企业采购审批流程模板高效版.docxVIP

一、适用采购场景

常规办公用品采购：如纸张、文具、办公耗材等低值易耗品补充；

生产/办公设备采购：如电脑、打印机、生产工具等固定资产新增或替换；

服务类采购：如设备维修、保洁服务、咨询培训等外部服务采购；

其他日常采购：如劳保用品、员工活动物资等非生产性物料采购。

根据采购金额不同，适用场景可分为小额采购（预算金额≤5000元）和大额采购（预算金额＞5000元），分别对应不同的审批层级，保证流程高效且合规。

二、流程操作步骤详解

（一）需求发起与申请

责任人：采购需求部门申请人（如行政专员、生产部门主管等）

操作内容：

明确采购需求：根据部门工作需要，确定采购物品/服务的名称、规格、数量、预算金额及需求日期；

填写《采购申请审批表》（详见模板表格），附上详细采购清单（如物品名称、规格型号、数量、预估单价等）；

对于大额采购或技术类设备，需附《采购需求说明》，阐述采购必要性、技术参数及选型依据。

输出要求：完整填写《采购申请审批表》，保证信息准确、无遗漏，附件材料齐全。

（二）部门负责人审核

责任人：需求部门负责人（如行政部经理、生产部经理等）

操作内容：

审核采购需求的合理性：确认采购内容是否符合部门工作计划，是否为必要支出；

审核预算准确性：核对预算金额是否在企业年度预算范围内，是否符合成本控制要求；

审核数量及规格：确认采购数量是否满足实际需求，规格参数是否明确，避免过度采购。

输出要求：在《采购申请审批表》“部门负责人意见”栏签字确认，注明“同意”或“需补充说明”，并反馈给申请人。

（三）财务复核

责任人：财务部门专员

操作内容：

审核预算合规性：确认采购项目是否纳入年度预算，如为预算外采购，需审核《预算调整申请表》是否已审批；

审核价格合理性：对于常规物品，参考历史采购价格或市场价格进行比价；对于大额采购，要求提供至少3家供应商的报价单；

审核资金安排：确认采购资金是否到位，是否符合企业资金使用计划。

输出要求：在《采购申请审批表》“财务复核意见”栏签字，注明“预算合规，同意”或“预算不足/价格异常，需调整”，并反馈至需求部门。

（四）分级审批

责任人：根据采购金额确定审批人（分管领导/总经理）

操作内容：

小额采购（≤5000元）：由分管领导（如行政副总、运营副总）审批，重点审核需求紧急性和必要性；

大额采购（＞5000元）：需经分管领导审核后，提交总经理审批，重点审核采购项目对企业整体运营的影响及投资回报。

输出要求：审批人在对应审批栏签字，注明“同意采购”或“不同意，需重新规划”，审批完成后将表格转交采购部门。

（五）采购执行

责任人：采购部门专员

操作内容：

根据审批通过的《采购申请审批表》，制定采购计划：明确供应商选择方式（如定点采购、比价采购、招标采购）；

供应商选择：小额采购可从合格供应商库中直接选定；大额采购需组织比价或招标，保证供应商资质合规、价格合理；

下达采购订单：与供应商签订采购合同/订单，明确交付时间、质量标准、付款方式等条款；

跟踪交付进度：保证供应商按时交付货物/服务，并通知需求部门验收。

输出要求：采购订单/合同复印件、供应商资质文件（营业执照、相关资质证书）等资料存档备查。

（六）验收与确认

责任人：需求部门验收人+采购部门监督

操作内容：

货物验收：需求部门根据采购清单核对物品名称、规格、数量、质量，填写《采购验收单》；

服务验收：对于服务类采购，由需求部门根据服务标准确认服务成果，填写《服务验收确认单》；

异常处理：如发觉货物破损、数量不符或质量问题，需在3个工作日内反馈给采购部门，由采购部门与供应商协商解决（退换货、索赔等）。

输出要求：双方签字确认的《采购验收单》或《服务验收确认单》，作为付款依据。

（七）付款与归档

责任人：财务部门专员+采购部门专员

操作内容：

付款申请：采购部门凭审批通过的《采购申请审批表》《采购验收单》《发票》（或合规收据）提交财务部门付款；

资金支付：财务部门审核无误后，按合同约定方式支付款项（如银行转账、支票等）；

资料归档：采购部门将《采购申请审批表》《采购验收单》《采购订单/合同》、付款凭证等资料整理归档，保存期限不少于3年。

输出要求：付款完成凭证、完整采购档案资料。

三、采购申请审批表（模板）

申请编号

部门

申请人

联系方式

申请日期

采购详情|

物品/服务名称|规格型号|单位|数量|预算单价（元）|预算总价（元）|需求日期|备注|

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审批流程

审批人

审批意见

审批日期

部门负责人审核

财务复核意见

分管领导审批（≤5000元）

总经