《通用行政能力与实践》课件——3.4学流程训技能3：会后跟进与总结.pptxVIP

通用行政能力与实践会后跟进与总结

01送别与会人员

送别与会人员送别会议代表是会议收尾阶段的关键环节，对于提升与会者的整体体验和印象至关重要。该环节主要包含这几个核心方面（一）结清会务费用（二）引导离场及安排专人送客（三）安排车辆送站（四）安排领导、专人送客（五）安顿暂留人员

02会场的善后工作

会场的善后工作会议结束后，会场善后工作也是一项十分重要的收尾工作。（一）清理会场用品及布置物品，确保会场整洁。（二）回收并处理会场宣传物品。一次性物品需销毁，可重复利用的物品则要进行统计、分类并入库，以便后续会议使用。（三）整理会场设备，租借的设备需调试并归还，自带的设备则需要收拾并带回公司。（四）回收所有会议资料，特别是机密文件和需要会后清退的资料，要进行整理、清点，确保会议机密不泄露。主要包括以下要点：

03会议评估和总结

会议评估和总结(一)会议评估会议评估的常用方法大体可分为量化评估和质性评估。其中，量化评估主要采用问卷调查的方法收集与会相关各方的意见并对数据进行统计分析。质性评估可采用采访、访谈等方式了解部分与会者的意见。对于小型会议，可采用问卷或采访方式，采集所有与会人员的意见。但对于大型会议，要采访所有与会者的可行性较低，则需要运用抽样技巧进行问卷调查和数据收集，且需注意数据采集的时间，不宜在会议结束后过了太久时间才进行，因为会议结束后向与会者发送评估问卷的回收率是难以保证的。

会议评估和总结(一)会议评估在收集好会议评估数据或资料后，需要运用统计分析方法或质性资料分析方法进行分析，并形成会议评估报告。量化评估结果可以用表格或图表展示，而质性评估则可以用描述性报告形式展现。评估报告还应包含有改进意义且具操作性的结论和建议。

会议评估和总结(二)会议工作总结在重大或大型会议结束后，除了进行会议评估，负责会务的秘书通常还需要全面总结会议的组织、管理与服务工作。会议评估资料是撰写会议总结的重要依据，初稿完成后需提交给领导审阅、定稿，并进行印发和归档。一些单位还要求将总结印发至相关部门以供学习。

04会议文件资料的收集和整理

会议评估和总结(一)会议文件资料的收集会议文件资料的收集与整理工作，遵循会议的进程，可划分为会前、会中及会后三个阶段，具体涵盖以下主要任务：1会前准备并分发的文件。包括会议申请与批复文件、策划与实施方案、会议通知、议程或日程安排、会议指南、与会者名单（或分组）、筹备分工及进度表、物资清单、预算表。还需准备提交会议审议的文件（如提案、草案及其修改稿）、参考资料（如调查报告、工作报告）、票证、签到表、宣传材料等。2会议期间使用或产生的文件。如开幕词、领导讲话稿、大会发言材料、闭幕词、会议记录、会议简报、相关影像资料、会议证件等。3会后产生的文件。包括大会决议、传达会议精神的通知、向上级汇报会议情况的材料、会议纪要、新闻报道稿、会议总结、评估报告等。

会议评估和总结(二)会议文件资料的整理在整理会议文件资料时，应将同次会议形成的所有文件归为一类，并依据文件间的内在联系进行分类组合，并按照《归档文件整理规则》的要求，定期进行归档处理；一般来说，归档文件按以下规则排序：正文应置于附件之前；正本在定稿之前；转发文在被转发文之前；原件在复制件之前；当来文与复文作为一个单元时，复文应置于来文之前；批复在请示之前；若存在文件处理单或发文稿纸，则文件处理单应置于收文之前；在发文的情况下，首先是正文，其次是发文签批单，最后是底稿。

会议评估和总结(二)会议文件资料的整理档案整理分为七个步骤：1收集所有文件2按照章程筛选文件3划分文件的类别和级别4确定文件的保管期限7将文件装盒并编制检索目录进行存档保管6给文件编号5修缮文件内容

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