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企业知识管理手册文件归档规范

一、总则

为规范企业内部各类文件的形成、收集、整理、归档与利用工作，保证文件资料的完整性、系统性、安全性及可追溯性，支撑企业知识沉淀与高效流转，特制定本规范。本规范是企业知识管理体系的重要组成部分，适用于企业各部门、各项目组的文件归档管理活动。

二、适用范围与目标

（一）适用范围

本规范适用于企业在生产经营、管理活动及项目执行过程中形成的具有保存价值的各类纸质文件、电子文件及声像资料，包括但不限于：

管理制度类：企业章程、部门职责、工作流程、管理办法等；

项目资料类：项目立项报告、可行性分析、会议纪要、验收报告、成果交付物等；

业务合同类：合作协议、采购合同、销售合同、服务协议等；

会议记录类：各类工作会议、专题研讨会、项目例会的纪要及相关材料；

人力资源类：招聘资料、员工档案、培训记录、绩效考核文件等；

财务资料类：预算报表、财务分析、审计报告、费用报销凭证等（需符合财务专项管理规定）；

技术文档类：研发方案、技术图纸、测试报告、专利申请材料等；

声像资料类：活动照片、录音录像、宣传视频等。

（二）管理目标

规范统一：建立标准化的文件归档流程与格式，保证各部门归档行为一致；

完整准确：保证文件内容完整、信息准确，避免遗漏或错误；

安全可控：明确文件保管责任与权限，防止文件丢失、泄露或损坏；

高效利用：通过分类索引与科学存储，实现文件资料的快速检索与共享利用。

三、文件归档全流程操作指引

（一）文件形成与收集

文件形成规范

各类文件需按照企业公文模板或项目模板规范格式，明确标题、编号、形成部门、日期、密级（如公开、内部秘密、机密）等核心要素；

电子文件需使用通用格式（如Word、PDF、Excel等），避免使用加密或特殊格式软件；

涉及多方协作的文件，需经各相关方负责人*审核签字（电子文件需通过OA系统审批留痕）。

文件收集责任

文件形成部门/项目组为收集责任主体，需在文件完成后3个工作日内完成初步收集；

部门指定专人（如兼职档案管理员*）负责本部门文件汇总，保证同一事项的关联文件（如会议纪要与附件、合同与补充协议）一并收集。

（二）文件分类与编号

分类原则

采用“年度-部门-文件类型-流水号”的层级分类法，保证分类逻辑清晰、便于检索。

年度：文件形成的自然年度，如“2024”；

部门：文件形成的一级部门（如“市场部”“研发中心”），使用部门代码（如“SC”“YF”）；

文件类型：按“总则”中适用范围的8类文件，使用类型代码（如“GL-管理制度”“XM-项目资料”）；

流水号：同一部门同类型文件的顺序编号，从“001”开始。

编号规则

文件编号格式为：年度-部门代码-文件类型代码-流水号

示例：2024-YF-XM-012（表示2024年研发中心项目资料第12号文件）。

特殊文件处理

跨部门协作文件：由主办部门主导分类编号，协办部门在移交时注明“协办单位：部门”；

项目全周期文件：按项目名称建立独立分类，编号规则为“年度-项目代码-流水号”（项目代码由项目部*统一编制）。

（三）文件整理与立卷

文件排序与编页

同一卷内文件按形成时间或逻辑顺序排序，重要文件在前，附件在后；

纸质文件需编写页码（用铅笔右上角标注），电子文件需在文件名中体现页码（如“2024-YF-XM-012_P1”）；

正件与分开装订的附件需在同一页码区间连续编号，如附件从“P1-1”开始。

编制卷内目录

每卷文件需编制《卷内文件目录》（模板详见第四部分），包含序号、文件题名、文件编号、页码、形成日期、密级、备注等要素，一式两份（一份随卷归档，一份留存形成部门）。

组卷要求

同一事由、同一项目的文件需组为一卷，避免跨卷或拆分过散；

纸质文件使用无酸卷盒或文件夹装订，厚度不超过3cm；电子文件按卷名建立文件夹，文件夹名称格式为“年度-部门-文件类型-卷名”（如“2024-YF-XM-项目验收资料”）。

（四）文件移交与归档

移交时间

日常管理文件：每季度末月25日前完成本季度文件归档；

项目文件：项目验收通过后15个工作日内完成归档；

年度总结类文件：次年1月31日前完成归档。

移交流程

移交方准备：填写《文件移交清单》（模板详见第四部分），核对文件数量、编号、完整性，签字确认；

接收方审核：档案管理员*对移交文件进行逐一核对，检查分类、编号、目录是否规范，发觉问题当场退回整改；

双方签字：审核无误后，移交方与接收方在《文件移交清单》上签字，各执一份留存。

归档存储

纸质文件：移交至企业档案室，按分类编号顺序上架存放，存放环境需保持通风、干燥、防火、防潮；

电子文件：同步至企业知识管理系统（如OA、SharePoint），设置读取权限（仅授权人员可访问），定期备份（每月增量备份+每年全量备份）。

（五）档案保管与维护

保管期限

根据