审核（法务部门主导）：

合同主体：供应商是否具备合法经营资格，经营范围是否涵盖合同标的；

权利义务：双方权利义务是否对等，避免出现“供应商单方面免责”条款；

违约责任：违约金比例是否合理（一般不超过合同总额的30%），明确违约情形与补救措施；

争议解决：约定管辖法院（建议为企业所在地法院）或仲裁机构，避免“管辖地模糊”。

商务条款审核（采购部门主导）：

标的物：名称、规格、型号、数量是否与采购订单一致，避免“模糊描述”（如“优质钢材”需明确品牌、型号、执行标准）；

价格条款：单价、总价是否含税，发票类型（增值税专用发票/普通发票）开具时间与条件；

交付条款：交付时间（具体到“YYYY年MM月DD日”）、地点（详细地址）、运输方式及费用承担方；

验收条款：验收标准（依据技术规格书/国家标准）、验收流程（到货检验/试运行验收）、异议期（一般为到货后7-15个工作日）。

风险评估与审批决策

采购员汇总审核意见，对高风险条款（如违约责任不对等、交付周期过短）与供应商沟通修订，形成《合同审核意见表》（见模板1）；

根据合同金额分级审批：

金额≤10万元：采购经理审批；

10万元＜金额≤50万元：采购总监+法务部联合审批；

金额＞50万元：提交总经理办公会审议，必要时启动专家论证。

审批通过后，由法定代表人或授权代表签字盖章，合同正式生效；审批未通过的，退回采购员与供应商协商修订，重新进入审核流程。

合同归档与分发

合同生效后3个工作日内，采购员将合同正本（至少2份）交行政部归档，同步扫描电子版分发至法务、财务、使用部门，保证相关部门知晓合同条款。

（二）履约跟踪阶段：从交付到质保的全周期记录

制定履约计划与责任分工

采购员根据合同“交付条款”“验收条款”，编制《供应商履约甘特图》，明确各阶段时间节点（如“预付款支付”“到货交付”“初验”“终验”“质保金支付”）及责任人（采购员某某、使用部门对接人某、供应商联系人*某）；

将计划同步至使用部门，要求提前3天确认验收准备情况（如场地、设备、人员）。

按节点记录履约情况

交付阶段：供应商按约定时间交付后，采购员核对到货清单（数量、型号）与运输单据，记录实际交付时间、运输方式、货物外观质量（如包装破损情况），双方签署《到货验收单》；

验收阶段：使用部门依据技术规格书进行初验（如数量清点、外观检查），记录验收结果（合格/不合格）、不合格项具体描述（如“零件尺寸偏差0.5mm，超出标准±0.2mm”）；若需试运行，明确试运行周期（如30天）及验收标准；

付款阶段：财务部根据验收结果（终验合格）及合同约定，审核发票信息无误后办理付款，记录支付时间、金额、账户信息；

质保阶段：质保期内（一般为6-12个月），使用部门定期检查标的物运行情况，记录故障发生时间、原因、供应商维修响应时间（如“24小时内到场，48小时内修复”）及处理结果。

异常情况处理与记录

当出现“延迟交付”“质量不达标”“服务响应不及时”等异常时，采购员需在24小时内启动《异常处理流程》：

书面通知供应商说明问题（邮件/函件，留存发送记录）；

要求供应商在规定时限内（如延迟交付需3个工作日）提交整改方案；

跟踪整改落实情况，记录最终处理结果（如“更换合格货物”“扣除违约金5万元”）；

重大异常（如影响生产安全、造成重大损失）需同步上报管理层，必要时启动法律程序。

履约评价与数据汇总

合同履行完毕（含质保期到期）后5个工作日内，采购员组织使用部门、法务部对供应商履约情况进行综合评价，评