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食堂采购流程图

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CONTENTS

02

供应商选择阶段

01

需求分析阶段

03

采购订单处理

04

收货与验收

05

付款与结算

06

记录与改进

01

需求分析阶段

食堂需求调查

通过员工问卷、厨师意见征集及历史消费数据分析，明确食材种类、数量及特殊需求（如低糖、低脂等定制化要求）。

多维度需求采集

结合时令食材供应情况与季节性菜单变化，动态调整采购计划，确保食材新鲜度与成本控制。

季节性需求调整

与现有供应商沟通市场供应趋势，获取新品推荐或替代方案，优化采购品类结构。

供应商反馈整合

库存水平评估

实时库存盘点

采用数字化管理系统监测米面粮油、冷冻食品等主要原料的实时库存量，避免积压或短缺。

保质期动态监控

对临近保质期的食材进行优先级消耗规划，减少浪费并制定临期食品处理预案。

安全库存阈值设定

根据日均消耗量设定关键食材的最低库存警戒线，确保突发需求下的应急供应能力。

由后勤、财务及厨师长联合评审采购清单，确保预算合规性与菜单匹配度。

跨部门协同审核

将食材分为核心必备类（如主食）、高频消耗类（如蔬菜）及备用类（如调味品），差异化制定采购周期。

需求优先级分级

针对易短缺食材（如海鲜）建立备用供应商名单，缩短紧急补货响应时间。

应急采购通道预留

采购需求确认

02

供应商选择阶段

供应商信息收集

市场调研与资质审核

历史合作记录分析

实地考察与样品评估

通过行业协会、线上平台等渠道收集潜在供应商信息，重点核查营业执照、食品经营许可证、卫生许可证等资质文件，确保供应商符合国家食品安全标准。

组织采购团队实地考察供应商的生产环境、仓储条件及物流体系，同时索取食材样品进行感官、理化指标检测，评估其新鲜度与品质稳定性。

调取供应商过往合作数据（如交货准时率、投诉率等），结合其他客户评价，综合判断其服务可靠性与应急响应能力。

多维度比价策略

针对大宗食材（如米面油）采用阶梯报价谈判，争取长期合作优惠；明确质量验收标准、违约责任及赔偿细则，降低履约风险。

议价与合同条款优化

替代方案预案制定

对易波动食材（如季节性蔬菜）要求供应商提供替代品种预案，并约定价格浮动机制，确保供应链韧性。

横向对比不同供应商的报价单，分析单价、批量折扣、运费等成本构成，同时结合账期、退换货政策等隐性条款计算综合采购成本。

报价比较与谈判

供应商最终选定

跨部门评审会议

召集财务、后勤、质检等部门成立评审小组，依据价格、质量、服务等指标对候选供应商打分，形成加权评估报告。

试点合作与动态考核

选定1-2家供应商进行小批量试点合作，期间记录食材损耗率、食堂满意度等数据，作为正式签约前的最终考核依据。

分级管理制度建立

根据考核结果将供应商分为战略合作、常规合作及备用三级，实施差异化管理并定期复审，确保供应链持续优化。

03

采购订单处理

订单创建与审核

需求汇总与录入

根据食堂每日运营需求，汇总食材、调料、餐具等采购清单，确保品类、数量、规格等信息准确无误后录入系统。

预算核对与审批

财务部门核对采购预算，确认金额符合标准后提交至管理层审批，避免超支或重复采购。

供应商匹配

系统自动匹配合格供应商库，优先选择资质齐全、价格合理、供货稳定的合作方，确保采购质量可控。

订单发送与跟踪

电子化发送

审核通过的订单通过采购平台或邮件发送至供应商，附详细交货要求（如包装标准、质检报告等），并保留发送记录备查。

实时状态更新

采购专员通过系统跟踪订单状态，包括供应商确认、生产进度、物流信息等，异常情况需及时沟通并记录处理方案。

异常预警机制

设置交货延迟、数量差异等预警阈值，系统自动触发提醒，采购团队需在限定时间内响应并协调解决方案。

交货时间协调

应急调整预案

如遇突发需求（如临时加餐），采购团队需评估供应商产能及物流能力，优先调用本地备用供应商或调整菜单替代方案。

到货窗口管理

明确供应商交货时间段（如避开食堂用餐高峰），协调仓库人员提前准备验收工具及场地，避免拥堵或延误。

分批交付安排

针对易腐食材（如蔬菜、鲜肉），与供应商协商分批次交货，确保食材新鲜度并减少仓储压力。

04

收货与验收

记录收货信息

详细登记收货时间、供应商名称、货物批次号等信息，便于后续追溯和库存管理，同时保留原始单据备查。

核对送货单与采购订单

确保送货单上的货物名称、规格、数量与采购订单完全一致，避免因信息不符导致后续库存管理混乱。

检查包装完整性

确认货物外包装无破损、变形或污染，尤其对易碎、易腐物品需重点检查，防止运输过程中造成的损耗。

货物接收核对

质量检查标准

感官检查标准

通过观察、闻味、触摸等方式判断食材新鲜度，如蔬菜应色泽鲜亮、无腐烂，肉类应无异味、弹性良好。

理化指标检测

定期核查供应商的营业执照、食品经营许可证等资质文件，确保其具备合法供货资格，