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文档资料归档与保存标准化模板

一、适用场景与业务背景

在企业运营、项目管理、行政管理等日常工作中，各类文档资料（如合同、方案、会议纪要、审批单、成果报告等）的分散存储、版本混乱、查找困难等问题，常导致工作效率降低、信息传递滞后甚至合规风险。本模板适用于以下场景：

企业日常运营：行政通知、人事档案、财务凭证（非发票类）、制度文件等核心资料的统一管理；

项目全周期管控：从立项、执行到结项的需求文档、进度报告、验收材料等阶段性资料的归档；

人员变动交接：员工离职、岗位调整时，其负责的工作文档、权限资料的系统化交接；

合规审计支持：应对内外部审计时，能够快速、完整提供历史文档记录，保证审计流程顺畅。

二、标准化操作流程

（一）资料收集与初筛

明确收集范围：根据业务需求，列出需归档的文档类型（如“项目周报”“供应商合同”“培训记录”等），避免遗漏或纳入无关资料。

资料完整性检查：保证文档内容完整（如合同含双方签字、项目方案含审批页）、版本最新（优先保留最终定稿，标注“V1.0最终版”等字样）。

初筛剔除：删除重复、临时草稿（标注“草稿”且无存档价值的）、过期失效文件（如已终止项目的未执行方案）。

（二）分类与分级

分类维度：按“部门-项目-文档类型”三级逻辑划分，例如：“行政部-2024年办公采购-合同类”“研发部-智能终端项目-需求文档”。

密级划分：根据资料敏感度设定三级密级，明确管控权限：

普通级：公开可查阅（如公司通知、培训课件）；

内部级：仅限部门内或指定人员查阅（如部门工作计划、项目进度表）；

保密级：需审批才可查阅（如未公开的商业协议、核心技术文档）。

（三）编码与标识

编码规则：采用“部门代码-年份-流水号”格式，例如：“XZB-2024-001”（行政部2024年第1号归档文档）、“YFB-2023-158”（研发部2023年第158号归档文档）。部门代码可自定义（如行政部=XZB、财务部=CWB）。

标签制作：打印包含“文档编号、名称、密级、归档日期”的标签，粘贴于文档封面或首页右下角，保证扫描或查找时快速识别。

（四）登记与建档

信息登记：将文档信息录入《文档资料归档登记表》（详见第三部分），填写完整字段（如形成部门、存储位置、保管期限等），保证每份文档可追溯。

电子/纸质建档：

电子文档：按分类结构创建文件夹（如“XZB/2024/合同类”），将文件重命名为“编号-名称”（如“XZB-2024-001-办公设备采购合同”），至指定服务器或云盘；

纸质文档：使用统一规格档案盒（如A4竖放），按编码顺序排列，盒面粘贴标签（注明“部门-年份-文档类型及起止编号”），内部附《档案盒内文件清单》。

（五）存储与保管

存储介质选择：电子文档优先存储于企业内部加密服务器，重要资料需定期备份（本地+异地双备份）；纸质文档存放于专用档案柜，远离潮湿、阳光直射环境。

环境要求：档案库房保持温度18-22℃、湿度45%-60%，配备防火、防虫、防盗设施，定期检查存储状态（如U盘是否可读、纸张是否霉变）。

（六）借阅与流转

权限审批：借阅保密级文档需提交《借阅申请表》，经部门负责人及档案管理员审批；普通/内部级文档可由部门负责人直接审批。

登记与归还：借阅时在《文档资料借阅登记表》中记录信息，约定归还期限（一般不超过3个工作日）；归还时检查文档完整性，无缺损后更新归还状态。

（七）鉴定与销毁

保管期限届满鉴定：到期前1个月，由档案管理员联合业务部门鉴定文档价值：无价值者按流程销毁，仍有价值者延长保管期限并更新记录。

销毁流程：销毁需经部门负责人审批，纸质文档采用碎纸机处理，电子文档彻底删除并清除备份，销毁后填写《文档销毁记录表》存档。

三、核心模板工具清单

表1：文档资料归档登记表

文档编号

文档名称

形成部门/人

形成日期

密级

存储位置（柜号/路径）

保管期限

备注

XZB-2024-001

2024年办公设备采购合同

行政部/*明

2024-03-15

内部级

档案柜-01-03/服务器-行政部-合同

10年

含3份附件

YFB-2023-158

智能终端项目需求说明书

研发部/*华

2023-11-20

保密级

服务器-研发部-需求/加密U盘-01

5年

V2.0最终版

表2：文档资料借阅登记表

借阅人

部门

借阅日期

归还日期

文档编号及名称

审批人

借阅事由

备注

*丽

市场部

2024-05-10

2024-05-12

XZB-2024-001-办公设备采购合同

*强

月度预算核对

已归还

*磊

财务部

2024-05-11

-

YFB-2023-158-需求说明书

*静

项目成本审计

未归还

四、执行关键要点与风险规避

（一）明确责任主体

设立专职或兼职档案管理员，负责归档流程的监督、登记表的更新及存储环境的维护；

各部