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公司内部审核与改进流程模板

一、适用范围与启动时机

常规周期审核：每年/每季度/每月对部门核心流程、目标完成情况进行例行审核；

专项问题审核：出现流程执行偏差、客户投诉、绩效异常等问题时，针对特定环节开展深度审核；

新流程/制度推行后：对新增或修订的流程、制度进行合规性与有效性审核；

外部审核前准备：配合ISO、行业监管等外部审核前，开展内部预审核。

二、详细操作步骤

（一）审核准备阶段

目标：明确审核范围、组建团队、制定计划，保证审核有序开展。

责任人：审核发起部门负责人（如质量部、运营部）、审核组长。

操作内容：

明确审核需求：

根据启动时机确定审核主题（如“生产流程合规性”“客户投诉处理效率”）、范围（覆盖部门/流程/时间段）及目标（验证有效性/识别改进点）；

收集基础资料：相关流程文件、制度标准、过往绩效数据、问题记录等。

组建审核组：

审核组长由具备审核经验、独立性的管理人员担任（如经理）；

组员包括业务专家（如主管）、流程接口人（如专员），必要时邀请跨部门人员（如财务部代表）保证客观性；

明确组员职责：现场审核、证据收集、问题记录、报告撰写等。

制定审核计划：

内容包括审核时间、地点、对象、流程环节、组员分工、首次/末次会议安排等；

提前3个工作日将计划通知被审核部门，确认双方时间。

准备审核工具：

设计《审核检查表》（见模板1），明确审核要点、判定标准；

准备记录工具（如录音设备、拍照设备，需提前获被审核方同意）、相关文件清单。

（二）实施审核阶段

目标：通过现场检查、访谈等方式，客观收集证据，识别问题与改进机会。

责任人：审核组长、审核组员。

操作内容：

首次会议：

召集审核组、被审核部门负责人及相关人员参会，说明审核目的、范围、计划、流程及保密要求；

确认审核沟通人（如被审核部门对接人）。

现场审核：

文件查阅：检查流程文件是否现行有效、记录是否完整（如《生产日报表》《客户投诉处理单》）；

现场观察：跟踪实际操作是否符合流程要求（如生产现场是否按SOP操作、服务人员是否按话术沟通）；

人员访谈：随机抽取不同岗位人员（如操作工、班组长、部门经理），询问流程执行细节、遇到的困难、改进建议（访谈前告知访谈目的，保证信息真实）。

证据与问题记录：

对符合项记录客观事实，对不符合项（如“未按流程审批”“记录缺失”）详细描述：现象发生时间、地点、责任人、涉及文件/记录编号；

现场与被审核方沟通初步发觉，确认事实准确性，避免误解。

末次会议：

向被审核部门反馈审核初步结论，包括符合项、不符合项、观察项（潜在改进点）；

听取被审核方意见，记录争议点（后续由审核组长协调确认）；

明确后续整改要求及时限。

（三）问题整改与跟踪阶段

目标：保证不符合项有效整改，防止问题重复发生。

责任人：被审核部门负责人、整改责任人、审核组。

操作内容：

制定整改计划：

被审核部门收到《不符合项报告》（见模板2）后，2个工作日内分析问题原因（如“培训不足”“流程设计缺陷”），制定纠正措施（如“组织专项培训”“优化审批节点”）；

整改计划需明确：整改措施、责任人、完成时间、验证方式（如“修改流程文件并全员培训”“模拟操作验证”）。

实施整改：

责任人按计划落实整改措施，保留整改过程记录（如培训签到表、修订后的文件版本号）；

如需延期，提前1个工作日向审核组说明原因，新完成时间不得超过原时限30%。

整改验证：

审核组在整改到期后3个工作日内进行验证，可通过现场检查、记录查阅、人员访谈等方式确认整改效果；

验证结果分为“有效整改”（问题关闭）、“部分整改”（需补充措施，重新设定时限）、“未整改”（升级至分管领导协调）。

问题归档：

整改完成后，将《不符合项报告》《整改计划》《整改验证记录》整理归档，作为后续审核依据。

（四）总结与持续改进阶段

目标：提炼审核经验，推动管理体系优化，形成闭环管理。

责任人：审核组长、审核发起部门、公司管理层。

操作内容：

编制审核报告：

审核组在末次会议后5个工作日内完成《内部审核总结报告》（见模板3），内容包括：审核概况、审核发觉（符合项、不符合项、观察项）、问题分析、改进建议、整体结论；

报告经审核组长、被审核部门负责人签字确认后，报送公司管理层（如总监）。

召开总结会议：

由审核发起部门组织，参会人员包括管理层、各部门负责人、审核组代表；

通报审核整体情况，分享优秀实践（如某部门流程优化案例），讨论系统性改进措施（如修订公司级管理制度、优化跨部门协作流程）。

推动持续改进：

管理层根据审核报告，明确年度/季度改进重点，纳入公司年度工作计划；

各部门将改进措施融入日常管理，定期（如每季度）跟踪改进效果，形成“审核-整改-改进-再审核”的闭环。

三、核心模板工具

模板1：审核检查表（示例）

审核主题

采购流程合规性审