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采购管理审批流程模板
一、适用范围与场景
二、审批流程详解
需求提出与部门初审
责任人：使用部门申请人、部门负责人
操作说明：
使用部门根据实际业务需求（如办公耗材补充、生产原料短缺、设备新增等），填写《采购申请表》，详细注明物品名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途及需求时间，并附《需求说明书》（如为非标采购或大额采购）。
部门负责人审核采购需求的必要性、合理性及与部门预算的匹配度，确认无误后在《采购申请表》“部门初审意见”栏签字，并提交至采购部。
输出物：《采购申请表》（含部门初审意见）、《需求说明书》（如需）。
采购申请接收与信息核对
责任人：采购部专员
操作说明：
采购部接收使用部门提交的《采购申请表》，核对需求信息完整性（如是否填写规格、数量、预估价格等），对信息不全或模糊的，需在1个工作日内退回使用部门补充完善。
对信息完整的申请，根据采购物品类型（如常规办公用品、生产原料、固定资产等）启动后续采购流程，同步在《采购跟踪台账》中登记申请编号、申请部门、需求日期等信息。
输出物：《采购跟踪台账》（更新版）。
采购方案制定与供应商匹配
责任人：采购部专员、采购部经理
操作说明：
常规采购：对于标准化物品（如办公文具、标准件等），采购部从《合格供应商名录》中筛选至少2家供应商，获取报价单，对比价格、交货期、售后服务等，形成《比价分析报告》。
特殊采购：对于非标物品或大额采购（如单次采购金额超5万元），需组织供应商现场考察或要求提供样品，联合使用部门进行技术评估，确定最终供应商及采购方案。
采购部经理审核《比价分析报告》或采购方案，确认合规性与合理性后，提交财务部复核。
输出物：《比价分析报告》（常规采购）、《采购方案》（特殊采购）。
财务部门预算与资金复核
责任人：财务部专员、财务部经理
操作说明：
财务部接收采购部提交的《采购申请表》及附件，核对采购项目是否在年度预算范围内，预算金额是否充足。
对超预算采购，需使用部门提交《超预算说明》，详细说明超预算原因及必要性，由财务部经理审核后，提交分管副总或总经理审批。
预算复核通过后，财务部确认资金安排计划，在《采购申请表》“财务复核意见”栏签字，反馈至采购部。
输出物：《采购申请表》（含财务复核意见）、《超预算说明》（如需）。
管理层审批（按金额分级）
责任人：采购经理、分管副总、总经理
操作说明：
小额采购（单次金额≤1万元）：由采购部经理审批，确认后进入采购执行环节。
中额采购（1万元＜单次金额≤5万元）：由分管采购的副总审批，重点审核采购成本控制与供应商选择合理性。
大额采购（单次金额＞5万元）：需提交总经理审批，必要时召开采购评审会，由采购部、财务部、使用部门联合汇报，总经理最终决策。
审批通过后，管理层在《采购申请表》“管理层审批意见”栏签字，审批流程进入采购执行阶段。
输出物：《采购申请表》（含管理层审批意见）。
采购订单下达与合同签订
责任人：采购部专员、法务部（如需）
操作说明：
采购部根据审批通过的采购方案，向选定供应商下达《采购订单》，明确物品名称、规格、数量、单价、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。
对于单次采购金额超2万元或服务类采购，需与供应商签订《采购合同》，法务部对合同条款进行合规性审核，保证无法律风险。
《采购订单》或《采购合同》需经采购部经理签字盖章后，正式发送供应商，并同步抄送财务部与使用部门。
输出物：《采购订单》、《采购合同》（如需）。
物品验收与入库管理
责任人：使用部门验收人、仓库管理员、采购部专员
操作说明：
到货验收：供应商送货到指定地点后，使用部门与仓库管理员共同验收，对照《采购订单》核对物品名称、规格、数量、质量（如需提供检测报告），确认无误后在《验收单》上签字；若发觉数量不符、质量问题或延迟到货，需在《验收单》注明异常情况，采购部在2个工作日内与供应商协商处理（如退换货、索赔等）。
入库登记：验收合格的物品，由仓库管理员办理入库手续，填写《入库单》，注明物品编码、存放位置等信息，并在库存管理系统中更新库存数据。《入库单》需同步反馈至财务部与采购部。
输出物：《验收单》、《入库单》。
付款申请与财务结算
责任人：采购部专员、财务部专员、财务部经理
操作说明：
采购部根据《采购订单》《验收单》《发票》等资料，填写《付款申请表》，注明供应商名称、合同编号、付款金额、付款方式等信息，附相关证明材料（发票复印件、入库单等）。
财务部审核《付款申请表》与附件，确认发票合规性（如发票类型、税率、金额是否与合同一致）、验收与入库手续是否完备，无误后安排付款。
付款完成后，财务部在《付款申请表》“付款确认”栏签字，并将付款凭证反馈至采购部更新《采购跟踪台账》。
输出物：《付款申请表》、《付款凭证》、《采购跟踪台账》（更新版
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