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采购流程管理工具与采购单模板使用指南

一、适用范围与应用价值

本工具模板适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的日常采购管理场景，覆盖从需求提报到付款结算的全流程。无论是行政办公用品采购、生产物料采购，还是项目专项采购，均可通过标准化流程与模板实现规范化操作。其核心价值在于：

统一标准：避免各部门采购流程差异导致的混乱，保证操作一致性；

提升效率：通过明确分工与节点控制，缩短采购周期，减少重复沟通；

风险控制：强化审批监督与供应商管理，降低采购成本与合规风险；

数据追溯：完整记录采购过程，为成本分析、供应商评估提供数据支撑。

二、采购流程全周期操作指南

采购流程需严格遵循“需求驱动、分级审批、合规透明”原则，具体分为以下7个步骤：

（一）采购需求发起与提报

操作主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部）

需求部门根据实际业务需求（如生产缺料、办公耗材不足、项目实施需要），填写《采购需求申请表》，明确以下信息：

物料/服务名称、规格型号、技术参数、需求数量、期望到货日期、预算金额；

采购原因（如“生产订单原料100kg”“行政部新入职员工需办公椅10把”）；

需求紧急程度（一般/紧急，紧急需标注原因并同步抄送采购部负责人）。

需求部门负责人对需求合理性（如数量是否匹配实际需求、预算是否在部门额度内）进行审核，签字确认后提交至采购部。

注意事项：

需求描述需清晰、具体，避免“一批办公用品”“相关设备”等模糊表述；

预算金额需符合公司财务制度，超预算需求需提前发起预算调整流程。

（二）采购需求审批

操作主体：需求部门负责人→采购部→财务部→分管领导（根据金额分级）

采购部收到《采购需求申请表》后，1个工作日内完成审核，重点核查：

需求是否符合公司采购政策（如是否属于集中采购目录、是否需要招投标）；

规格参数是否明确，是否存在可替代的现有库存物料；

预算金额是否准确，是否与历史采购价格差异过大（如差异超10%需需求部门补充说明）。

审核通过后，按金额分级审批（示例）：

金额≤5000元：采购部经理审批（李*）；

5000元＜金额≤5万元：采购部经理+财务经理（王*）联合审批；

金额＞5万元：需分管副总（张*）最终审批。

审批驳回情况：若需求不合规（如预算不足、参数模糊），采购部需反馈具体原因至需求部门，要求补充或修改后重新提报。

注意事项：

审批需在规定时限内完成，紧急需求可启动“绿色审批通道”，但事后需补全手续；

涉及固定资产采购（如电脑、设备），需同步提交《固定资产采购申请表》，由行政部备案。

（三）供应商寻源与评估

操作主体：采购部

根据采购需求类型，启动供应商寻源：

常规物料：优先从《合格供应商名录》中选择，名录内供应商不足时启动新供应商寻源；

定制化/高价值物料：需通过公开招标、竞争性谈判或询价（至少3家供应商）确定合作方；

紧急采购：可从合格供应商中指定合作，但需在采购单备注“紧急采购”原因及审批记录。

供应商评估维度：

资质审查（营业执照、相关行业资质、生产许可证等）；

价格竞争力（对比历史采购价、市场均价）；

交付能力（过往交货准时率、产能）；

服务质量（售后响应速度、质量问题处理效率）。

确定供应商后，采购部与供应商确认报价、交货期、付款方式等细节，形成《采购比价表》（含供应商名称、报价、优势对比等），随采购单一并提交审批。

注意事项：

供应商需定期（每季度）进行复评，不合格者从名录中剔除；

禁止与未经审批的供应商合作，避免“关系采购”“暗箱操作”。

（四）采购订单与审批

操作主体：采购部→财务部→分管领导

采购部根据审批通过的《采购需求申请表》和《采购比价表》，填写《采购订单》（详见第三部分模板），内容包括：

订单基本信息（订单号、日期、供应商信息、采购部门）；

物料/服务明细（名称、规格、数量、单价、金额、交货期、交付地点）；

交易条款（付款方式、质量标准、违约责任等）。

采购订单按金额分级审批（与需求审批层级一致），审批通过后加盖采购专用章，正式发送给供应商（同时同步电子版至供应商确认）。

供应商确认订单后，采购部将订单复印件抄送需求部门、财务部，作为后续收货、付款的依据。

注意事项：

订单信息需与需求、比价表完全一致，严禁私自修改数量、价格；

订单号需唯一，按“年份+月份+流水号”规则编制（如202405-001），便于追溯。

（五）订单执行与进度跟踪

操作主体：采购部→需求部门

采购部负责跟踪订单执行进度，重点监控：

供应商是否按期备货（大额订单可要求提供生产进度截图）；

物料运输状态（如物流单号、预计到达时间）；

异常情况处理（如供应商延迟交货需提前3天通知，采购部协调催交或启动备用供应商）。

需求部门收到供应商到货通知后，提前确认收货场地、人员及验收工具。

注意事项：

进度跟踪