供应商信息管理库与评估模板.docVIP

供应商信息管理库与评估模板工具指南

一、适用范围与应用场景

本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织对供应商全生命周期管理的需求，具体场景包括但不限于：

供应商准入管理：新供应商合作前的资质审核与信息备案；

合作过程监控：对现有供应商的交付质量、服务响应等关键指标跟踪；

定期绩效评估：按季度/年度开展供应商综合能力评价，优化合作策略；

风险预警与分级：识别低绩效或高风险供应商，制定整改或淘汰机制；

供应链资源整合：基于评估数据建立优质供应商池，支撑战略采购决策。

二、全流程操作指南

步骤1：供应商信息收集与初步筛选

操作说明：

收集渠道：通过供应商自荐、行业推荐、招标采购平台、行业协会等途径获取供应商基础信息；

筛选标准：根据采购品类要求，初步筛选具备合法经营资质（如营业执照、相关行业许可证）、产能匹配、质量体系认证（如ISO9001）的供应商；

资料清单：要求供应商提供《供应商基本信息表》（见模板1）、资质证明文件复印件（加盖公章）、产品/服务目录、过往合作案例（如有）等。

步骤2：供应商信息录入管理库

操作说明：

系统/工具选择：可通过Excel、ERP系统或专业供应商管理软件建立信息库，保证信息可查询、可更新、可追溯；

信息录入规范：按照《供应商基本信息表》字段完整填写，关键信息（如统一社会信用代码、联系人、联系方式）需与原件核对一致，避免缺漏或错误；

分类管理：按供应商所属行业（如原材料、服务类、设备类）、合作品类、合作区域等维度进行标签化管理，便于后续检索与统计分析。

步骤3：设定评估指标与权重

操作说明：

指标设计：结合企业采购目标，从质量、交付、成本、服务、合作稳定性五个核心维度设定二级指标（示例见模板2）；

权重分配：根据采购品类特性差异化设置权重（如质量类产品采购权重可设为40%，服务类采购则服务权重可提高至35%）；

评分标准：明确各指标的评分细则（如“交付准时率”≥98%得10分，95%-97%得8分，＜95%得0分），保证评估客观性。

步骤4：开展定期评估

操作说明：

评估周期：根据供应商合作重要性设定评估频率（如战略供应商每季度评估一次，普通供应商每半年评估一次）；

数据收集：由采购、质量、使用部门分别提供评估数据（如质量部门提供产品合格率，使用部门提供服务满意度反馈）；

综合评分：按指标权重加权计算总分，填写《供应商评估打分表》（见模板2），评估人需签字确认，保证结果可追溯。

步骤5：评估结果分析与反馈

操作说明：

结果分级：根据总分将供应商分为A（优秀，≥90分）、B（良好，80-89分）、C（合格，70-79分）、D（待改进，＜70分）四级；

问题反馈：对C、D级供应商，发出《供应商改进通知单》，明确整改项及时限（如“30天内将产品合格率提升至99%”）；

优秀供应商激励：对A级供应商优先考虑增加订单、延长合作期限或纳入“战略供应商名录”。

步骤6：供应商分级与动态管理

操作说明：

分级应用：A级供应商享受绿色通道（如简化审核流程）；B级供应商维持常规合作；C级供应商需提交整改报告并通过复核；D级供应商启动淘汰流程；

信息更新：供应商关键信息（如地址、联系人、资质）变更时，需在10个工作日内更新管理库；

退出机制：对连续两次评估为D级、整改不力或出现重大质量/服务的供应商，终止合作并移出信息库。

三、核心模板表格设计

模板1：供应商基本信息表

序号

字段名称

填写说明

示例

1

供应商全称

与营业执照一致

科技有限公司

2

统一社会信用代码

18位信用代码3

注册地址

详细行政区划

北京市海淀区路号

4

经营范围

营业执照核准范围

技术开发、销售、服务

5

联系人

主要对接人姓名（用*号代替）

*经理

6

联系方式

固定电话/手机（虚拟示例）

010-X/X

7供应品类

提供的产品/服务名称

办公设备、IT运维服务

8

合作起始日期

首次合作时间

2023-01-01

9

资质证明文件

需附件（如ISO证书、专利证书）

ISO9001:2015证书

10

备注

其他需说明信息

属于高新技术企业

模板2：供应商评估打分表（季度评估）

供应商名称：科技有限公司

评估周期：2024年Q1

评估部门：采购部

评估维度

权重（%）

二级指标

——————

———-

———————-

质量（40%）

40

产品合格率

质量问题响应时效

交付（25%）

25

交付准时率

订单满足率

成本（20%）

20

价格竞争力

成本优化建议

服务（15%）

15

售后服务满意度

沟通配合度

总计

100

——

评估等级：B（良好）

评估人：*主管

日期：2024-04-10

模板3：供应商分级管理表

分级

分数区间

合作策略

管理动作

A级

≥90分

优先采购，战略合作

纳入“优质供应商名录”，