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2026年口腔医疗管理公司办公设备使用与维护制度

第一章总则

第一条为规范公司办公设备的使用与维护管理，保障办公设备安全稳定运行，提升办公效率，降低设备运维成本，延长设备使用寿命，依据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国消防法》等相关法律法规，结合口腔医疗管理公司办公实际需求，制定本制度。

第二条本制度所称办公设备，是指公司为保障经营管理活动正常开展配置的各类通用办公设备及医疗辅助办公设备，包括计算机、打印机、复印机、扫描仪、投影仪、传真机、电话机、碎纸机、空调、办公桌椅、文件柜等；本制度所称使用与维护管理，涵盖办公设备的申领、登记、使用、日常保养、定期维护、故障报修、报废处置及档案管理等全流程活动。

第三条本制度适用于公司各职能部门、下属口腔医疗机构及全体在职员工（含医疗、护理、行政、财务、客服等各类岗位人员），覆盖公司所有办公区域内办公设备的全生命周期管理。

第四条办公设备使用与维护管理工作遵循以下基本原则：

（一）规范高效原则：建立标准化的设备使用与维护流程，确保设备操作规范、维护及时，提升办公设备使用效率；

（二）权责统一原则：明确设备使用、维护、管理的责任主体，将设备管理情况与岗位考核挂钩，做到谁使用、谁负责；

（三）预防为主原则：强化日常保养与定期维护，及时排查设备安全隐患，减少设备故障发生率，保障设备稳定运行；

（四）节约高效原则：合理配置办公设备资源，避免重复配置与资源浪费，规范设备耗材使用，降低运维成本；

（五）安全合规原则：严格遵守安全操作规范，保障设备使用过程中的人身安全、数据安全，符合消防安全及用电安全要求。

第五条公司成立办公设备使用与维护管理小组，由总经理担任组长，分管行政的领导担任副组长，成员包括行政部门、财务部门、信息技术部门及各下属口腔医疗机构负责人。管理小组统筹决策办公设备管理重大事项，审定设备采购与报废计划、审核运维经费预算、协调解决设备管理中的重大问题，监督本制度落地执行。

行政部门是办公设备使用与维护的归口管理部门，负责牵头制定与修订本制度、统筹办公设备的采购、登记、调配、报废处置，组织开展设备日常保养与定期维护，建立设备管理档案，协调处理设备故障报修，监督各部门设备使用与维护情况；信息技术部门负责计算机、打印机、扫描仪等电子办公设备的技术支持，提供设备故障排查、系统维护、数据安全防护等专业服务；财务部门负责审核办公设备采购与运维经费预算，按规定办理费用报销手续；各下属口腔医疗机构负责本机构办公设备的日常使用管理、维护保养监督，明确专人担任设备管理专员；全体员工需严格遵守本制度规定，正确使用办公设备，做好日常保养，及时上报设备故障。

第二章管理范围与职责分工

第六条办公设备管理核心范围：

（一）电子办公设备：包括台式计算机、笔记本电脑、打印机、复印机、扫描仪、投影仪、传真机、电话机、摄像头、路由器等；

（二）办公家具类设备：包括办公桌椅、文件柜、会议桌、沙发等；

（三）环境保障类设备：包括空调、饮水机、加湿器、除湿机等；

（四）其他办公设备：包括碎纸机、装订机、过塑机等辅助办公设备。

第七条各部门及岗位核心职责：

（一）行政部门：每年第四季度组织各部门开展办公设备需求调研，结合设备使用年限、运行状况，编制下一年度办公设备采购与更新计划，报管理小组审批；建立办公设备全生命周期管理档案，详细记录设备采购合同、验收记录、配置参数、使用部门、使用人、维护记录、故障报修记录、报废处置记录等信息；每季度组织一次办公设备全面排查，重点检查设备运行状况、安全隐患、保养情况等，形成排查报告并督促问题整改；统筹办公设备耗材（如打印机硒鼓、墨盒、纸张等）的采购、登记、发放与管理，建立耗材领用台账，控制耗材使用成本。

（二）信息技术部门：负责电子办公设备的初始配置、系统安装、软件升级、数据备份与恢复等技术服务；建立电子设备故障快速响应机制，接到故障报修后，简单故障需在2个工作日内解决，复杂故障需在5个工作日内提出解决方案并推进修复；定期开展电子办公设备安全检查，安装必要的安全防护软件，防范病毒入侵与数据泄露；为员工提供电子办公设备使用与基础维护的专项培训，提升员工规范操作能力。

（三）各下属口腔医疗机构：依据公司办公设备配置标准，合理分配本机构设备资源，明确每台设备的使用人与责任人；监督本机构员工规范使用办公设备，及时制止违规操作行为；协助行政部门开展设备排查与维护工作，及时上报设备故障与安全隐患；建立本机构办公设备领用与耗材使用台账，定期向行政部门报备。

（四）设备使用人：作为设备使用与日常保养的直接责任人，需熟练掌握所使用设备的基本操作规范，严格按要求操作设备；做好设备日常清洁与保养工作，保持设备外观整洁、运行环境干燥通风；使用过程中发现设备异常或故障，需立即停止使用并及时向本部