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采购流程管理与供应商选择评估工具

一、适用业务场景

本工具适用于各类企业或组织的采购管理场景，包括但不限于：

常规物资采购：如生产型企业原材料、办公用品、设备备件等日常采购需求；

新项目采购：如企业新产品研发、生产线扩建等项目中的设备、技术或服务采购；

紧急采购：因突发生产故障、市场供应短缺等需快速响应的采购任务；

战略供应商合作：涉及长期合作、批量采购或关键物料供应的供应商筛选与评估。

通过标准化流程与工具，可规范采购行为，降低采购风险，提升供应商合作效率。

二、操作流程与步骤详解

步骤1：采购需求确认与提报

操作内容：

需求部门（如生产部、行政部、项目部）根据业务目标，填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、预算金额、期望交货期、使用场景等核心信息；

需求部门负责人*对需求的合理性、必要性进行审核，重点核查预算是否符合部门年度计划、技术参数是否清晰；

采购部门对接需求部门，确认采购需求的可执行性（如市场供应情况、交货周期可行性），避免需求模糊或过度定制化导致后续采购困难。

输出成果：《采购需求申请表》（需需求部门负责人、采购负责人签字确认）。

步骤2：供应商寻源与信息收集

操作内容：

采购部门根据采购需求类型，通过公开渠道（如采购网、行业招投标平台、供应商库）、行业协会推荐、市场调研等方式，初步筛选3-5家潜在供应商；

向潜在供应商发放《供应商信息登记表》，收集其基本信息，包括：公司营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业生产许可证）、主营业务、过往合作案例、生产能力、质量体系、供货周期、价格区间、售后服务承诺等；

对供应商的基本资质进行初步审核，剔除不具备法定经营资质或明显不符合需求的供应商（如无相关生产经验、产能不足）。

输出成果：潜在供应商名单、《供应商信息登记表》及资质文件复印件。

步骤3：供应商资格预审与现场考察（可选）

操作内容：

对通过初步审核的供应商，开展资格预审，重点核查：

（1）财务状况：近3年财务报表，保证无严重亏损或资不抵债；

（2）生产能力：设备配置、生产线规模、产能利用率，能否满足批量订单需求；

（3）质量保障：是否通过ISO9001等质量体系认证，是否有专职质检团队；

（4）商业信誉：有无重大诉讼、行政处罚或不良合作记录（可通过信用中国等平台查询）。

对金额较大或关键物料采购（如核心设备、原材料），组织跨部门考察小组（含采购、技术、质量部门人员*），赴供应商生产现场实地考察，核实设备运行、仓储管理、工艺流程等情况，形成《供应商现场考察记录》。

输出成果：《供应商资格预审表》、《供应商现场考察记录》（考察小组全体成员签字）。

步骤4：供应商综合评估与筛选

操作内容：

成立供应商评估小组（由采购负责人、技术专家、质量负责人、财务负责人组成），根据采购需求重要性，设定评估维度及权重（示例）：

评估维度

权重

说明

价格合理性

30%

对比3家以上供应商报价，核算性价比

质量保障能力

25%

质量体系认证、质检流程、不良品率数据

交付及时性

20%

过往订单准时交付率、应急供货能力

技术服务能力

15%

技术响应速度、方案定制能力、售后支持

企业信誉

10%

合作稳定性、行业口碑、合规性

采用《供应商综合评分表》对每家供应商量化打分（百分制），结合定性评估（如技术方案匹配度、合作意愿），综合排序，确定1-2家候选供应商。

输出成果：《供应商综合评分表》、评估会议纪要（评估小组全体签字）。

步骤5：商务谈判与合同拟定

操作内容：

采购部门与候选供应商就价格、付款方式、交货周期、质量标准、违约责任、保密条款等商务细节进行谈判，形成《采购谈判记录》，明确双方一致的核心条款；

法务部门审核谈判结果，拟定《采购合同》，保证条款符合《民法典》《招标投标法》等法律法规，重点规避：质量不达标风险（明确验收标准与违约金）、交付延迟风险（约定逾期赔偿）、知识产权风险（明确技术归属）；

采购负责人、法务负责人、总经理*依次审核合同，最终由双方法定代表人或授权代表签字盖章生效。

输出成果：《采购谈判记录》、《采购合同》（正本双方各执一份）。

步骤6：订单执行与交付验收

操作内容：

采购部门根据合同约定，向供应商下达《采购订单》，明确订单编号、物料信息、交付时间、地点、收货联系人等；

供应商按订单发货后，采购部门协调物流跟踪，保证货物按时送达；

收货部门（如仓库、需求部门）核对到货物料名称、规格、数量是否与订单一致，检查外包装完整性；

质量部门按《采购验收标准》（需技术部门*制定）进行检验，出具《质量验收报告》；对不合格物料，按合同约定要求供应商退换货或扣款。

输出成果：《采购订单》、《到货登记表》、《质量验收报告》。

步骤7：供应商绩效评估与关系维护

操作内容：

每季度/半年，采购部门联