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公文写作格式规范及范文集

前言

公文，作为党政机关、企事业单位、社会团体在行政管理和公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达政令、沟通信息、协调工作、处理事务的重要工具。其写作质量直接关系到工作效率与决策效果，因此，掌握公文写作的格式规范与要领，是每一位职场人士，特别是从事行政管理和文字工作的人员必备的基本功。本文旨在系统梳理公文写作的格式规范，并辅以常见文种的范文示例，为各位同仁提供一份实用的参考。

一、公文写作格式规范

公文格式的规范化，是保证公文严肃性、权威性和有效性的基础。根据《党政机关公文处理工作条例》及《党政机关公文格式》（GB/T____）等相关规定，公文的格式规范主要包括以下几个方面：

（一）通用要求

1.用纸规格：一般采用A4型纸，尺寸为210mm×297mm。

2.排版要求：页边距一般设置为上3.7cm，下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm。正文字号通常为3号仿宋体字，一般每页排22行，每行排28个字。

3.装订要求：左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。

（二）构成要素及规范

一份完整的公文，通常由版头、主体、版记三部分组成。（注：部分简化公文可能不包含版头或版记，但主体是核心。）

1.版头（文头）

位于公文首页红色分隔线以上的部分，包括：

*份号：涉密公文应当标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行。

*密级和保密期限：涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限，顶格编排在版心左上角第二行。

*紧急程度：如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

*发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

*发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

*签发人：上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

2.主体

公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体，包括：

*标题：公文标题应当准确概括公文的主要内容并标明公文种类，一般由发文机关名称、事由和文种组成。位于主送机关之上，发文字号之下，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。一般用2号小标宋体字。

*主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标注方法见版记部分。

*正文：公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

*语言要求：准确、简明、庄重、得体。避免使用口语化、模糊不清或易产生歧义的词语。

*结构要求：逻辑清晰，层次分明。通常采用总分、递进、并列等结构。开头简明扼要，点明主旨；主体部分阐述具体事项或理由；结尾根据文种要求，或提出希望要求，或总结全文，或发出号召。

*标点符号：严格按照国家有关标点符号使用的规定执行。

*数字用法：公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

*附件说明：公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应