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业务合同审核与执行指南

前言

本指南旨在规范企业业务合同的审核流程与执行管理，通过明确各环节职责、细化操作步骤、提供工具模板，帮助业务部门、法务部门及财务部门协同合作，降低合同法律风险，保障企业合法权益，保证合同条款落地执行。本指南适用于采购合同、销售合同、服务合同、合作协议等各类业务合同的审核与全过程管理。

一、适用业务场景

本指南适用于以下典型业务场景，可根据企业实际业务类型灵活调整：

采购类合同：原材料采购、设备采购、服务外包等对外采购业务；

销售类合同：产品销售、技术服务、定制开发等对外销售业务；

合作类合同：战略合作、项目合作、代理合作等联合经营业务；

其他业务合同：涉及权利义务约定、经济利益分配的各类书面协议。

二、合同审核全流程操作步骤

合同审核需遵循“业务发起→多部门协同审核→最终审批→签署归档”的闭环流程，保证合同内容合法、合规、合理，符合企业利益。

（一）合同发起与资料准备

发起主体：由业务部门根据合作需求发起，填写《合同审批单》（见模板1），明确合作方基本信息、合同标的、金额、履行期限等核心要素。

资料清单：需同步提交以下材料，保证信息完整、准确：

合作方主体资格证明（营业执照复印件、法定代表人身份证明等）；

合同草案（需包含核心条款，如标的、数量、质量、价款、履行方式、违约责任、争议解决等）；

与合作方的前期沟通记录（如邮件、会议纪要，体现双方协商一致的内容）；

其他辅助材料（如技术规格书、验收标准等）。

（二）业务部门初步审核

审核职责：业务部门作为合同发起方，需对合同内容的真实性、必要性及业务可行性负责。

审核重点：

合作方背景：核实合作方经营资质、履约能力（如过往合作业绩、信用记录）；

业务匹配度：合同标的、数量、质量是否符合企业业务需求，是否与前期沟通一致；

商业条款：价款、付款方式、交付周期等商业条款是否合理，是否符合企业成本控制目标；

风险初步识别：是否存在履约障碍（如产能不足、资质缺失等），并提出应对建议。

输出结果：审核通过后，在《合同审批单》中签署意见并流转至法务部门；若需修改，标注具体意见并退回业务部门调整。

（三）法务部门专业审核

审核职责：法务部门负责审核合同的法律合规性、条款严谨性，防范法律风险。

审核重点：

主体资格：合作方是否具备签订合同的法定资质（如特殊行业经营许可证、法定代表人授权委托书等）；

条款合法性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效条款（如“霸王条款”）；

权利义务对等：双方权利义务是否明确、对等，违约责任是否具体、可执行；

争议解决：争议解决方式（诉讼/仲裁）、管辖法院/仲裁机构是否明确、合理；

特殊条款：知识产权归属、保密义务、不可抗力等条款是否完整，是否符合行业惯例。

输出结果：审核通过后，在《合同审批单》中签署意见；若存在法律风险，出具《法律意见书》（见模板2），列明问题条款及修改建议，退回业务部门与合作方协商调整。

（四）财务部门审核

审核职责：财务部门负责审核合同中的财务条款，保证资金安全与财务合规。

审核重点：

价款与支付：价款计算是否准确，支付方式（预付款/进度款/尾款）、支付节点是否符合企业财务制度；

税费承担：税费（如增值税、附加税）的承担方是否明确，是否符合税法规定；

发票要求：发票类型（如增值税专用发票）、开具时间、交付方式是否约定清晰；

履约保函/保证金：是否需收取履约保证金或提供保函，金额及返还条件是否合理；

财务风险：是否存在大额预付款、超期付款等资金风险，并提出控制措施。

输出结果：审核通过后，在《合同审批单》中签署意见；若财务条款不合理，标注修改意见并退回业务部门调整。

（五）最终审批与签署

审批权限：根据合同金额、重要性划分审批权限（如：10万元以下由业务负责人审批；10-50万元由分管副总审批；50万元以上由总经理审批）。

审批流程：法务、财务部门审核通过后，合同审批单流转至最终审批人，审批人确认无异议后签署审批意见。

合同签署：

采用书面签署形式，合同文本需加盖企业公章或合同专用章（严禁以部门章代替）；

若需法定代表人签字，需核对签字人身份信息；

合同签署一式多份（至少企业留存2份，合作方1份），双方各执一份，原件由档案管理部门统一归档。

三、合同执行阶段管理要点

合同签署后，进入履行阶段，需通过“交底→跟踪→变更→验收→归档”流程，保证合同条款落地。

（一）合同交底

交底主体：业务部门负责人向执行团队（如项目经理、销售人员）进行合同交底。

交底内容：

合同核心条款（标的、数量、质量、交付时间、付款节点）；

双方权利义务与违约责任；

履行过程中的风险点及应对措施；

沟通对接人（企业方与合作方联系人、联系方式）。

输出结果：形成《合同交底记录》（见模板3），由执行团队成员签字确认，保证全员理解合同要求。

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