行政文书格式规范与文档管理工具.docVIP

行政文书格式规范与文档管理工具指南

一、适用范围与典型应用场景

本工具适用于各类企事业单位、机关及社会组织的行政文书管理工作，覆盖日常办公中高频使用的行政通知、请示报告、会议纪要、函件、规章制度等文书类型。典型应用场景包括：

跨部门协作：如项目推进中的工作通知、资源协调函件；

向上级汇报：如年度工作总结、专项请示；

对外沟通：如合作邀请函、问题回复函；

内部管理：如考勤制度、会议管理规范等。

通过规范格式与标准化管理，可提升文书专业性、统一性及后续检索效率。

二、标准化操作流程

（一）文书起草：明确核心要素与规范

确定文书类型：根据发文目的选择对应类型（如通知、请示、函等），不同类型的结构差异需严格区分（如“请示”需一文一事，“函”适用于不相隶属机关间沟通）。

规范基础格式要素：

一般用“发文机关+事由+文种”格式（如“公司关于2024年春节放假安排的通知”），简洁明了，不超过30字；

主送机关：明确文书接收部门或人员，顶格书写，后加冒号；

逻辑清晰，分条列项时用“一、（一）、1.、（1）”序号，段落首行缩进2字符，行距28磅；

附件：如有附件，注明“附件：1.X”，与空一行；

发文机关与成文日期：右下角标注发文机关全称（加盖公章），成文日期用阿拉伯数字（如“2024年3月15日”）。

语言与内容规范：使用书面语，避免口语化表达；数据、事由需准确无误，涉及部门职责的需提前沟通确认。

（二）格式检查：对照清单逐项核对

完成起草后，使用《行政文书格式检查清单》（详见第三部分）逐项核对，重点检查：

字体字号：标题用二号小标宋简体，用三号仿宋GB2312，一级标题三号黑体，二级标题三号楷体GB2312；

页边距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；

页码：页码位于页脚居中，格式为“-X-”（如“-1-”）；

特殊符号：使用全角标点，数字、年份用阿拉伯数字（如“2024年”而非“二〇二四年”）。

（三）审核审批：分级负责保证合规

部门初审：由文书起草部门负责人审核，重点核对内容真实性、部门职责匹配度及附件完整性；

综合部门复审：行政部门（或办公室）审核格式规范性、发文权限及与其他文书的衔接性（如涉及跨部门事项，需会签相关部门负责人）；

领导签批：根据文书重要性，提交对应层级领导审批（如常规通知由分管领导签批，重要请示由主要领导签批），审批意见需明确“同意”“修改后印发”或“不同意”。

（四）印发归档：统一管理便于追溯

印发：审核通过后，使用公司统一公文模板（Word格式）排版，纸质版需加盖公章，通过OA系统或内部邮件分发电子版，注明“抄送：X”；

归档：文书印发后3个工作日内，由行政部门将纸质版（原件）及电子版整理归档，归档文件命名规则为“发文机关+文种+年份+序号”（如“公司通知2024-001”），按年度、文种分类存放，保存期限参照《文书档案管理规定》（一般为3-10年，重要文书永久保存）。

三、常用文书模板与填写示例

（一）《行政通知》模板

要素

填写规范

示例

标题

发文机关+事由+文种

公司关于2024年清明节放假安排的通知

主送机关

顶格书写，接收部门全称

各部门、各子公司：

开头说明发文依据，主体明确事项、要求，结尾提出执行时间

根据国家法定节假日安排，结合公司实际，现将2024年清明节放假事宜通知一、放假时间：4月4日（星期四）至4月6日（星期六），共3天，4月7日（星期日）上班。二、各部门需提前做好工作安排，保证假期前后工作衔接顺畅；放假期间注意安全，保持通讯畅通。

附件

如有附件，注明附件名称及数量

（无附件）

发文机关

公司全称（加盖公章）

公司

成文日期

阿拉伯数字，年、月、日齐全

2024年3月28日

（二）《请示类文书》模板

要素

填写规范

示例

标题

事由+文种（“请示”需一文一事）

关于申请采购办公设备的请示

主送机关

顶格书写，直接上级领导或部门

总经理办公室：

开头说明背景，主体阐述请示事项、理由及具体需求，结尾用“妥否，请批示”

为提升部门办公效率，现申请采购笔记本电脑5台、打印机2台，预算共计3万元（明细详见附件）。该设备主要用于日常数据处理及文件打印，目前现有设备已使用超过5年，故障频发，影响工作进度。妥否，请批示。

附件

注明附件名称及数量

附件：1.办公设备采购明细表；2.市场询价单

发文机关

请示部门全称（加盖公章）

市场营销部

成文日期

阿拉伯数字

2024年3月20日

（三）《会议纪要》模板

要素

填写规范

示例

标题

会议名称+“纪要”

公司2024年第一季度经营分析会议纪要

会议时间

年、月、日、具体时间（上/下午）

2024年3月25日上午9:00-11:30

会议地点

具体会议室

公司总部301会议室

参会人员

列出姓名、职务，缺席人员注明原