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资料归档保存实施细则

资料归档保存实施细则

一、资料归档保存的基本原则与组织架构

资料归档保存工作应当遵循统一规范、分级负责、安全保密、便于利用的原则。各单位应建立完善的资料归档保存制度体系，明确归档资料的范围、标准、流程和要求。

（一）资料归档的责任主体与职责划分

资料归档工作实行统一领导、分级管理的模式。各单位应指定专门的档案管理部门或配备专职档案管理人员，负责本单位资料归档工作的组织、协调和监督。各业务部门作为资料形成的主体，承担资料收集、整理和初步鉴定的责任，确保应归资料齐全、完整、准确。档案管理部门负责对业务部门移交的资料进行最终验收、系统整理、编号上架、保管保护及提供利用。单位分管领导对本单位资料归档工作的有效性负总责，应将资料归档工作纳入部门及个人年度考核范围，确保各项要求落到实处。

（二）归档资料范围的界定与分类标准

凡是在工作活动中形成的、具有查考和利用价值的各种形式和载体的记录材料，均属于归档范围。具体包括但不限于：公文类（决定、通知、报告、请示、批复、函件等）、会议类（会议记录、纪要、决议、讲话稿等）、业务类（项目文件、合同协议、统计报表、调研资料等）、声像类（照片、录音、录像等）、实物类（奖状、奖杯、锦旗等）以及电子类（数据库、电子邮件、网页文件、社交媒体内容等特定版本）。归档资料应根据其内容、形式、时间等特征，参照国家相关标准并结合单位实际，制定科学合理的分类方案，通常可采用“年度-机构（问题）-保管期限”或“保管期限-年度-机构（问题）”等方法进行分类，确保资料的系统性和有序性。

（三）归档流程的标准化与质量控制

资料归档应遵循严格的流程。首先，由业务部门在各项活动结束后，及时对形成的资料进行收集、初步整理和价值鉴定，区分归档范围与保管期限（如永久、定期30年、定期10年）。其次，业务部门对拟归档资料进行规范整理，包括组件、修整、编页、编号、编制目录（卷内文件目录、备考表等），确保资料内容准确、格式规范、标识清晰。然后，业务部门按规定时间（通常为次年上半年）向档案管理部门办理移交手续，填写移交清册，双方清点核对无误后签字确认。档案管理部门负责对接收的资料进行质量检查，对不符合要求的退回整改。最后，档案管理部门对验收合格的资料进行系统化整理、装盒、排架，并编制相应的检索工具，以便于管理和利用。整个流程需形成记录，实现责任可追溯。

（四）保管期限的划定与鉴定销毁机制

归档资料的保管期限应根据其现实使用价值和历史研究价值科学划定。永久保管的资料主要反映单位主要职能活动和基本历史面貌，具有长远查考价值；定期保管的资料主要在一定时期内具有查考利用价值。保管期限的划定需结合国家相关规定和单位具体情况，由业务部门提出初步意见，档案管理部门审核确定。建立定期鉴定销毁制度，对保管期满的资料，由档案管理部门会同业务部门、保密部门等组成鉴定小组，进行价值复审。对确无继续保存价值的资料，编制销毁清册，报单位负责人批准后，按规定程序送至指定场所销毁。涉密资料销毁需符合保密规定。销毁清册应永久保存。

二、资料归档保存的实施细则与操作规范

为确保资料归档保存工作的具体落实，需对各类资料的归档要求、整理方法、保管条件等制定详细的操作规范。

（一）不同载体资料的归档技术要求

纸质资料应使用耐久性好的纸张和字迹材料（如碳素墨水、激光打印），破损资料应予修整，超大纸张应折叠整齐。归档时应去除易锈蚀的金属物。电子资料归档是当前工作的重点和难点。应明确电子资料的归档范围、格式要求（如文本文件采用PDF/A、OFD等版式文件，图像文件采用TIFF、EG等）、存储介质和移交方式。重要电子资料应同时留存与纸质资料一致的版本，并确保其真实性、完整性、可用性和安全性。归档的电子资料应包含必要的元数据（如形成时间、责任者、格式信息等）。声像资料应标注事由、时间、地点、人物、摄影者等要素，数码照片应保留EXIF信息。实物资料应保持完好，并附简要说明。

（二）资料整理与编目细则

资料整理以“件”或“卷”为单位进行。以“件”为单位整理时，一般一份文件为一件，来文与复文、正文与附件等可作为一件。以“卷”为单位整理时，应将联系密切的一组文件组合成一卷。整理内容包括排序、编页号、加盖归档章、填写目录等。归档章项目一般包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号等。编目应准确反映资料内容，目录项目齐全，便于计算机管理和手工检索。应逐步建立和完善档案目录数据库和全文数据库，提高检索效率和利用便捷性。

（三）库房管理与保管保护措施

资料库房应具备安全保密、防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防光、防污染等“十防”条件。应配备温湿度调控设备，使温度控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%。库房内应保持清洁，资料装具应坚固耐用，排架应科学合理，预