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会议策划与执行标准模板

适用会议类型与场景

会议策划执行全流程步骤

一、筹备阶段：明确目标与框架

步骤1：定义会议核心目标

明确会议需解决的问题（如决策事项、信息同步、资源协调）或达成的成果（如方案输出、行动计划、合作意向）。

示例：“本次项目推进会需明确Q3关键里程碑，并分配各模块负责人。”

步骤2：确定会议基本信息

时间：避免节假日或重要冲突，预留30分钟缓冲期；

地点：内部会议室/外部场地，需确认容纳人数、设备配套（投影、麦克风、网络）；

形式：线下/线上/混合（线上需提前测试平台稳定性，如腾讯会议、Zoom）；

时长：根据议程复杂度设定，一般会议不超过2小时，大型活动不超过4小时。

步骤3：梳理参会人员与分工

参会对象：决策层（总经办）、执行层（各部门负责人）、支持人员（行政、IT）；

筹备组分工：

总协调（张经理）：整体进度把控、跨部门沟通；

议程组（李主管）：议程设计、材料收集；

物料组（王助理）：场地布置、设备调试、餐饮安排（如有）；

记录组（赵专员）：会议纪要、拍照录像、会后资料整理。

步骤4：制定会议预算

列支项目：场地费（外部租赁）、物料费（印刷品、礼品）、餐饮费、交通费（外部嘉宾）、设备租赁费（如需）。

二、会前准备：细化执行与确认

步骤1：设计会议议程

按逻辑顺序安排议题（如“背景回顾→问题讨论→方案决策→行动计划”），明确每个议题的负责人、时长；

示例：

时间

议题内容

负责人

时长

09:00-09:10

开场致辞

张经理

10分钟

09:10-09:40

Q3项目进展汇报

李主管

30分钟

09:40-10:20

跨模块资源协调讨论

各部门负责人

40分钟

步骤2：收集与分发会议材料

提前3-5天向参会人员发送议程、背景资料、需讨论的草案（如PPT、Word文档），要求提前审阅并标注意见；

线上会议需提前发送平台、参会指南（如静音规则、屏幕共享操作）。

步骤3：场地与物料准备

场地布置：检查桌椅摆放（U型/回型/课桌式）、投影设备、音响系统、网络稳定性；

物料清单（详见“核心工具表格”）：签到表、会议手册、笔、纸、饮用水、横幅/背景板（如有）；

特殊需求：翻译设备、残疾人通道、茶歇（如会议超过1.5小时）。

步骤4：发送会议提醒

会议前1天通过企业/邮件发送提醒，包含时间、地点、议程、携带材料、联系人（王助理，）。

三、会议执行：流程控制与现场管理

步骤1：签到与引导

线下：设置签到处，核对参会人员信息，发放会议材料、胸牌；

线上：提前15分钟进入会议室，播放暖场音乐，协助调试设备。

步骤2：开场与议程推进

总协调（张经理）开场，重申会议目标、议程及时长规则；

严格按照议程控制时间，超时议题可引导“是否需延长时间或另约讨论”，避免跑题。

步骤3：互动与决策记录

关键议题需引导发言（如“请技术部先介绍方案”），鼓励不同观点，避免少数人主导；

记录组实时记录决策事项、行动项（负责人、截止时间），示例：

决策事项

负责人

截止时间

资源支持

Q3市场推广方案终版输出

李主管

2023-08-15

设计部配合

步骤4：突发情况处理

设备故障：IT人员（刘工）立即启用备用设备或切换备用场地；

人员缺席：关键人员缺席时，由总协调协调该议题是否延期或委托他人代为发言；

争议较大：暂时搁置，明确会后由相关方单独沟通，避免会议陷入僵局。

四、会后总结：成果落地与归档

步骤1：整理会议纪要

会议结束后24小时内，记录组（赵专员）整理纪要，包含：会议基本信息、议程回顾、关键决策、行动项、待办事项；

纪要需经总协调（张经理）审核，保证准确无误后发送参会人员及相关部门。

步骤2：跟进行动项落实

各负责人按纪要要求推进工作，记录组每周跟进进度，更新行动项表格；

未按时完成的需说明原因，必要时协调资源支持。

步骤3：资料归档与反馈收集

归档内容：会议纪要、签到表、演示材料、照片/视频、反馈问卷；

反馈收集：通过问卷星/企业问卷收集参会人员对会议内容、流程、组织的建议（如“议程是否合理”“场地是否满意”），用于后续优化。

核心工具表格清单

表1：会议基本信息表

项目

内容填写示例

会议名称

2023年Q3项目推进会

会议目标

明确Q3里程碑，分配模块负责人

时间

2023年8月10日09:00-11:30

地点

公司总部3楼第一会议室

形式

线下

参会人员

总经办、项目部、技术部、市场部负责人

联系人

王助理（）

表2：参会人员名单表

序号

部门

姓名

职位

联系方式

备注（如dietaryrestriction）

1

总经办

张经理

副总经理

5678

无

2

项目部

李主管

项目经理

9012

素食

3

技术部

工程师

高级工程师

3456

无

表3：会议议程表（详细版）

时间

议题内容

发言人

材料名称

时长

备注