采购成本控制与审批流程模板成本控制型.docVIP

采购成本控制与审批流程模板（成本控制型）

一、适用范围与应用场景

二、执行步骤详解

（一）需求发起与申请

需求部门提报：采购需求部门（如生产部、运营部）根据实际需求填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预计用途、期望交付日期等核心信息，并说明采购的必要性（如生产计划、项目进度等）。

成本初步预估：需求部门结合历史采购数据或市场行情，对采购物品/服务进行初步成本预估，填写“预估单价”“预估总价”字段，并注明预估依据（如近期报价、行业价格指数等）。

部门负责人审核：需求部门负责人对采购需求的合理性及成本预估的准确性进行审核，确认无误后提交至采购部门。

（二）成本分析与预算核对

采购部门接收与初审：采购部门收到《采购需求申请表》后，重点审核采购需求的合规性（是否符合公司采购政策）、完整性及预估成本的合理性，必要时与需求部门沟通补充信息。

成本拆解与优化建议：采购部门对采购物品/服务进行成本拆解（如原材料成本、加工成本、物流成本等），分析成本构成，并提出初步的成本优化建议（如替代材料选择、批量采购、调整规格等），形成《采购成本分析表》。

预算匹配性检查：财务部门同步介入，核对采购需求是否纳入年度/季度采购预算，若超出预算，需需求部门说明原因并提交预算调整申请（按公司预算管理流程执行），保证采购行为在预算框架内。

（三）询价与比价

制定询价方案：采购部门根据采购物品/服务的特性（如标准化程度、市场供应情况、金额大小等），确定询价方式（公开招标、邀请报价、单一来源采购等）及询价供应商范围（至少选择3家合格供应商，若为独家采购需提供书面说明）。

实施询价：向选定供应商发出《询价函》，明确采购需求细节、报价要求（含单价、总价、付款条件、交付周期等）及报价截止时间，并要求供应商提供资质证明（如营业执照、相关行业认证等）。

比价分析与议价：收集供应商报价后，采购部门组织比价分析，从价格、质量、交付能力、服务保障等维度综合评估，筛选出最优候选供应商。若报价差异较大，需与供应商进行议价，争取进一步降低成本，形成《比价议价记录表》。

（四）审批流程

分级审批设定：根据采购金额大小设定审批权限（示例）：

金额≤5000元：需求部门负责人→采购主管

5000元＜金额≤2万元：需求部门负责人→采购主管→财务审核

金额＞2万元：需求部门负责人→采购主管→财务审核→总经理/分管副总

逐级审批：采购部门将《采购需求申请表》《采购成本分析表》《比价议价记录表》等材料按审批权限依次提交，审批人需对采购成本的合理性、比价过程的规范性、预算匹配性等进行审核，并在审批意见中明确“同意”“驳回”或“补充说明”意见。

审批结果反馈：审批通过后，采购部门向需求部门及供应商反馈结果；审批驳回的，需明确驳回原因，需求部门根据意见调整后重新提报。

（五）合同签订与执行

合同拟定：审批通过后，采购部门与供应商签订《采购合同》，合同中需明确采购物品/服务的规格、数量、单价（含成本控制条款，如价格调整机制、违约责任等）、交付时间、付款方式、质量标准等核心内容，保证成本控制条款的可执行性。

订单下达与跟踪：采购部门根据合同下达采购订单，并跟踪供应商的生产/备货进度、物流运输情况，保证按时交付，避免因延迟交付导致的额外成本（如紧急物流费、停工损失等）。

验收与入库：需求部门及质检部门协同对采购物品/服务进行验收，核对数量、质量是否符合合同约定，验收合格后办理入库手续，填写《验收单》，作为后续付款的依据。

（六）成本复盘与优化

实际成本核算：财务部门根据采购合同、验收单、付款凭证等，核算采购物品/服务的实际成本（含单价、总价及相关费用），与预估成本、预算成本进行对比分析，形成《采购成本差异分析表》。

复盘会议：采购部门定期组织成本复盘会议（如每月/每季度），邀请需求部门、财务部门参与，分析成本差异原因（如市场价格波动、供应商选择不当、规格参数偏差等），总结经验教训。

流程优化：根据复盘结果，持续优化采购流程（如更新合格供应商名录、调整采购策略、完善成本控制标准），形成《采购成本优化报告》，为后续采购成本控制提供依据。

三、采购成本控制审批流程表

采购申请单号

申请部门

申请人

采购物品/服务名称

规格型号

数量

预算单价（元）

预算总价（元）

市场询价记录（供应商名称及报价）

成本控制措施

审批意见

审批结果

执行状态

备注

CG生产部

*

A型原材料

XYZ-2023

1000

50

50,000

供应商甲：48元/件；供应商乙：52元/件；供应商丙：49元/件

选择供应商甲，批量采购享受95折

部门负责人：同意；采购主管：同意；财务审核：预算匹配；总经理：同意

通过

执行中

已签订合同，预计10月15日交付

CG运营部

*

仓