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公司文件档案管理标准流程

一、引言

文件档案是公司在各项经营管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录，是公司知识资产的重要组成部分，也是维护公司历史真实面貌、保障公司正常运营和发展的重要依据。为规范公司文件档案管理工作，提高档案利用效率，确保档案的真实性、完整性、安全性和可追溯性，特制定本标准流程。本流程适用于公司各部门及全体员工在日常工作中涉及的各类文件档案的管理。

二、文件的形成与产生

文件的规范形成是档案管理的源头和基础。各部门在日常工作中产生文件时，应遵循以下原则：

（一）文件创建规范

文件创建应符合公司统一的格式要求，如需使用模板（如报告、通知、合同等），应采用公司规定的标准模板。文件内容应真实、准确、完整、清晰，语言表述规范、简洁。文件名称应能准确反映文件核心内容，避免使用模糊或易混淆的名称。对于需要版本控制的文件，应在文件中标明版本号，确保使用者获取到最新有效版本。

（二）文件拟制与审批

重要文件的拟制应经过必要的调研和论证。文件形成后，需按照公司规定的审批权限和流程进行审核与签发。审批过程中的修改意见及最终审批结果应予以记录，确保文件的合法性和权威性。未经审批或审批手续不全的文件，不应正式发布或执行。

三、文件的日常管理

文件在流转和使用过程中的有序管理，是保证其有效利用和安全的关键环节。

（一）文件分类与编号

公司应建立统一的文件分类体系，各部门可在此基础上结合自身业务特点进行细化。文件分类应遵循逻辑性、系统性和可扩展性原则。文件编号应具有唯一性，便于识别、检索和管理。编号规则应明确、统一，并在公司内部进行公示，确保全员理解和遵循。

（二）文件登记与分发

重要文件的收发应进行登记，记录文件名称、编号、来源/去向、日期、份数、经手人等信息。文件分发应根据需要确定分发范围和份数，避免无关人员接触敏感文件。分发过程应确保文件传递的安全和及时。

（三）文件传阅与借阅

内部传阅文件应设定传阅范围和期限，阅文人应在指定时间内阅读并签署意见，不得随意扩大传阅范围或延误传阅。文件借阅需履行借阅手续，明确借阅期限、借阅人责任。借阅的文件不得擅自复制、涂改、勾画、抽换或转借他人。涉密文件的借阅应严格按照保密规定执行。

（四）文件保密管理

各部门及员工应严格遵守公司保密规定，明确文件的保密级别。涉密文件的制作、传递、使用、保管等环节均需采取相应的保密措施，确保涉密信息不外泄。非涉密但敏感的商业信息也应妥善管理，防止不必要的扩散。

四、文件的归档

文件在办理完毕或达到一定阶段后，应及时进行归档，以实现其历史价值的保存。

（一）归档范围与时间

明确界定应归档文件的范围，包括各类合同协议、会议纪要、重要报告、决策文件、规章制度、项目资料、财务凭证、人事档案等具有查考和保存价值的文件材料。归档时间一般应在文件办理完毕后的规定期限内完成，对于项目类文件，可在项目结束后集中归档。

（二）归档要求

归档的文件材料应齐全、完整、准确，手续完备。文件应按照其自然形成规律和内在联系进行整理组卷，保持文件之间的有机联系。归档文件应符合一定的质量要求，如纸张整洁、字迹清晰、装订规范等。电子文件的归档应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与相应的纸质文件建立关联。

（三）归档流程

文件形成部门或经办人应将符合归档要求的文件材料整理后，向公司档案管理部门（或指定档案管理员）移交。档案管理部门（或档案管理员）应对移交的文件进行审核、验收，符合要求的予以接收登记，并进行系统化的整理、编目和保管。

五、档案的保管与利用

档案的科学保管是确保其长期可用的基础，而有效利用则是档案管理的最终目的。

（一）档案保管条件

档案保管场所应具备适宜的温度、湿度，避免阳光直射、潮湿、高温、虫害、鼠害等不利因素。档案柜架应坚固耐用，便于存取。对于电子档案，应配备安全可靠的存储设备和备份系统，定期进行数据备份和检查，防止数据丢失或损坏。

（二）档案日常维护

定期对档案进行清点、检查，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。档案存放应井然有序，便于查找。严格执行档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得擅自进入。

（三）档案利用

档案利用应遵循相关规定，履行必要的审批手续。利用档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。档案管理部门应积极为公司各项工作提供档案咨询和利用服务，可根据需要编制档案检索工具，提高利用效率。对于具有密级的档案，其利用应严格控制在规定范围内。

（四）档案复制与摘录

因工作需要复制或摘录档案内容的，应经档案管理部门同意，并由档案管理员负责操作或监督。复制件应加盖档案证明章，并注明原件保管处。摘录档案内容应保持原貌，不得断章取义。

六、档案的鉴定与处置

随着时间的推移，部分档案的价值会发生变化，需要进行定期鉴定和相应处置