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会议场所服务指南解读

目

CONTENTS

录

02

服务流程规范

01

场地配置标准

03

技术支持体系

04

安全管理制度

05

费用结算标准

06

用户反馈机制

01

场地配置标准

基础设备配备清单

投影设备

桌椅配置

中央空调

照明设备

包括投影仪、投影幕布、音响设备等，以满足演示需求。

确保会议室的温度、湿度适宜，提供舒适的会议环境。

根据会议人数配置相应的桌椅，包括主席台、观众席等。

提供充足的照明，确保每个参会者都能清晰地看到演示内容。

空间布局规划原则

空间利用率

合理规划会议场所的空间，确保每个区域都得到充分利用。

01

视线设计

确保每个参会者都能清晰地看到演讲者或演示内容，避免视线遮挡。

02

交通流线

规划合理的交通流线，确保参会者能够顺畅地进出会议场所，避免拥挤和混乱。

03

紧急疏散

设立明显的紧急疏散通道和标识，确保在紧急情况下能够迅速疏散。

04

特殊需求响应机制

无障碍设施

视听辅助设备

多元化服务

紧急医疗服务

为残障人士提供无障碍通道、专用卫生间等设施，确保他们能够平等参与会议。

为听力或视力受损的参会者提供助听器、放大镜等设备，帮助他们更好地参与会议。

提供多语种翻译、同声传译等服务，满足不同参会者的需求。

在会议场所设置急救箱、AED等医疗设备，并配备专业医护人员，确保在紧急情况下能够及时提供医疗救助。

02

服务流程规范

预约方式

电话预约、在线预约、现场预约等多种方式。

预约信息

会议时间、会议地点、参会人数、会议需求等。

审核机制

审核预约信息的完整性、会议时间是否有冲突、会议场所是否可用等。

预约确认

通过邮件、短信、电话等方式确认预约信息，确保双方沟通顺畅。

预约登记审核流程

现场服务执行标准

接待服务

环境维护

设备保障

紧急应对

会议场所工作人员应热情接待参会人员，提供会议引导、座位安排等服务。

会议场所应提供音响、投影、白板等设备，并保障其正常运行。

会议场所应保持整洁、安静、舒适，确保参会人员的体验。

会议场所应具备应对突发事件的能力，如提供急救、消防等服务。

会后清理验收要求

01

场地清理

会议结束后，应及时清理会议场所，包括桌椅、设备、地面等。

01

设备归位

音响、投影等设备应归位并关闭电源，白板应擦拭干净。

02

垃圾处理

会议垃圾应分类处理，保持会议场所的清洁。

03

验收标准

按照会议场所的清洁标准和服务要求，对清理后的会议场所进行验收。

04

03

技术支持体系

音视频设备操作指南

投影设备

熟悉投影仪的开关、调节亮度、对比度和清晰度；掌握幕布升降和遥控器使用方法。

音响设备

了解音响的开关、调节音量、音质、音效；掌握无线麦克风、音响设备间的切换。

视频设备

熟悉摄像机、摄像头、录像机的使用；掌握视频播放、暂停、切换等操作。

音频视频矩阵切换

了解音频视频矩阵的功能和使用方法，熟悉切换不同输入源到相应输出设备的操作。

网络环境保障方案

网络架构

带宽保障

网络安全

网络设备

确保网络架构稳定、高效，能够满足会议需求，包括有线和无线网络接入。

合理规划带宽资源，确保会议期间网络传输速度和稳定性。

制定网络安全策略，防止会议信息泄露或被非法攻击。

提前检查网络设备，确保其正常运行，包括路由器、交换机、防火墙等。

紧急故障处理预案

供电故障

网络故障

设备故障

人员应急

熟悉会场供电系统，准备备用电源，确保会议期间设备正常运行。

准备备用设备，如备用投影仪、音响、无线麦克风等，以便在设备故障时及时更换。

制定网络故障处理流程，快速定位并解决网络故障，确保会议不受影响。

提前培训会场服务人员，熟悉应急处理流程，能够迅速应对各种突发情况。

04

安全管理制度

消防通道标识规范

消防通道及出口处应设置明显的标识，包括安全出口、疏散指示等。

01.

消防通道应保持畅通，禁止堆放杂物或设置障碍物。

02.

通道标识应使用易于识别的颜色、图案或文字，以便在紧急情况下快速辨识。

03.

应急预案启动流程

制定详细的应急预案，包括火灾、地震等突发事件的应对措施。

1

定期进行应急预案演练，确保员工熟悉应急程序和职责。

2

应急预案启动后，应立即通知所有参会人员，并按计划迅速组织疏散和救援。

3

人员出入管控措施

设立专门的入口和出口，对出入人员进行严格的安全检查。

参会人员需佩戴有效身份证件或参会凭证，以便工作人员核验身份。

禁止携带危险物品进入会议场所，如易燃、易爆、有毒、有放射性等物品。

05

费用结算标准

场地租赁计价模式

打包价

包括场地使用费和其他服务费用，如设备租赁费、茶歇费等，适用于综合性会议服务。

03

根据会议使用场地的时间长短，按每小时、每天或每周等时间单位进行费用结算。

02

按使用时间计价

按场地面积计价

根据会议实际使用的场地面积