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人事档案数字化管理规范指导

前言

人事档案是组织在招录、考察、培养、选拔、任用、管理等工作中形成的，记录个人政治思想、道德品行、学习工作经历、专业素养、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的，以文字、图像、声像等不同形式记录下来的历史材料。人事档案数字化管理，是指运用计算机技术、扫描技术、OCR识别技术、数据库技术等对传统载体的人事档案进行数字化加工、存储、管理、利用和备份，形成数字档案资源库的过程。

本指导旨在为各单位开展人事档案数字化管理工作提供系统性的规范指引，以期提升人事档案管理的科学化、规范化、信息化水平，确保人事档案的真实性、完整性、可用性和安全性，更好地服务于组织人事工作和人才发展战略。

一、基本原则

人事档案数字化管理工作应严格遵循以下基本原则，确保工作的正确方向和质量。

（一）真实性原则

数字档案必须忠实反映原件的内容和特征，确保与纸质档案原件信息的一致性和准确性。扫描、录入等各环节均需进行严格的质量控制，杜绝错漏。

（二）完整性原则

数字化应覆盖档案材料的全部内容，包括文件的正文、附件、签批、印章等。确保数字档案的完整性，避免关键信息的缺失。

（三）规范性原则

从档案整理、元数据著录、扫描加工、数据存储到利用服务，均应遵循统一的标准和规范，确保数字档案的规范性和互操作性。

（四）安全性原则

建立健全安全保密制度和技术防护体系，确保档案信息在采集、传输、存储、利用等全过程中的安全，严防信息泄露、丢失和篡改。

（五）可用性原则

数字档案应便于检索、查阅和利用，系统设计应考虑用户需求，提供高效、便捷的服务功能，同时保障授权范围内的合法使用。

（六）保密性原则

严格执行国家有关档案保密的法律法规，明确档案信息的保密级别和查阅权限，确保涉密信息和敏感个人信息得到有效保护。

二、数字化加工前期准备

充分的前期准备是确保人事档案数字化工作顺利开展的基础。

（一）档案整理与清点

1.规范整理：按照《干部人事档案材料收集归档规定》等相关标准，对拟数字化的纸质档案进行全面整理，确保材料齐全、排序准确、装订规范、无霉变、无破损。

2.详细清点：对档案进行逐卷、逐份清点，核对档案数量、材料份数、页码等，确保与档案目录一致，并登记造册，形成《档案数字化加工清单》。

3.鉴定与剔除：对无需归档或重复的材料进行鉴定和剔除，对破损、褪色、脆弱的材料进行必要的修复或复制，确保数字化加工的质量和效率。

（二）元数据标准制定

根据国家及行业相关标准，结合本单位实际情况，制定人事档案元数据著录标准。元数据应至少包含档案标识信息（如档号、姓名、身份证号等）、内容特征信息（如材料名称、形成时间、主要内容摘要等）、管理过程信息（如数字化时间、责任人、存储位置等）。

（三）数字化环境搭建

1.硬件配置：配备符合要求的计算机、扫描仪（平板式、高速馈纸式等，根据档案类型选择）、打印机、复印机、存储设备（服务器、磁盘阵列等）、UPS电源、网络设备及必要的安全防护设备。

2.软件选择：选择功能完善、安全可靠、符合相关标准的档案管理系统，该系统应具备档案著录、扫描、存储、检索、利用、统计、备份等功能，并支持主流的图像格式和文档格式。

3.场地要求：设立专门的数字化加工场所，具备良好的通风、采光、防火、防盗、防潮、防虫、防高温、防鼠等条件，并划分档案暂存区、扫描区、质检区、数据处理区等功能区域。

4.人员准备与培训：配备合格的数字化加工人员和管理人员，并进行专业技能培训和保密教育，使其熟悉档案数字化流程、标准规范及安全保密要求。

5.外包管理（如适用）：如委托外包服务，应严格审查外包服务商的资质、技术能力和保密信誉，签订规范的服务合同和保密协议，明确双方权利义务、加工质量、进度要求和安全责任，并加强过程监督与管理。

三、数字化加工过程管理

数字化加工是档案数字化的核心环节，其质量直接影响数字档案的可用性。

（一）扫描

1.扫描方式选择：根据档案材料的幅面、纸张状况、字迹清晰度等选择合适的扫描方式和扫描分辨率。一般情况下，采用黑白模式扫描，分辨率不低于200dpi；对于彩色照片、含有彩色印章或批注的材料，可采用彩色或灰度模式扫描。

2.图像格式：扫描图像宜采用符合国际标准的格式，如TIFF（用于长期保存）或PDF（用于日常利用）。PDF格式宜采用OCR文本层与图像层结合的可检索PDF格式，以提高利用效率。

3.图像处理：对扫描后的图像进行去污、去噪、纠偏、裁剪、旋转、拼接（如遇跨页）等处理，确保图像清晰、端正、完整，无多余边框，信息完整无缺失。

4.特殊载体处理：对照片、录音带、录像带等特殊载体档案，应采用相应的数字化设备进行转换，并确保其内容的真实性和完整性。

（二）质量检查

1.图像质量检查：