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电子文件管理及档案归档实施细则

第一章总则

第一条目的与依据

为规范本单位电子文件的管理，确保电子文件的真实、完整、可用与安全，促进电子档案的规范形成、有序管理和有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本单位实际工作情况，特制定本细则。

第二条适用范围

本细则适用于本单位各部门在各项工作活动中形成的，具有保存价值的电子文件的产生、流转、处置、归档及电子档案管理的全过程。所有涉及电子文件创建、处理、使用、保管的部门和人员均须遵守本细则。

第三条基本原则

电子文件管理及档案归档工作遵循以下原则：

1.全程管理原则：对电子文件从形成到归档乃至永久保存的整个生命周期进行全过程控制。

2.真实性原则：确保电子文件的内容、结构和形成过程真实可靠，与业务活动原貌一致。

3.完整性原则：保证电子文件的内容信息、背景信息和结构信息完整无缺。

4.可用性原则：确保电子文件在规定的时间内，通过适当的方式可以被准确检索、读取和理解。

5.安全性原则：采取必要的技术和管理措施，保障电子文件不被非法访问、篡改、泄露或丢失。

6.规范化原则：电子文件的形成、处理、归档及管理均应遵循统一的规范和标准。

第四条定义

本细则所称电子文件，是指本单位在公务活动中形成的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文字、图表、图像、音频、视频等各类信息记录。

电子档案，是指具有参考和凭证价值并归档保存的电子文件。

第二章组织机构与职责

第五条管理机构

本单位档案管理部门是电子文件和电子档案管理的职能部门，负责统筹规划、组织协调和监督指导本单位的电子文件管理及档案归档工作。各业务部门应指定专人（或兼职档案员）负责本部门电子文件的日常管理和归档工作。

第六条职责分工

1.档案管理部门：

*组织制定和修订本单位电子文件管理及档案归档相关制度和工作规范。

*指导和监督各部门电子文件的形成、积累、整理和预归档工作。

*负责电子档案的接收、审核、整理、保管、利用、鉴定、统计和销毁工作。

*组织电子文件管理及档案归档业务培训。

*保障电子档案管理系统的正常运行和数据安全。

2.各业务部门：

*负责本部门电子文件的形成、收集、积累、整理、鉴定和预归档，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。

*按照规定的时限和要求，向档案管理部门移交符合规范的电子档案。

*配合档案管理部门开展电子文件和电子档案的检查、指导和培训工作。

3.信息技术部门：

*负责为本单位电子文件管理和电子档案管理提供必要的信息技术支持和保障，包括软硬件环境的搭建、维护和升级。

*协助档案管理部门做好电子档案管理系统的技术维护和数据安全保障工作。

*参与电子文件格式标准、元数据标准等技术规范的制定。

第三章电子文件的形成与办理

第七条电子文件的命名规范

电子文件形成时，应遵循统一的命名规则。文件名应能准确反映文件的内容特征和形成要素，便于识别和检索。命名规则可包括部门标识、业务类别、文件主题、形成日期、版本号等要素，具体规则由档案管理部门会同各业务部门共同制定。

第八条电子文件的格式要求

电子文件的格式应选择通用性强、稳定性好、易于长期保存的开放格式或公认标准格式。如文本文件宜采用PDF或OFD格式；图像文件宜采用JPEG或TIFF格式；音频视频文件宜采用通用编码格式。确需使用专用格式的，应同时保存其读取软件及相关说明。档案管理部门应定期发布推荐使用的电子文件格式清单。

第九条电子文件的元数据

电子文件形成和办理过程中，应同步采集和记录必要的元数据。元数据应至少包括文件名称、形成部门、形成日期、作者、文件编号、密级、保管期限、关联文件、版本信息、载体信息等核心要素。元数据应与电子文件一并管理，确保其准确性和完整性。

第十条电子文件的版本管理

电子文件在形成和流转过程中，如发生内容修改，应进行版本控制。不同版本应清晰标识，如增加版本号或修改日期，并保留必要的历史版本。最终归档的应为经过审定的正式版本。版本变更应有相应记录，确保可追溯。

第十一条电子文件的形成与积累

各部门及工作人员在公务活动中形成的电子文件，应及时进行积累，不得随意丢弃或个人私自保存。重要的电子文件，在形成过程中应注意备份，防止数据丢失。

第四章电子文件的归档

第十二条归档范围

凡是本单位在公务活动中形成的，具有查考利用价值的电子文件及其元数据，均应按照规定进行归档。具体归档范围由档案管理部门根据相关规定并结合本单位实际情况确定。

第十三条归档时间

电子文件的归档时间应根据文件类型和业务特点确定。一般情况下，可在电子文件办理完毕或项目结束后及时归档；对于周期性或连续