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某衡器厂现金管理实施规范

某衡器厂现金管理实施规范

第一章总则

1.1本规范旨在规范某衡器厂现金管理行为，确保资金安全、合规使用，提升资金使用效率，防范财务风险。

1.2本规范适用于厂内所有涉及现金收支的部门、岗位及人员，包括但不限于销售部、采购部、生产部、财务部等。

1.3现金管理遵循PDCA循环原则，即计划（Plan）-执行（Do）-检查（Check）-改进（Improve），实现持续优化。

1.4现金管理坚持风险管理与数据驱动理念，通过风险识别、评估与控制，以及数据分析优化资金配置。

1.5本规范依据GB/T19001-2016质量管理体系标准，结合制造业现金管理特性制定。

第二章组织架构与职责

2.1财务部为现金管理的归口部门，负责制定现金管理制度、监控现金流量、编制现金预算。财务部经理对现金管理全面负责。

2.2销售部负责销售回款管理，确保应收账款及时回收，[每月5日前]向财务部提交收款计划。销售主管对回款真实性负责。

2.3采购部负责采购付款管理，严格按照采购合同执行付款，[每笔付款前]需经采购经理审核。

2.4生产部负责生产成本核算，需确保领料、报销等现金支出符合SOP（标准作业程序）要求。生产主管对成本数据准确性负责。

2.5出纳人员具体执行现金收付、保管工作，需每日核对现金余额，[每日下班前]完成账实相符确认。出纳员需通过FMEA（失效模式与影响分析）识别并防范现金错漏风险。

第三章现金收支流程

3.1现金收入流程

输入：客户付款（现金/支票/电子支付）→过户至银行账户→销售部核对发票与收款金额→财务部审核票据合规性→银行入账→确认收款完成→归档凭证

过程中，需重点核对OEE（设备综合效率）指标，确保收款时效。支票收款需在[3个工作日]内完成承兑。

3.2现金支出流程

输入：付款申请（采购、差旅、费用报销）→申请人填写SOP要求的付款单→部门负责人审批（金额≤[1万元]由主管审批，1万元需财务总监审批）→财务部复核发票、合同→出纳支付现金/转账→收取付款凭证→归档

支出前需执行风险评估，特别是大额支付需通过双人复核机制。

3.3备用金管理

生产部、销售部等需用部门可申请备用金，金额上限为[5万元]，需[每月15日]报销并补足，超额部分需说明理由并经财务部批准。

第四章风险控制与防范

4.1技术风险：电子支付系统需符合PCIDSS标准，定期进行漏洞扫描，[每半年]更新一次安全策略。

4.2操作风险：出纳与会计必须分离，银行对账需双人复核，禁止出纳接触空白支票。

4.3管理风险：建立分级授权机制，审批链需明确记录，违规行为按《员工手册》处理。

4.4环境风险：现金存放需符合消防规范，保险柜使用需定期检查，[每年]进行一次防劫演练。

第五章数据分析与改进

5.1财务部需每月生成现金流量表，分析应收账款周转率、应付账款周转率等指标，[每月10日]向管理层汇报。

5.2建立现金收支异常预警模型，当连续3天实收金额偏差超过[5%]时触发复核。

5.3通过PDCA循环持续优化：计划阶段制定预算，执行阶段监控预算执行，检查阶段分析偏差，改进阶段调整制度。

第六章特色章节：衡器行业特殊管控要点

6.1计量器具费用管控：衡器校准、维修费用需经技术部确认，确保符合GB/T15481标准，费用上限为[设备原值的10%]。

6.2客户预付款管理：大额预付款需签订保密协议，收款后[30日内]交付产品，逾期需加收[0.1%]违约金。

6.3退货退款现金处理：退货需经质检部签批，退款金额【1万元】需财务总监签字，并记录至ERP系统。

第七章附则

7.1本规范自发布之日起执行，原有制度与本规范冲突的以本规范为准。

7.2本规范由财务部负责解释，修订时需经厂长批准。

7.3涉及的关键绩效指标：

-现金周转天数

-应收账款坏账率

-付款及时率

-现金差错次数

-预算达成率

-保险柜使用记录完整率

-电子支付占比

制度接口预留：

-与《采购管理规范》接口（付款流程衔接）

-与《销售管理规范》接口（回款管理协同）

-与《ERP系统》接口（数据同步要求）

确保制度具有前瞻性（预留数字化接口）、弹性（分级授权）、兼容性（跨部门协同）、可追溯性（全程留痕）。