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STYLEREF标题1记录控制程序

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记录控制程序

1.目的

为规范与公司管理体系（包括ISO9001、ISO14001、QC080000及GP）活动相关记录的管理，确保其易于识别、检索、查阅、保护、存储、维护和处置，以提供管理体系有效运行的证据。

2.适用范围

本程序适用于为证明公司管理体系过程及结果的所有记录（包括纸质及电子媒介形式）及其统计分析报告的控制与管理。

3.定义

记录：一种特殊类型的文件，为程序文件或工作指导书所引用的表单、报表、报告等，用于记载活动执行的客观结果或事实，属于四级文件。

4.职责

4.1体系部

负责公司管理体系记录及记录表单的总体监控与管理。

主导记录报废的审核与确认。

4.2各职能部门

负责本部门产生或使用的管理体系记录表格的格式设计、收集、整理、编目、装订、归档、存储、维护、查阅、报废申请与处置。

按要求向内部及外部相关方提供记录作为客观证据。

5.工作内容

5.1记录的审批、发行与使用

5.1.1记录表单由权责部门编制，内容应具备可追溯性（如测量设备编号、单位、公差等）。若填写要求不明确，须附书面说明。

5.1.2编制完成后，通过公司指定流程（如企业微信）提交电子审批，表单作为附件上传。

5.1.3文控中心将审批后的记录登入《记录清单》，建立总台账。

5.1.4记录表单须完成上述审批与登记后方可正式使用。各部门须使用受控版本，不得擅自更改。

5.1.5记录表单格式基本要求如下：

序号

组成部分

体现内容

位置

备注

1

表头

公司Logo及全称

Logo左上，名称居中

2

流水号

5位数字，自00001始

页面右上角

视需要设定

3

内容区域

按实际需求设计

主体部分

4

记录编号

编号及版次，依《文件控制程序》规则

通常置于表头或页脚

5

签署栏

批准、审核、编制等

页面底部

视需要设定

5.2记录形式

包括纸质文字记录、磁盘、光盘、照片、电子数据等。

5.3记录的填写与修改

5.3.1记录须使用最新受控表单，及时、准确、清晰、完整地记载活动信息（如时间、地点、人员、过程、结果等）。重要及追溯性栏目不得遗漏。必要时由直接上级确认其完整性与真实性。

5.3.2填写须使用黑色墨水笔（不得使用铅笔）。修改时，用双横线划去原内容，在旁边填写正确内容并签名、注明日期。禁止使用涂改液或致使原内容不可辨的涂改。空白栏以“/”标示。记录完成后按需经责任人审核批准并签署日期。

5.4记录的收集、整理与标识

5.4.1各部门负责本部门记录的收集、整理与装订。

5.4.2记录应按时间顺序，以周、月、季或年为周期，按名称或编码分类、编目、装订成册，并标识记录名称、保存期限等信息后归档。

5.4.3存储环境应做到防霉、防蛀、防潮、防损、防失，并便于检索查阅。

5.5记录的保存期限

序号

主管部门

记录类别

保存期限

1

总经办、体系部、IT部

全部记录

至少3年

2

客户服务部、销售部

客户标准/协议

长期或按客户要求

3

其他记录

至少3年

4

产品设计部

产品设计开发资料

不低于产品寿命周期或责任期

5

其他记录

至少3年

6

PMC部

全部记录

至少3年

7

采购部

供方档案

结束合作后至少1年

8

其他记录

至少3年

9

生产部、SMT部

全部记录

至少3年

10

工程部

全部记录

至少3年

11

品质部

全部记录

至少3年

12

仓储部

全部记录

至少3年

13

人事部

员工档案/教育培训记录

员工离职后至少1年

14

其他记录

至少3年

15

财务部

财务报表

至少15年

16

审计报告

至少15年

17

各部门

ERP系统表单及需长期保存的记录

长期

18

相关部门

HSF相关记录

至少11年

19

其他未列明部门

全部记录

至少3年

5.6记录的检索、借阅与复制

5.6.1保管部门应对记录进行编目，便于检索。

5.6.2现场查阅记录时，如需复制，须征得保管责任人同意。

5.6.3如有合同约定，按合同要求提供记录。

5.6.4内部借阅或复制须办理手续，经体系部审核及公司领导批准，由记录管理人登记。

5.6.5客户、供应商或认证机构查阅时，由部门负责人陪同并提供相关记录。

5.7记录的销毁处理

5.7.1各部门记录管理人员应每年至少一次清查过期记录（含电子记录）。

5.7.2超过保存期的记录，每年12月由记录管理人员填写《文件/记录销毁登记表》，经部门负责人审核、体系部复核、总经理批准后统一处置。

5.7.3处置方式包括销毁（粉碎、焚毁等）或二次使用。涉及公司经营、技术、重要管理及客户机密等敏感信息的记录必须销毁，不得二次使用。可二次使用的记录须先加盖“作废”标识。