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公司报销制度与流程操作指南

引言

为规范公司财务管理，明确报销标准与流程，提高工作效率，保障公司及员工的合法权益，特制定本指南。本指南旨在为全体员工提供清晰、实用的报销指引，确保各项费用支出合理、合规、透明。请各部门员工认真学习并严格遵照执行。

第一章报销范围与标准

1.1差旅费

差旅费是指员工因公务出差所发生的交通、住宿、伙食等费用。

*交通费用：

*出差人员应优先选择经济实惠的公共交通工具。长途交通（如跨城）可根据职级和行程紧急程度选择火车硬卧/软卧、高铁二等座/一等座或经济舱机票。特殊情况需乘坐更高标准交通工具或自驾车，需提前获得部门负责人及分管领导批准。

*市内交通可选择公共交通、网约车或公司指定车辆。网约车费用需注明起止地点及事由。

*住宿费用：住宿标准将根据出差城市级别及员工职级设定相应的标准上限。员工应选择安全、经济的酒店住宿，超出标准的部分原则上不予报销，特殊情况需提供说明并经审批。

*伙食及市内交通补贴：出差期间可享受一定标准的伙食补贴和市内交通补贴，补贴标准按出差天数计算，具体标准参照公司最新规定。如已享受招待餐，则当日相关补贴相应扣减。

1.2业务招待费

业务招待费是指为开展业务需要而发生的合理招待支出。

*招待应遵循必要、合理、节约的原则，避免铺张浪费。

*招待前应尽量提前申请，说明招待对象、事由、人数及预计金额，经相关领导批准后方可执行。

*报销时需注明招待对象、事由、参与人员，并提供合规发票。

1.3办公费用

办公费用包括日常办公用品采购、打印复印、邮寄费等。

*办公用品采购应优先通过公司统一采购渠道，或在指定供应商处购买。

*大额或批量办公用品采购需履行申购审批手续。

1.4通讯费用

员工因公务产生的通讯费用，可根据公司规定的标准和报销周期进行报销，通常以实际发生并取得合规发票为准，具体标准参照公司相关细则。

1.5其他费用

如培训费、资料费、租赁费等其他与公司经营活动相关的合理支出，需根据具体情况提供相应证明材料，并经审批后报销。

第二章报销凭证规范

2.1核心凭证——发票

*报销必须提供合法、合规的原始发票。发票抬头必须为公司全称，税号准确无误。

*发票内容应清晰、真实，与实际发生的经济业务相符。不得开具与实际业务不符的发票内容。

*发票需加盖开票单位的发票专用章，印章清晰完整。

*电子发票与纸质发票具有同等效力，打印后作为报销凭证，同时建议在报销系统中上传电子发票原件。

2.2辅助证明材料

*差旅费：需附经审批的《出差申请单》，差旅费中的交通费、住宿费发票应与出差行程相符。若有会议、培训等，可附上相关通知。

*业务招待费：如事前有申请，需附《业务招待申请单》，并简要说明招待情况。

*大额支出：通常需要提供合同、协议或其他相关审批文件。

*其他需要证明费用真实性、相关性的材料。

2.3凭证粘贴要求

*原始凭证应保持整洁、完整，不得涂改、挖补。

*票据粘贴应使用公司统一的报销粘贴单，按照经济业务发生时间顺序或票据类型分类整齐粘贴，避免重叠、倒置。

*较大的票据应按粘贴单大小折叠整齐，小张票据均匀排列粘贴，确保粘贴牢固，便于翻阅和审核。

第三章报销流程详解

3.1报销申请与填单

*电子报销系统：员工应优先通过公司指定的电子报销系统提交报销申请。

*登录系统，选择相应的报销类别（如差旅费报销、费用报销等）。

*准确填写报销部门、报销人、报销日期、事由、金额等关键信息。

*按照系统提示，逐项录入费用明细，如日期、费用类型、金额，并上传对应的电子凭证（扫描件或清晰照片）。

*仔细核对所填信息及附件，确保无误后提交。

*手工填单（如系统故障或特殊情况）：填写统一格式的《费用报销单》，内容与电子填单要求一致，并附上原始凭证。

3.2审批流程

*部门负责人审批：报销单首先提交给部门负责人。部门负责人需对报销业务的真实性、必要性及费用的合理性进行审核。

*财务部门审核：部门审批通过后，流转至财务部门。财务人员将对报销凭证的合规性、完整性、金额计算的准确性以及是否符合公司报销政策进行专业审核。

*分管领导/总经理审批：根据公司审批权限设置，金额较大或特定类型的报销可能需要分管领导或总经理进行最终审批。

*审批人出差或休假时，可根据公司规定进行授权审批或顺延审批。

3.3财务付款

*所有审批流程完成后，财务部门将根据审批通过的报销单安排付款。

*付款方式通常为银行转账，将款项支付至报销人在公司登记的个人银行账户。

*付款周期：公司将根据财务管理制度规定的付款周期（如每周固定时间）统一处理