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业务接待费用申请与审批模板

一、适用场景说明

二、操作流程详解

步骤1：申请发起

由业务部门接待负责人或经办人发起申请，需提前至少2个工作日填写《业务接待费用申请与审批表》，明确接待事由、时间、地点及预计费用。如遇紧急接待（如临时客户到访），可同步通过电话或即时通讯工具向部门负责人报备，事后24小时内补填书面申请。

步骤2：信息填写与附件准备

申请人需完整填写申请表中的各项信息，并准备以下支撑材料（如适用）：

接待单位/人员的基本信息（如客户名称、来访目的、职务等）；

接待方案（含行程安排、参与人员名单）；

费用预算明细（如餐饮、交通、礼品等分类预估金额）。

步骤3：逐级审批

申请表填写完成后，按以下流程逐级提交审批：

部门负责人审核：确认接待事由的必要性、参与人员的合理性及费用预算是否符合部门年度预算额度；

分管领导审批：根据接待重要性（如是否为战略客户、重大项目对接等）及费用标准，审批费用预算；

财务部门复核：检查费用是否符合公司《业务接待管理办法》中的标准（如人均餐饮标准、礼品价值上限等），确认预算科目及支付方式合规；

总经理（或授权人）审批：单次接待费用超过[具体金额，如5000元]时，需提交总经理最终审批。

步骤4：费用执行

审批通过后，申请人按批准的接待方案执行。执行过程中如需调整费用（如增加临时项目、超出预算10%以上），需重新履行审批手续。接待过程中需保留相关凭证（如消费清单、合影照片等），以便后续报销。

步骤5：报销结算

接待结束后3个工作日内，申请人凭审批通过的《业务接待费用申请与审批表》、实际费用明细及合规凭证（如正规票据、消费记录等）至财务部门办理报销。财务部门核对审批表与实际支出无误后，按公司财务流程支付款项。

三、申请与审批表模板

业务接待费用申请与审批表

基本信息

申请部门

申请人

申请日期

年月日

联系方式

接待信息

接待单位/人员

（名称及职务，如：科技有限公司张总经理）

接待事由

（如：洽谈项目合作、考察公司生产基地等）

接待时间

年月日时至时

接待地点

（如：公司会议室、酒店包间等）

我方参与人员

（姓名+职务，如：经理、主管）

对方参与人员

（姓名+职务，如：总监、经理）

费用明细

项目

预算金额（元）

实际金额（元）

备注（如餐饮标准、礼品用途等）

餐饮费

交通费

礼品费

其他（请注明）

费用合计

审批意见

部门负责人

签字：日期：

分管领导

签字：日期：

财务部门

签字：日期：

总经理（或授权人）

签字：日期：

备注

（如接待成果、后续跟进计划等）

申请人签字：

日期：

四、关键注意事项

事由真实性：接待事需与公司业务直接相关，不得以接待名义进行非公务活动或变相福利支出。

费用合规性：严格执行公司费用标准，如餐饮人均消费不超过[具体金额，如300元]，礼品价值不超过[具体金额，如500元]，且不得赠送现金或购物卡。

审批时效性：需提前申请，紧急情况需补办手续，避免“先执行后审批”。

凭证完整性：报销时需提供正规票据（如税务发票）及消费清单，票据抬头需为公司全称，内容与接待事由一致。

预算控制：接待费用需控制在年度预算范围内，超预算部分需专项说明并经更高层级审批。

保密要求：不得泄露接待对象的敏感信息（如商业合作细节、个人隐私等），维护公司及客户信息安全。