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办公室移动办公设备使用管理规范

一、总则

为规范办公室移动办公设备的申领、使用、维护及保管流程，确保设备资产安全、数据信息保密，提高工作效率，降低运营风险，特制定本规范。本规范适用于公司所有员工在办公场所内外使用的各类移动办公设备，包括但不限于笔记本电脑、平板电脑、智能手机（特指公司配发设备）及相关配套附件。

本规范旨在明确各部门及员工在移动办公设备管理中的责任与义务，倡导合理、安全、高效的设备使用习惯，保障公司业务的顺利开展。各部门应组织员工认真学习并严格遵照执行。

二、设备申领与配置

（一）申领条件与审批

员工因工作需要长期或阶段性使用移动办公设备，应由所在部门统一向行政部提出书面申领。申领时需说明设备用途、预计使用期限及所需设备类型。行政部根据工作实际需求、设备资源状况及审批权限，逐级报请相关负责人审批。审批通过后，方可进行设备的配置或调配。

（二）设备登记与建档

所有公司配发的移动办公设备均属公司固定资产，行政部负责建立详细的设备台账。台账内容应包括设备型号、序列号、硬件配置、领用部门、领用人、领用日期、保修期限等关键信息。领用人在接收设备时，需核对设备信息并签字确认，明确保管责任。设备信息发生变更（如领用人变更、部门调整）时，应及时到行政部办理变更登记手续。

（三）初始配置与交付

行政部或指定的IT支持人员负责移动办公设备的初始配置工作，包括操作系统安装、必要办公软件部署、网络接入设置及安全软件启用等。设备交付时，应一并提供设备清单、保修卡、使用说明书等相关资料，并指导领用人进行基本操作及安全注意事项的确认。

三、设备使用规范

（一）基本使用原则

（二）安全使用要求

1.开机密码与账户安全：所有移动办公设备必须设置开机密码或生物识别等安全登录方式，密码应符合公司规定的复杂度要求，并定期更换。严禁将个人账户密码告知他人或转借设备给非授权人员使用。

2.物理安全防护：员工应妥善保管所使用的移动办公设备，避免设备遭受撞击、跌落、水浸、高温、磁场等物理损害。在外出携带时，应使用专用包具，并保持警惕，防止被盗或遗失。如发生设备遗失或被盗，应立即向部门负责人报告，并同时通知行政部及IT部门，必要时协助报案。

3.网络连接安全：连接外部网络时，应优先选择安全可靠的网络环境。在使用公共无线网络时，禁止处理、传输公司敏感信息。严禁私自修改设备网络配置或绕过公司安全管控措施连接外部网络。

4.外接设备管理：未经授权，严禁私自连接不明来源的外部存储设备（如U盘、移动硬盘）或其他外部设备。确因工作需要使用外部存储设备的，必须经过公司指定的安全检测。

5.软件安装与卸载：设备软件的安装、升级与卸载应遵循公司规定。原则上仅允许安装经公司批准的正版软件。严禁安装来源不明、可能携带恶意代码的软件程序。

（三）数据管理与保密

1.数据备份：员工应定期对移动办公设备中的重要工作数据进行备份，备份方式可选择公司指定的网络存储或外部安全存储介质。

2.敏感信息保护：严禁在移动办公设备中存储、处理或传输公司绝密级信息。对于机密及以下级别信息，应采取加密等保护措施。禁止通过非公司认可的通讯工具或渠道传输工作敏感信息。

3.设备离境管理：员工携带移动办公设备出境，需提前向行政部及相关管理部门申请备案，说明出境目的、时间、地点及设备内存储信息的大致类别，经批准后方可携带。

四、设备维护与报修

（一）日常保养与维护

员工应保持设备外观清洁，定期检查设备运行状况，及时清理系统垃圾，确保设备处于良好工作状态。避免自行拆解或维修设备，以免造成硬件损坏或失去保修资格。

（二）故障报修流程

当移动办公设备发生故障时，员工应及时向IT部门或行政部提交报修申请，详细描述故障现象。IT部门或行政部将根据故障情况进行诊断，属于软件问题的，由IT人员远程或现场处理；属于硬件故障且在保修期内的，由行政部统一联系厂商进行维修；超出保修期的，由行政部评估维修方案及费用后按流程处理。

五、设备交还与处置

（一）员工离职或岗位变动

员工因离职、调动、退休等原因离开原岗位或公司时，必须将所领用的移动办公设备及相关配件、资料完整、清洁地交还行政部。交还前，应自行备份个人数据并清空设备内的工作数据，由IT部门进行数据清理确认。行政部核对设备无误后，办理交还手续。

（二）设备报废与更新

对于达到使用年限、性能无法满足工作需求或维修成本过高的移动办公设备，由行政部会同IT部门进行评估，符合报废条件的，按公司固定资产报废流程进行处置，确保数据彻底清除，防止信息泄露。设备更新应根据公司设备更新计划及实际工作需要统筹安排。

六、责任与监督

各部门负责人为本部门移动办公设备使用管理的第一责任人，应加强对本部门员工设备使用规范的宣导与监督检查。员工违反本规范，造成设备损坏、遗失、数据