行政办公文件管理模板集.docVIP

行政办公文件管理模板集

一、文件收发管理

适用范围

适用于单位内部及与外部单位往来文件的接收、登记、传递与跟踪，包括通知、函件、请示、报告等纸质及电子文件，保证文件流转可追溯、责任可明确。

操作步骤

接收文件

收到文件后，第一时间检查文件完整性（如纸质文件是否缺页、电子文件是否损坏），确认文件标题、发文单位、日期等基本信息清晰。

涉密文件需按保密规定单独存放，标注密级及收文日期。

核对与分类

根据文件内容、紧急程度及部门职责进行分类（如“需领导批示”“需部门办理”“需存档备查”等）。

若文件内容涉及多个部门，需明确主办部门及协办部门，避免职责交叉。

登记台账

在《文件收发登记表》中详细记录收文日期、收文编号、文件标题、发文单位、份数、密级、分类类别、经手人等信息，保证信息准确无误。

传递与跟踪

需领导批示的文件，优先呈报至指定领导，记录批示内容及批示时间；需部门办理的文件，及时送达主办部门，并同步传递《文件办理跟踪单》。

对紧急文件，通过电话或即时通讯工具提醒接收方，保证快速响应。

归档留存

办理完毕的文件（含领导批示、部门办理结果），由行政部统一收集，按“一事一档”原则整理，定期移交档案室。

模板表格

文件收发登记表

日期

收文编号

文件标题

发文单位

份数

密级

分类类别

经手人

备注（如批示人、办理状态）

2023-10-08

XZ2023108

关于召开年度工作总结会议的通知

公司办公室

5

普通

需领导批示

李总已批示，详见附件

2023-10-09

XZ2023109

与A公司合作协议草案

市场部

2

秘密

需部门办理

已转交市场部王经理处理

操作要点

收文登记需“日收日结”，避免文件积压；涉密文件登记时需注明“涉密”字样，非授权人员禁止查阅。

传递文件时，使用专用文件夹或加密电子邮箱，保证文件内容不泄露、不丢失。

台账需定期（如每月末）核对，保证收文数量、办理状态与实际一致，发觉遗漏及时跟进。

二、文件归档管理

适用范围

适用于单位各类具有保存价值的文件（包括但不限于合同、会议纪要、制度文件、项目资料等）的整理、分类、编号及长期保存，保证文件查找便捷、管理规范。

操作步骤

筛选与鉴定

每季度末或年末，各部门对已办理完毕的文件进行筛选，剔除无保存价值的临时性文件（如草稿、重复通知等）。

对需归档的文件，鉴定其保存期限（如永久、长期、短期），标注“归档”字样。

分类与组卷

按文件类型（如“行政类”“业务类”“财务类”）或年度-部门层级分类，同一类别文件按时间顺序排列。

纸质文件采用“一事一卷”或“一年一卷”方式组卷，使用统一规格档案盒；电子文件按“年度/部门/文件类型”文件夹层级存储，命名格式为“日期-文件标题-部门”（如年度工作总结-办公室”）。

编制目录与编号

为每卷文件编制《文件归档目录》，包含档号、题名（文件标题）、年度、部门、页数、保管期限、存放位置等信息。

档号规则示例：“-年度-部门-流水号”（如“2023-01-办公室-001”，其中“01”为办公室部门代码）。

移交与保管

各部门将整理好的档案（含纸质及电子版）在次年1月底前移交至档案室，填写《档案移交清单》，双方签字确认。

档案室按类别存放纸质档案，标注档号及题名；电子档案存储于专用服务器或加密硬盘，定期备份（每季度一次），防止数据丢失。

定期检查与更新

每半年对库存档案进行清点，检查是否有虫蛀、受潮、损坏等情况，发觉问题及时修复或复制备份。

对到期档案，按《档案销毁制度》履行审批手续后统一销毁，销毁时需双人监销并记录。

模板表格

文件归档目录

档号

题名

年度

部门

页数

保管期限

存放位置（档案盒编号）

备注

2023-01-办公室-001

年度工作总结

2023

办公室

25

永久

A01-2023-01

含领导批示

2023-02-市场部-005

*项目合作合同

2023

市场部

12

长期

B02-2023-05

正本3份

操作要点

归档文件需保持原始面貌，不得随意涂改；电子档案需转换PDF格式，避免因软件版本问题无法打开。

档案编号需唯一，避免重复；存放位置需与目录一致，便于快速检索。

涉密档案单独存放，设置专用密码柜，查阅需经部门负责人审批并登记。

三、文件借阅管理

适用范围

适用于单位内部员工因工作需要查阅、使用归档文件的管理流程，保证档案安全、规范使用，防止文件丢失或损坏。

操作步骤

提交申请

员工需查阅档案时，填写《文件借阅申请表》，注明借阅人姓名、部门、借阅文件名称、档号、借阅用途、拟归还日期等信息。

涉密文件借阅需额外注明“涉密”，并由部门负责人及分管领导签字审批。

审核与登记

行政部收到申请后，核对借阅权限（如普通员工不得查阅涉密档案）、借阅用途是否合理，1个工作日内完成审核。

审核通过后，在《文件借阅