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网络办公流程化操作系统手册

一、系统概述

本系统旨在通过标准化、线上化流程管理，提升网络办公效率，规范跨部门协作，实现审批、沟通、任务跟进全流程可视化。系统支持流程自定义、模板配置、数据统计分析等功能，适用于企业日常办公中的各类流程化场景，助力组织实现高效协同与管理规范化。

二、适用范围与典型场景

（一）适用范围

本系统适用于企业内部全体员工，覆盖行政、人事、财务、业务等各部门的日常办公流程需求，支持PC端与移动端同步操作。

（二）典型场景

人事管理类：员工入职/离职申请、劳动合同续签、加班调休审批、培训报名等；

行政办公类：会议室预订、办公用品申领、用印申请、出差审批等；

财务审批类：费用报销、借款申请、预算调整、付款审批等；

业务协作类：项目立项申请、合同审批、客户需求对接、跨部门资源协调等。

三、核心操作流程说明

（一）流程发起：从申请到提交

目标：规范流程发起步骤，保证信息完整、流程可追溯。

操作步骤：

登录系统

员工通过企业统一账号登录系统（支持账号密码、短信验证码登录），进入“工作台”界面。

选择流程模板

在“流程中心”“新建流程”，根据需求选择对应模板（如“费用报销”“请假申请”等）；若模板不存在，可“自定义流程”，按需配置流程节点、审批人、表单字段等。

填写表单信息

根据模板要求填写必填项（如申请人信息、申请事由、涉及金额、时间范围等），系统会自动校验格式（如日期需为YYYY-MM-DD，金额需为数字）；

附件（如发票扫描件、合同草案、证明材料等），附件大小不超过10MB，支持PDF、Word、Excel、JPG等格式。

设置审批链

系统默认按预设审批链流转（如“部门负责人→分管领导→财务部”），发起人可根据实际情况调整审批人（需具备审批权限），或添加“抄送人”（仅查看流程进度，不参与审批）。

提交流程

确认信息无误后，“提交”，系统自动向第一审批人发送待办提醒；提交后流程状态变为“审批中”，发起人可在“我的流程”中查看进度。

（二）流程审批：从待办到办结

目标：规范审批动作，保证审批意见明确、流程高效推进。

操作步骤：

接收待办提醒

审批人登录系统后，“待办事项”界面会显示需处理的流程，进入详情页，查看申请人信息、表单内容、附件及历史审批意见。

审核流程内容

仔细核对表单信息（如费用报销的发票金额与申请是否一致、请假事由是否符合规定等），必要时可“查看附件”或联系申请人补充说明。

审批操作

同意：“同意”，可填写审批意见（如“已核实，同意报销”），系统自动流转至下一审批人；

驳回：“驳回”，需填写驳回原因（如“发票信息不全，请补充后重新提交”），流程将退回至发起人，发起人修改后可重新提交；

转办：若审批人因出差等原因无法处理，可“转办”，选择其他具备权限的员工代为审批，转办后原审批人不再接收该流程提醒。

流程办结

所有审批节点完成后，流程状态变为“已办结”，申请人及抄送人将收到办结通知，相关数据自动归档至流程数据库。

（三）流程查询与跟踪：从进度到归档

目标：支持流程全生命周期追溯，便于数据统计与问题复盘。

操作步骤：

查询流程进度

发起人/审批人在“我的流程”或“流程查询”中，输入流程编号、申请人、申请时间等关键词，可快速定位流程，查看当前状态、处理节点及审批意见。

导出流程记录

在流程详情页“导出记录”，可PDF版流程报告（包含完整审批链、意见、附件清单等），用于存档或线下汇报。

归档管理

已办结流程自动归档至“流程档案库”，支持按类型、时间、部门分类检索，保存期限不少于3年（可根据企业规定调整）。

四、使用规范与常见问题

（一）账号与权限管理

员工入职后由人事部统一开通系统账号，离职时账号自动停用，相关流程数据保留；

审批权限由部门负责人在“权限管理”中配置，严禁越权审批或私自转交他人处理。

（二）表单与附件规范

表单内容需真实、完整，不得虚构信息或漏填必填项；

附件需清晰、完整，关键信息（如发票金额、合同条款）需可辨识，避免模糊文件影响审批效率。

（三）审批时限要求

常规流程（如费用报销、请假）需在1个工作日内处理完毕；

涉及跨部门协作的流程（如项目立项），各审批节点需在2个工作日内反馈，逾期未处理系统自动提醒。

（四）常见问题处理

流程提交后如何修改？

流程处于“审批中”状态时，发起人无法直接修改，需联系当前审批人驳回，修改后重新提交；

流程已办结需修改的，需通过“新建流程”重新提交，原流程作为历史记录保留。

审批人未收到提醒怎么办？

检查系统消息通知设置是否开启，或通过系统内“消息”功能手动提醒审批人；

若仍无法解决，联系系统管理员（*工号：IT001）排查账号或权限问题。

附件失败如何处理？

检查附件大小是否超限（单附件不超过10MB）、格式是否支持（不支持.exe、.rar等格式）；

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