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幼儿园电子档案管理规范

一、总则

（一）目的与依据

为规范我园电子档案管理工作，提高档案管理科学化、规范化、信息化水平，确保电子档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家相关档案管理法规及学前教育相关规定，结合本园实际，特制定本规范。

（二）适用范围

本规范适用于本幼儿园各类电子档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用、鉴定与销毁等管理工作。全园各部门及全体教职工均须遵守本规范。

（三）基本原则

1.真实性原则：电子档案的内容必须真实反映幼儿园各项工作的实际情况。

2.完整性原则：电子档案应齐全完整，能全面反映所记录事项的全貌。

3.规范性原则：电子档案的形成、处理和管理应遵循统一的规范和标准。

4.安全性原则：采取有效措施保障电子档案的存储安全、信息安全和使用安全，防止信息泄露、丢失和篡改。

5.可利用性原则：电子档案的管理应以方便利用为导向，确保在需要时能够快速、准确地提供服务。

二、管理机构与职责

（一）管理机构

幼儿园成立电子档案管理工作小组，由园长任组长，分管副园长任副组长，各部门负责人及保教主任、信息技术管理员（或指定专人）为成员。工作小组下设办公室，设在保教处（或办公室），负责日常电子档案管理工作的组织与协调。

（二）主要职责

1.园长：对幼儿园电子档案管理工作负总责，审批电子档案管理重大事项及相关制度。

2.分管副园长：协助园长负责电子档案管理的具体领导工作，督促各项制度的落实。

3.保教处（或办公室）：

*组织制定和修订幼儿园电子档案管理相关制度及工作细则。

*负责指导、监督和检查全园各部门电子档案的形成、收集、整理、归档等工作。

*负责幼儿园核心电子档案的集中管理、保管和提供利用。

*组织电子档案管理人员的业务培训。

4.信息技术管理员（或指定专人）：

*负责电子档案管理系统及相关软硬件设备的日常维护、技术支持和安全保障。

*协助进行电子档案的备份、迁移和格式转换等技术工作。

5.各部门负责人及教职工：

*负责本部门或个人在工作中形成的电子文件材料的收集、整理、初步审核，并按规定时限向档案管理部门归档。

*严格遵守电子档案管理的各项规定，确保所提供电子档案的真实性、完整性和准确性。

三、电子档案的收集与归档

（一）收集范围

电子档案的收集范围包括但不限于：

1.幼儿档案：幼儿基本信息登记表（不含敏感隐私信息，如详细家庭住址、家长身份证号等，以必要信息为主）、健康检查记录、在园发展情况记录（观察记录、作品、评估材料等）、幼儿离园相关材料等。

2.保教工作档案：教育教学计划、总结、课程实施方案、教学活动设计、教研活动记录、家园联系记录等。

3.行政管理档案：幼儿园发展规划、年度工作计划与总结、会议纪要、规章制度、人事管理相关材料（不含涉密信息）、上级来文及本园发文等。

4.卫生保健档案：晨检记录、传染病预防记录、膳食营养分析、卫生消毒记录等。

5.安全管理档案：安全检查记录、应急预案、安全培训与演练记录、事故处理记录等。

6.后勤保障档案：物资采购与管理记录、设施设备维护记录等。

7.其他有保存价值的电子文件材料。

（二）归档要求

1.格式要求：

*文本类文件优先采用PDF格式，也可使用Word格式。

*图像类文件采用JPEG或PNG格式，保证清晰可辨。

*音频、视频类文件采用通用格式，如MP3、MP4等。

*如使用特殊软件生成的文件，应同时归档其读取软件或转换为通用格式。

2.命名规范：电子文件命名应规范、统一、易懂，能反映文件内容。一般可采用“年度+部门/类别+事由+序号”的结构，例如：“2024-小一班-春季运动会-照片01”。

3.元数据要求：归档时应完整记录电子档案的元数据，如文件名称、形成时间、形成部门/人、文件格式、主题内容等。

4.归档时限：

*常规性工作文件应在工作结束后一周内完成初步整理。

*学期或年度性总结、计划等材料应在学期或年度结束后一个月内归档。

*幼儿档案在幼儿离园后一个月内完成整理归档。

*重大活动、专项工作形成的电子档案，应在活动结束或工作完成后两周内归档。

四、电子档案的管理与保管

（一）存储管理

1.幼儿园应建立安全、稳定的电子档案存储系统，可采用本地服务器存储与云存储相结合的方式，确保数据安全。

2.电子档案实行集中统一管理，核心档案应存储在幼儿园指定的专用服务器或加密存储设备中。

（二）备份制度

1.电子档案应定期进行备份，制定详细的备份计划，明确备份频率（如每日增量备份，每周全量备份）、备份方式、备份介质及存放地点。

2.备份介质应异地存放，防止因意外事故（如火灾、水灾）导致