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项目文档编写规范化指导模板

一、适用情境与范围

二、标准化编写流程

1.前期准备：明确文档定位与需求

目的确认：明确文档的核心目标（如需求传递、方案评审、操作指导、成果交付等），确定文档的读者对象（如技术团队、业务部门、高层决策者等），保证内容符合读者认知水平。

资料收集：整理与文档相关的背景资料，包括项目章程、会议纪要、需求清单、技术架构图、业务流程说明等，保证信息来源准确、完整。

规范学习：熟悉公司《项目管理规范》《文档管理标准》等相关制度，明确文档的格式要求、版本规则、审批流程等。

2.模板选择：匹配文档类型与场景

根据项目阶段和文档用途，选择对应的模板类型（如需求规格说明书、系统设计文档、测试报告、用户手册等），不得随意删减或合并模板模块，确需调整需经项目经理审批。

3.内容撰写：遵循“逻辑清晰、内容准确、表述简洁”原则

结构规范：严格按照模板章节顺序编写，保证层级分明（如“1→1.1→1.1.1”），章节标题需概括核心内容，避免使用“概述”“总结”等模糊表述。

内容要求：

数据准确：涉及需求指标、技术参数、进度计划等内容需与项目实际一致，数据来源需标注（如“根据2024年3月需求评审会议纪要”）。

术语统一：全文术语需保持一致（如“用户端”不能混用为“客户端”“前台”），首次出现术语时需标注解释（如“用户端：指项目最终用户操作的应用程序”）。

图表规范：图表需有编号（如图1、表1）和标题，图表内容需清晰可辨，复杂图表需附带数据说明或图例，图表来源需标注（如“图1：系统架构图（设计部提供，2024-03-15）”）。

语言风格：采用书面语，避免口语化、主观性表述（如“我认为”“可能”），技术文档需避免歧义，业务文档需贴合实际操作场景。

4.审核修订：保证内容质量与合规性

自审：完成初稿后，作者需对照模板要求和内容逻辑进行自查，重点检查章节完整性、数据一致性、术语统一性、图表规范性。

交叉审核：涉及多专业协作的文档（如技术方案需产品经理确认），需邀请相关领域负责人审核，保证内容符合业务需求和技术可行性。

终审：由项目经理或文档管理委员会对文档进行最终审核，重点检查文档是否满足项目目标、是否符合规范要求、是否具备可执行性，审核通过后方可进入下一流程。

5.发布归档：实现文档全生命周期管理

版本控制：文档发布时需标注版本号（如V1.0、V1.1），修订时需更新版本号并记录修订内容（修订表需包含修订人、修订日期、修订章节、修订说明）。

发布分发：通过公司文档管理系统（如Confluence、SharePoint）或指定共享路径发布，明确文档访问权限（如“仅项目组可见”“全公司公开”），并同步分发至相关干系人。

归档存储：项目结束后，所有文档需按“项目名称-文档类型-版本号”规则归档至项目知识库，归档文档需为终审通过版本，保证历史文档可追溯。

三、模板结构与示例

（一）通用文档框架（适用于多数项目文档）

章节

内容要求

示例

文档名称

明确文档主题，格式为“[项目名称]+[文档类型]”（如“电商平台需求规格说明书”）

版本信息

包含版本号、修订日期、修订人、修订说明

版本号：V1.0；修订日期：2024-03-20；修订人：*；修订说明：初稿完成

编制/审核/批准

填写编制人、审核人、批准人姓名及职务

编制人：（产品经理）；审核人：（技术负责人）；批准人：*（项目经理）

文档目录

自动目录，包含章节标题及页码

见目录页

1引言

说明文档背景、目的、范围、读者对象

1.1背景：为明确电商平台核心功能需求，特编制本说明书；1.2目的：指导开发团队实现需求…

2[核心章节标题]

根据文档类型展开（如需求分析、系统设计、测试方案等）

2需求分析：2.1功能需求（用户管理、商品管理等）；2.2非功能需求（功能、安全等）

3[其他章节标题]

补充说明（如术语定义、附录、参考资料等）

3术语定义：3.1SKU（库存量单位）；3.2附录：需求评审签到表

参考资料

列出文档编写引用的资料（如政策文件、技术标准、会议纪要等）

《GB/T8567-2006计算机软件文档编制规范》；2024年3月15日项目启动会议纪要

修订记录

动态记录文档修订历史（新增/修订此表后，每次修订需更新）

版本号V1.1：2024-03-25，*修订“2.1功能需求”，补充“订单导出功能”说明

（二）典型文档类型示例（以“需求规格说明书”为例）

章节：3功能需求

功能模块

功能名称

功能描述

输入条件

输出结果

业务规则

用户管理

用户注册

新用户通过手机号验证码完成注册，需填写用户名、密码（8-16位，包含字母+数字）

手机号、验证码、用户名、密码

注册成功提示、自动登录

手机号需唯一；密码需加密存储

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