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机关事业单位档案管理规范指导

档案工作是机关事业单位工作中不可或缺的基础性环节，是维护单位历史真实面貌、保障各项工作有序开展、服务决策和社会利用的重要工作。规范机关事业单位档案管理，对于提升治理能力、促进依法行政、保护历史文化遗产具有十分重要的意义。本指导旨在结合当前档案工作实际，为机关事业单位档案管理提供一套系统性、操作性强的规范指引，以期推动档案管理工作科学化、制度化、规范化水平的持续提升。

一、档案管理的基本原则与总体要求

机关事业单位档案管理工作应始终坚持以下基本原则：统一领导、分级管理，确保档案工作在单位统一领导下有序进行，明确各级管理职责；完整齐全、真实准确，这是档案的生命线，必须保证归档材料的原始性、真实性和内容的完整性；规范整理、科学保管，按照标准对档案进行系统化整理，采用科学方法和先进技术手段进行保管，延长档案寿命；依法利用、安全保密，在遵守国家法律法规的前提下，积极提供档案利用服务，同时严格执行保密制度，确保档案安全。

总体要求是：各单位应将档案工作纳入本单位整体发展规划和年度工作计划，建立健全档案工作网络，配备必要的人员、场地、设施设备，保障档案工作所需经费，使档案工作与单位各项事业发展相适应、相协调。

二、文件材料的收集与归档

文件材料的收集与归档是档案管理的起点和基础，直接关系到档案的质量和数量。

（一）归档范围的确定

各单位应依据国家有关规定，结合本单位职能和工作实际，科学界定文件材料的归档范围。凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，对本单位工作、国家建设和历史研究具有查考利用价值的各种门类和载体的文件材料，均应列入归档范围。这包括本单位在各项工作中形成的具有指令性、指导性、请示性、报告性、凭证性、记录性的文件，以及与本单位业务活动密切相关的各类合同、协议、会议记录、统计报表、照片、录音录像、实物等。同时，也要明确不归档文件材料的范围，如临时性、事务性、重复性的文件材料，以及无查考利用价值的一般性文件材料等，避免不必要的资源浪费。

（二）归档时间与要求

1.归档时间：文书档案一般应在次年上半年完成归档；专门档案（如会计档案、基建档案、科研档案等）应按照相应专业档案管理规定的时限进行归档；对于一些专项工作或重大活动形成的文件材料，应在工作结束或活动结束后及时整理归档。

2.归档要求：归档的文件材料应齐全完整，手续完备。文件的正本与定稿、主件与附件、请示与批复、转发文件与原件等应一并归档。文件材料的书写材料、纸张质量应符合档案保管要求，字迹清晰耐久，不得使用易褪色的书写材料。对于破损、褪色或字迹模糊的文件材料，应进行修复或复制。

（三）电子文件的归档

随着信息化建设的深入，电子文件已成为档案的重要组成部分。电子文件的归档应遵循真实性、完整性、可用性和安全性的原则。应明确电子文件的归档范围、格式要求、元数据采集、归档方式（如在线归档或离线归档）以及归档后的管理措施。确保电子文件从形成、流转到归档的全过程可追溯，并采取有效措施保障电子档案的长期可读性。

三、档案的整理

档案整理是将零散的、需要进一步条理化的文件材料，按照一定的原则和方法进行系统化、规范化处理的过程，目的是便于档案的保管和利用。

（一）分类

档案分类应遵循科学性、系统性和可操作性原则。常用的分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法，或几种方法结合使用。各单位应根据本单位档案的实际情况和特点，选择合适的分类方案，并保持分类体系的相对稳定。分类方案应具有逻辑性和层次性，便于理解和执行。

（二）编号与排列

1.编号：在分类的基础上，应对档案进行编号。档号的编制应遵循唯一性、合理性、稳定性和可扩展性原则，确保每一份档案都有一个唯一的、规范的标识。档号的结构应清晰反映档案的分类体系和排列顺序。

2.排列：案卷（或件）内文件材料的排列，应按照其形成的时间顺序或逻辑关系进行。通常，正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后；重要文件的历次修改稿，应按照修改时间顺序排列。

（三）编目

编目是档案整理工作的重要环节，是揭示档案内容、方便检索利用的关键。应按照规范要求，逐卷（件）编制档案目录。目录应包括案卷目录、卷内文件目录（或件内文件目录）等。目录项目应填写准确、完整，字迹清晰。对于声像档案、实物档案等特殊载体档案，还应编制专门的目录，并注明其载体形式、存储位置等信息。

四、档案的保管

档案保管是档案管理工作的重要环节，其任务是采取有效措施，防止档案的损坏、丢失和泄密，延长档案的使用寿命，维护档案的系统性和安全性。

（一）库房管理

档案库房是保管档案的专门场所，应符合《档案馆建筑设计规范》等相关标准要求。

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