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信息化系统操作手册编写规范模板

一、适用范围与应用场景

本规范模板适用于各类信息化系统（如ERP、CRM、OA、业务管理系统等）操作手册的编写工作，覆盖系统上线初期、功能模块迭代更新、新员工培训、用户日常操作指导等场景。通过统一编写标准，保证手册内容清晰、准确、易用，帮助用户快速掌握系统操作方法，降低培训成本，提升系统使用效率，同时为后续系统维护与问题排查提供标准化参考依据。

二、手册编写步骤与流程

（一）需求分析与目标定位

明确受众对象：根据系统使用角色（如系统管理员、普通用户、业务专员等）划分手册类型，例如《系统管理员手册》《普通用户操作指南》《业务模块功能手册》等，保证内容与用户实际需求匹配。

梳理核心功能：与产品经理、业务部门沟通，梳理系统的核心功能模块、高频操作场景及用户痛点，确定手册需重点覆盖的操作流程（如数据录入、审批流程、报表导出等）。

设定编写目标：明确手册的核心目标（如“帮助新用户3天内独立完成基础操作”“解决90%的常见用户疑问”），保证内容聚焦、重点突出。

（二）结构框架设计

手册采用“总-分-总”逻辑结构，章节划分需层次清晰，便于用户快速定位信息。建议框架

封面：包含手册名称、版本号、发布日期、编写单位/人员*、密级（如内部公开、机密等）。

修订记录：表格形式记录版本变更历史（版本号、修订日期、修订内容、修订人、审核人）。

目录：自动页码，章节标题与标题严格对应。

系统概述：介绍系统背景、目标用户、核心功能模块、运行环境（如操作系统、浏览器版本等）。

操作前准备：列出系统登录要求（账号、密码、验证方式）、硬件/软件环境配置、前置条件（如数据权限申请、基础信息设置等）。

功能模块操作指南：按模块分章节编写，每个模块包含功能概述、操作步骤、注意事项、常见问题等（详见“三、标准化模板与表格示例”）。

常见问题与故障排查：汇总用户高频疑问及解决方案，如“登录失败怎么办？数据提交后无法查询如何处理？”等。

附录：包含术语解释、快捷键列表、联系支持渠道（如技术支持、业务对接人等）。

（三）内容撰写规范

术语统一：全手册使用标准化术语，避免歧义。例如统一称“按钮”为“类交互控件”“下拉菜单”为“选择类交互控件”，首次出现术语时标注英文（如“审批流（ApprovalWorkflow）”，括号内可）。

步骤描述：采用“动作+对象+结果”三段式描述，步骤编号连续（如“1.打开浏览器，输入系统登录地址：[系统域名]”）。操作需具体到界面元素（如“【系统管理】模块下的【用户管理】菜单”），避免模糊表述（如“进入相关页面”）。

图文结合：关键操作步骤需配界面截图，截图需清晰标注操作区域（如红色框选按钮、黄色箭头指示路径），截图下方注明“图1-1用户管理界面”。复杂流程可补充流程图（如“图2-1订单审批流程图”）。

示例说明：重要功能需提供操作示例，如“单据填写示例：日期选择‘2024-05-20’，金额输入‘1500.00’，备注填写‘测试数据’”。

（四）审核与修订流程

初稿审核：编写完成后，由技术负责人审核操作步骤的准确性（如功能逻辑、界面元素位置），业务专家审核内容是否符合实际业务场景。

用户验证：邀请2-3名目标用户（如新员工、一线业务人员）按照手册操作，验证步骤是否可顺利执行，记录用户反馈的问题（如步骤遗漏、表述难理解等）。

修订与定稿：根据审核意见和用户反馈修订内容，修订后需重新审核，保证问题闭环。最终版本由部门负责人*审批后发布，同步更新至知识库或系统帮助中心。

三、标准化模板与表格示例

（一）系统基础信息表

项目

内容

说明

系统名称

企业ERP管理系统

需与系统登录界面名称一致

系统版本号

V3.2.1

标注当前手册对应的系统版本

适用部门

财务部、销售部、采购部

列出主要使用部门

目标用户

财务专员、销售经理、采购专员

按角色区分

系统维护人员*

（技术部）

负责系统故障处理与功能优化

业务对接人*

（财务部）

负责业务需求解释与流程确认

发布日期

2024-05-20

手稿首次发布日期

最后修订日期

2024-05-25

最新一次修订的日期

（二）功能模块操作步骤表（以“采购订单创建”为例）

模块名称

采购管理

功能名称

采购订单创建

功能概述

用户根据采购需求录入订单信息，提交后进入审批流程

操作步骤

步骤1：登录系统，【采购管理】模块下的【订单管理】菜单。步骤2：在订单管理界面，【新建】按钮。步骤3：在“订单创建”弹窗中，依次填写“供应商名称”（下拉选择）、“订单日期”（日期控件选择）、“物料编码”（手动输入或扫码导入）、“数量”（数字输入框）、“单价”（数字输入框）。步骤4：【保存】按钮，系统提示“订单保存成功，待提交审批”。步骤5：如需提交审批，【提交审批】按钮，选择审批人（默认为部门经理