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企业合同管理与合规性审查指南

一、企业合同管理的典型应用场景

本指南适用于企业各类合同的全生命周期管理，覆盖以下常见场景：

日常采购与销售：如原材料采购合同、产品销售合同、服务外包合同等，需规范交易条款，明确质量标准与交付责任。

战略合作与项目合作：如联合开发协议、长期供货框架合同、合资经营合同等，需平衡双方权益，防范合作风险。

人力资源相关：如劳动合同、保密协议、竞业限制协议等，需保证符合劳动法规，保障企业与员工合法权益。

知识产权与合规：如技术转让合同、商标许可使用合同、数据安全协议等，需明确知识产权归属与合规责任。

风险排查与纠纷处理：对已签署合同进行定期合规性复核，或在合同履行出现争议时，提供审查与应对依据。

二、合同管理与合规性审查操作流程详解

（一）合同准备与起草阶段

需求梳理与立项

业务部门根据合作需求，明确合同目的（如采购、销售、合作等）、核心条款（标的、数量、价格、履行期限等），填写《合同立项申请表》，经部门负责人*审批后启动起草。

需确认合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等），初步评估合作方履约能力（如通过“信用中国”等公开渠道查询信用记录）。

合同起草

根据合同类型选择对应模板（如采购合同模板、销售合同模板），或参考行业通用范本起草。

内容需包含核心要素：合同主体、标的描述、数量与质量标准、价款与支付方式、履行期限与地点、违约责任、争议解决方式、不可抗力条款、保密条款等。

附件需完整（如技术参数表、验收标准、授权委托书等），并与主条款保持一致。

（二）合规性审查阶段

形式审查

审查合同文本完整性：是否有双方签字盖章页、合同编号是否唯一、附件是否齐全。

审查主体信息准确性：合作方名称、统一社会信用代码、法定代表人等信息与营业执照是否一致，避免与“皮包公司”或无资质主体合作。

审查授权有效性：若由代理人签署，需审查授权委托书是否载明代理权限、代理期限及是否加盖公章。

实质审查

合法性审查：条款是否符合《民法典》《公司法》《反不正当竞争法》等法律法规（如格式条款是否排除对方主要权利、违约责任是否显失公平）。

商业条款审查：价格是否公允、履行期限是否合理、验收标准是否明确（如“符合国家行业标准”需具体引用标准编号）。

风险条款审查：重点关注违约责任（如逾期付款的违约金比例是否合理）、知识产权归属（如合作开发成果的专利申请权归属）、保密义务（如保密期限是否覆盖合作期及合作后2-3年）等。

特殊行业合规审查：若涉及医疗、金融、数据安全等特殊行业，需审查是否符合行业监管规定（如数据出境需通过安全评估）。

审查反馈与修订

法务部门或合规专员在收到合同后3个工作日内完成审查，出具《合同审查意见表》，标注修改建议（如“建议增加不可抗力情形的界定”）。

业务部门根据意见修订合同，重大分歧需与法务部门、合作方协商一致，形成修订版合同。

（三）合同审批与签署阶段

内部审批

根据合同金额与类型，履行分级审批流程：

金额≤10万元：业务部门负责人*审批；

10万元＜金额≤50万元：业务部门负责人、法务部门、分管副总*审批；

金额＞50万元：需提交总经理办公会*审批。

审批通过后，由行政管理部门*统一编号、用印，保证“合同文本与审批版本一致”。

签署与交付

合同需由双方法定代表人或授权代理人签字，并加盖合同专用章（禁止使用公章、财务章替代）。

签署后，正本合同至少一式两份（双方各执一份），电子版同步存档至企业合同管理系统。

（四）履行与监控阶段

履行跟踪

业务部门作为合同履行主体，需建立《合同履行跟踪表》，记录关键节点（如付款时间、交付日期、验收进度），每月向法务部门*提交履行报告。

发觉对方违约（如延迟交货、质量不合格），需在3个工作日内发函催告，保留沟通记录（邮件、函件等）。

变更与解除

合同履行中需变更条款的，双方应签订《补充协议》，明确变更内容、生效条件，并履行原审批流程。

因不可抗力或对方严重违约需解除合同的，需书面通知对方，说明解除依据，并留存相关证据（如不可抗力证明、违约证据）。

（五）归档与复盘阶段

合同归档

合同履行完毕或终止后15个工作日内，业务部门将合同正本、审批文件、履行记录（如验收单、付款凭证）等整理归档，移交档案管理部门*。

归档资料需标注“合同编号+名称+签订日期”，电子档案按年度分类存储，保存期限不少于合同履行完毕后5年（特殊行业按法规要求延长）。

复盘优化

每季度由法务部门*牵头，组织业务、财务部门对当期合同管理情况进行复盘，分析高频风险点（如违约条款争议、主体资质疏漏），更新合同模板库与审查指引。

三、配套工具表格

表1：合同基本信息登记表

合同编号

合同名称

签订日期

甲方信息（名称、统一社会信用代码）

乙方信息（名称、统一社会信用代码）

合同类型（采购/销售/服务等）

合同金额（元