行政文件存档分类命名规则.docVIP

行政日常文件存档分类命名规则工具模板

一、规则制定背景与适用范围

在行政日常工作中，文件存档是企业规范化管理的重要环节。科学的分类命名规则可显著提升文件检索效率、避免资料混淆，并为后续审计、调阅及历史追溯提供便利。本规则适用于企业行政管理部门在日常运营中产生的各类文件，包括但不限于通知公告、会议纪要、合同协议、证照资质、人事档案、财务报表、固定资产资料等。无论是纸质文件的归档柜存放，还是电子文件的云端存储，均需遵循本规则，保证全公司文件管理的一致性与系统性。

二、文件分类维度与层级结构

（一）一级分类：按业务模块划分

根据行政工作核心职能，将文件划分为一级分类，覆盖行政全领域。具体

一级分类名称

涵盖范围

综合管理类

公司级通知、制度文件、行政请示、办公物资管理、印章管理、车辆管理等文件

人力资源类

招聘资料、员工合同、花名册、培训记录、考勤表、社保公积金、离职交接等文件

财务资产类

行政费用报销单、固定资产台账、采购合同、付款凭证、预算报表等文件

后勤保障类

固定维修记录、保洁服务协议、绿化养护合同、食堂管理文件、安全巡检记录等文件

证照资质类

公司营业执照、各类许可证、资质证书、专利证书、员工执业资格等文件

会议活动类

年度/季度/月度会议纪要、专题会议记录、培训会议材料、团建活动方案及总结等文件

（二）二级分类：按文件性质或用途细分

在一级分类基础上，根据文件具体属性或使用场景设置二级分类，保证同类文件集中管理。以“综合管理类”和“人力资源类”为例：

一级分类

二级分类示例

综合管理类

制度文件、通知公告、请示报告、办公物资、印章管理

人力资源类

入职资料、合同管理、培训记录、考勤考核、社保公积金

三、文件命名规则核心要素与格式

（一）命名要素组成

文件名称需包含以下核心要素，保证信息完整且排序统一：

一级分类_二级分类_年份_月份_文件主题（可含关键信息）_版本号_责任人

（二）各要素规范说明

一级分类/二级分类：直接采用上述分类名称，如“综合管理类”“人力资源类”，二级分类需与一级分类对应，避免跨类混用。

年份/月份：采用“YYYY-MM”格式，例如“2024-03”；若文件跨月或无明确时间，可按实际形成时间填写，或用“季度+季度序号”如“2024-Q1”。

文件主题：需简洁概括文件核心内容，可包含关键信息（如项目名称、事由、编号等），例如“办公桌椅采购申请”“第一季度员工考勤统计”“公司年会活动方案”。

版本号：文件若存在修订，需标注版本号，格式为“V1.0/V2.1”，初始版本为“V1.0”，每次修订递增版本号；无修订文件可。

责任人：填写文件的主要起草人或负责人姓名，用“”代替具体姓氏，例如“张”“李*”。

（三）命名格式示例

文件类型

命名示例

综合管理类-通知公告

综合管理类_通知公告_2024-03_关于清明节放假的通知_V1.0_王*

人力资源类-合同管理

人力资源类_合同管理_2024-02_员工劳动合同续签协议_张*

会议活动类-会议纪要

会议活动类_会议纪要_2024-Q1_第一季度行政工作例会_2024-03-15_李*

财务资产类-报销单

财务资产类_报销单_2024-03_办公文具采购费用报销_赵*

四、文件存档操作流程

（一）第一步：文件分类与筛选

收到文件后，首先判断文件所属一级分类（如“人力资源类”“财务资产类”），再根据文件具体性质确定二级分类（如“合同管理”“费用报销”）。

剔除重复、无效或临时性文件（如草稿、过期通知），仅保留正式版本及具有长期保存价值的文件。

（二）第二步：规范命名与编号

严格按照“命名要素组成”规则文件名称，保证各要素完整、格式统一。

电子文件需同步命名，纸质文件可在右上角用铅笔标注临时编号（归档前替换为正式名称）。

（三）第三步：选择存档位置

纸质文件：按一级分类存入对应档案盒，档案盒标签标注“一级分类-二级分类-年份”（如“综合管理类-通知公告-2024”），并按月份或文件主题排序存放。

电子文件：在公司服务器或指定云盘创建一级分类文件夹，二级分类子文件夹，文件按命名规则存放，路径示例：“\行政部\2024\2024-03”。

（四）第四步：登记与备份

建立文件存档登记表（详见模板表格），记录文件名称、分类、存档日期、责任人、存放位置（物理路径或电子）等信息，保证可追溯。

电子文件需定期备份（每月至少1次），纸质文件可扫描为电子版同步备份，防止文件丢失。

五、文件存档登记表示例

文件编号

文件名称

一级分类

二级分类

存档日期

责任人

存放位置

备注

ZHG综合管理类_通知公告_2024-03_清明节放假通知_V1.0_王*

综合管理类

通知公告

2024-03-15

王*

档案柜-01-综合管理类-2024

纸质+电子备份

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