标准化采购流程与审批表单.docVIP

一、适用范围与典型场景

本标准化采购流程及审批表单适用于各类企业、事业单位的日常办公物资采购、生产原材料采购、服务类采购（如咨询、维修等）及项目专项采购等场景。通过统一流程和表单，可规范采购行为、明确责任分工、提高采购效率，同时保证采购活动符合内部控制要求，规避操作风险。典型场景包括：新员工入职采购办公设备、生产车间补充原材料、市场部门活动物料采购、IT系统维护服务等。

二、标准化操作流程详解

（一）需求提出与申请

发起申请：需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请审批表》，详细填写采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、用途说明、期望交付时间等信息，并附上相关依据（如部门年度预算计划、项目立项批复等）。

部门初审：需求部门负责人对采购的必要性、合理性及预算匹配性进行审核，确认无误后签字，将申请表提交至采购部门。

（二）采购部门审核与询价

需求复核：采购部门收到申请后，重点审核采购内容是否符合公司采购政策、是否在预算范围内、规格参数是否明确。若信息不完整或需调整，退回需求部门补充。

市场询价：对达到一定金额（如单笔采购金额≥5000元）的采购项目，采购部门需向至少3家合格供应商进行询价，获取书面报价单（含报价明细、交付周期、质保条款等），并形成《采购询价对比表》作为审批附件。小额采购可直接在合格供应商名录内选择。

（三）财务与法务审核（如需）

预算与资金审核：财务部门核对采购申请与年度预算、月度资金计划的匹配度，确认资金来源是否落实，重点审核预估价格的合理性，避免超预算采购。

合规性审核（法务）：对于涉及服务采购、长期合作或金额较大的项目，法务部门审核合同条款（如付款方式、违约责任、知识产权等）的合规性，保证公司权益不受损害。

（四）分级审批与决策

根据采购金额及重要性，实行分级审批制度：

小额采购（＜5000元）：由采购部门负责人审批；

中等金额采购（5000元-5万元）：由分管副总审批；

大额采购（≥5万元）：需提交总经理办公会或决策委员会集体审批。

审批人需在《采购申请审批表》中明确签署“同意”“不同意”或“调整意见”并签字，审批结果作为后续采购执行的依据。

（五）供应商选择与订单下达

确定供应商：审批通过后，采购部门根据“质优价廉、服务稳定”原则，结合询价结果、供应商资质（如营业执照、相关行业许可证、过往合作评价等）确定最终供应商，必要时组织现场考察。

下达订单/签订合同：小额采购可直接向供应商下达《采购订单》，明确物品/服务规格、数量、价格、交付时间、付款方式等；大额或长期采购需签订正式《采购合同》，合同需经法务审核及授权人签字盖章后生效。

（六）验收与入库

到货验收：物品送达后，由需求部门、仓库管理部门（如需）共同进行验收，核对物品名称、规格、数量、质量是否与订单一致，并填写《采购验收单》。对于服务类采购，需由需求部门出具《服务验收确认书》，明确服务成果是否符合约定要求。

问题处理：验收不合格的，采购部门需及时与供应商沟通，办理退换货、索赔等事宜，合格后方可入库或投入使用。

（七）付款与结算

单据整理：采购部门汇总《采购申请审批表》《采购订单》《验收单》《发票》（或收款凭证）等全套资料，提交财务部门。

付款审批：财务部门审核单据的完整性、合规性及审批流程是否到位，确认无误后按合同约定办理付款手续（如银行转账、电汇等），并做好台账登记。

三、采购申请审批表示例

采购申请审批表

基本信息

申请编号

CG-2024-X（由采购部门按年份顺序编制）

申请日期

年月日

需求部门

申请人

*某某

联系方式

（内部分机号，禁止填写手机号）

采购类型□办公物资□生产原料□服务类□设备采购□其他：_________

采购明细

物品/服务名称

规格型号/技术要求

单位

数量

预估单价（元）

预估金额（元）

预算科目

（如：办公费、原材料采购费等）

用途说明

（需详细描述采购原因及具体使用场景，如“为项目采购设备”）

期望交付时间

年月日

询价信息（≥5000元必填）

供应商1名称

报价（元）

主要优势/资质

供应商2名称

报价（元）

主要优势/资质

供应商3名称

报价（元）

主要优势/资质

最终选定供应商

□供应商1□供应商2□供应商3（请注明选定理由：_________________）

审批流程

需求部门负责人

签字：_________日期：_________

采购部门审核

签字：_________日期：_________（审核意见：_________________）

财务部门审核

签字：_________日期：_________（审核意见：_________________）

法务部门审核（如需）

签字：_________日期：_________（审核意见：________________