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企业行政日常采购清单及审批流程工具指南

一、适用工作场景

本工具适用于企业内部行政类日常采购的全流程管理，涵盖办公用品补充、办公设备维护耗材、行政服务物料（如活动物资、清洁用品）等常规采购需求。当各部门因工作需要采购非生产性、非固定资产类的行政物资时，可通过此流程规范申请、审批与执行，保证采购合规、资源高效利用，同时避免重复采购或预算超支。具体场景包括但不限于：

办公室纸张、笔、文件夹等易耗品补仓；

打印机墨盒、硒鼓等办公设备耗材更换；

部门小型会议所需物料（如横幅、饮用水）采购；

办公区域绿植养护、清洁工具补充等。

二、操作流程详解

步骤1：需求提出与清单拟定

责任主体：各部门行政对接人或需求申请人（如某部门助理）。

操作说明：

申请人根据实际工作需要，梳理所需采购物品的名称、规格、数量、预估单价及用途，填写《企业行政日常采购申请表》（详见模板），保证物品信息准确、用途清晰。例如若为“行政部办公室补仓”，需明确“A4纸500张，70g规格，预估单价30元/包，用途为日常打印”。

清单拟定后，申请人需核对现有库存（可通过行政部共享库存表查询），避免重复采购，并在申请表“需求部门”栏签字确认。

步骤2：部门负责人初审

责任主体：需求部门负责人（如某部门经理）。

操作说明：

部门负责人收到申请表后，需核实采购需求的必要性（如是否为工作必需、是否存在替代方案）及预算合理性（预估总价是否符合部门月度行政预算额度）。

审核通过后，在“部门负责人审批”栏签字并注明日期；若不通过，需注明理由并退回申请人调整。

步骤3：行政部复核与预算匹配

责任主体：行政部专员（如某行政主管）。

操作说明：

行政部收到初审通过的申请表后，重点复核以下内容：

物品规格是否符合企业采购标准（如是否为指定品牌、质量等级）；

数量是否合理（结合历史使用频率及库存预警值）；

预估单价是否在行政部《常用物资价格参考表》范围内（若超出，需提供比价依据）。

复核通过后，行政部在“行政部审核”栏签字，并同步查询企业当月行政采购剩余预算，保证总额不超支；若预算不足，需与申请人协商调整采购清单（如减少数量或替换性价比更高的替代品）。

步骤4：分级审批执行

责任主体：根据采购金额划分审批权限。

操作说明：

小额采购（预估单价≤500元，单次总价≤2000元）：由行政部负责人（如某行政经理）审批，在“行政负责人审批”栏签字后，交由行政部采购专员执行采购。

大额采购（预估单价＞500元或单次总价＞2000元）：需在完成行政部复核后，提交至企业分管行政领导（如某副总）审批，在“分管领导审批”栏签字确认方可执行。

审批完成后，行政部将申请表原件留存，复印件交财务部备案。

步骤5：采购执行与物资交付

责任主体：行政部采购专员。

操作说明：

采购专员根据审批通过的申请表，通过企业合格供应商名录（如长期合作的办公用品供应商）进行采购，优先选择性价比高、配送及时的服务商。

采购完成后，供应商需将物资送达指定地点（如行政部仓库或需求部门办公室），采购专员与申请人共同核对物品名称、规格、数量是否与申请一致，确认无误后在《物资交付确认单》上签字，作为入库依据。

步骤6：入库登记与领用

责任主体：行政部仓库管理员、需求申请人。

操作说明：

仓库管理员根据《物资交付确认单》，将采购物资录入企业库存管理系统，更新库存信息，并在《行政物资台账》中登记入库日期、数量、领用部门等。

需求申请人凭审批通过的《采购申请表》到仓库办理领用手续，领取后在《物资领用登记表》签字确认，保证物资流向可追溯。

三、采购申请表模板

企业行政日常采购申请表

申请部门：

申请人：

采购用途：（请简要说明物资使用场景，如“季度部门例会物料准备”）

序号

———-

1

2

…

合计预估总价（大写）：

部门负责人审批：

（签字）

日期：年月日

行政负责人审批：（小额采购填写）

（签字）

日期：年月日

采购执行情况：

（行政部填写，如“已通过供应商采购”）

交付确认：

申请人签字：

日期：年月日

四、关键事项提醒

预算控制优先：各部门需在月度行政预算额度内提交申请，行政部每月初发布《行政采购预算使用情况表》，各部门可实时查询剩余额度，避免超预算采购。

物品标准化要求：行政部需制定《常用行政物资采购标准清单》（如明确A4纸为“70g白色双面打印纸”），非特殊情况下不得采购非标准物资，保证统一管理。

审批时效管理：小额采购审批流程应在2个工作日内完成，大额采购不超过3个工作日；紧急采购需求（如突发设备故障需立即更换耗材），可先通过电话向行政负责人报备，事后1个工作日内补全手续。

供应商规范：行政部建立合格供应商名录，每季度对供应商的价格、质量、配送时效进行评估，淘汰不合格供应商，保证采购物资性价比与服务质量。

库存动态管理：仓库管