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会议记录及后续跟进标准化工具

一、适用场景与价值

本工具适用于各类工作会议（如日常例会、项目推进会、跨部门协调会、专题研讨会等）的标准化记录与后续跟进，旨在解决会议记录内容模糊、行动项责任不清、跟进进度不透明等问题。通过统一记录格式和闭环跟进机制，保证会议决议有效落地，提升团队协作效率，避免“议而不决、决而不行”的情况。

二、标准化操作流程

（一）会前准备：奠定高效会议基础

明确会议目标与议程

会议组织者需提前1-2天发布会议通知，明确会议主题、目标、时间、地点（或线上会议）、参会人员及议程（建议细化至每个议题的讨论时长）。

示例：“2024年Q3产品迭代计划评审会——目标：明确Q3产品功能优先级及排期；议程：1.用户需求梳理（30分钟）；2.技术可行性评估（20分钟）；3.资源协调（15分钟）；4.决议确认（10分钟）”。

指定记录人与材料准备

会议组织者需提前指定记录人（建议由熟悉业务内容的人员担任），并同步告知其需重点关注“讨论结论、待决策事项、行动项（负责人、截止日期、交付物）”。

参会人员需提前准备与议题相关的材料（如数据报表、方案文档），并在会前1天发送至记录人，保证信息同步。

（二）会中记录：聚焦核心信息

结构化记录关键内容

记录人需围绕“议题-讨论-结论-行动项”四要素记录，避免流水账式描述，重点突出分歧点、共识及待办事项。

示例：“议题：用户反馈‘登录流程复杂’的优化方案；讨论：*（产品经理）建议简化验证码步骤，*（技术负责人）需评估接口改造周期；结论：优先优化验证码步骤，保留手机号一键登录功能；行动项：*（技术负责人）3个工作日内输出接口改造方案，*（产品经理）同步设计新流程原型”。

实时确认行动项信息

对于会议中明确的行动项，记录人需当场与负责人确认“任务内容、交付标准、截止日期”，保证信息准确无误，避免后续推诿。

（三）会后跟进：闭环管理决议

整理与分发会议记录

会议结束后24小时内，记录人需整理会议记录，内容包括：会议基本信息（时间、地点、参会人员、记录人）、各议题讨论摘要、关键结论、行动项列表（含负责人、截止日期、优先级）。

会议记录经会议主持人审核无误后，在1个工作日内发送至所有参会人员及相关方，并抄送部门负责人，保证信息触达。

跟踪行动项进度

记录人需建立行动项跟踪表（详见模板），每周更新行动项进度（如“进行中、已完成、延期”），提前2天提醒负责人即将到期的任务。

对于延期任务，记录人需及时与负责人沟通原因，并同步至会议主持人，协调资源解决障碍。

闭环复盘与归档

行动项全部完成后，记录人需组织简短复盘会（或在线反馈），总结经验教训，更新至会议记录附件。

所有会议记录及跟进材料需按“年度-会议类型”分类归档，保存期限不少于1年，便于后续查阅。

三、核心工具模板

模板1：会议基本信息表

会议名称

2024年Q3产品迭代计划评审会

会议时间

2024年6月15日14:00-15:15

会议地点/形式

3号会议室（线下）

主持人

*（产品总监）

记录人

*（产品经理助理）

参会人员

（产品总监）、（技术负责人）、（测试主管）、（运营经理）

缺席人员及原因

*（UI设计师）——临时客户对接

会议目标

明确Q3产品功能优先级及排期

模板2：议题讨论与决策表

序号

议题名称

讨论摘要

关键结论

待决策事项（若有）

1

用户需求梳理

（运营经理）反馈用户集中提出“登录流程复杂”问题，建议优化；（产品经理）补充数据：30%新用户因登录流失

优先解决“登录流程复杂”问题，保留手机号一键登录，简化验证码步骤

需确认是否增加“第三方账号登录”功能（下次会议讨论）

2

技术可行性评估

*（技术负责人）评估：接口改造需3个工作日，新流程原型开发需5个工作日

支持登录流程优化方案，技术团队优先排期

无

3

资源协调

（产品经理）申请设计资源支持原型设计；（测试主管）需同步制定测试计划

*（UI设计师）调整原计划，优先支持登录流程原型设计；测试计划于6月20日前提交

无

模板3：行动项跟踪表

行动项ID

任务内容

负责人

截止日期

交付物

当前状态

备注（延期原因/进展说明）

A001

输出登录流程接口改造方案

*（技术负责人）

2024.6.18

接口改造方案文档

进行中

需协调后端开发资源

A002

设计新登录流程原型

*（UI设计师）

2024.6.20

高保真原型图

未开始

等待技术方案确认后启动

A003

制定登录流程测试计划

*（测试主管）

2024.6.20

测试计划文档

未开始

需结合原型图设计测试用例

四、使用关键提示

记录准确性优先

避免使用“大概”“可能”等模糊词汇，行动项需明确“做什么（任务内容）、谁来做（负责人）、何时完成（截止日期）、交付什么（交付物）”，保证责任可追溯。

跟进及时性原则