档案资料管理规范制度.docx

档案资料管理规范制度

档案资料管理规范制度初稿

第一部分：总则

第一章：目的与依据

第一条为了规范本组织的档案资料管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及相关法律法规，结合本组织的实际情况，制定本规范。

第二条本规范适用于本组织所有档案资料的收集、整理、保管、利用、销毁等各个环节。

第三条本组织的档案资料管理工作应遵循以下原则：

1.安全性原则：确保档案资料实体和信息安全。

2.完整性原则：保持档案资料的完整性和连续性。

3.利用性原则：提高档案资料的利用率，服务于组织发展。

4.保密性原则：严格保护涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案资料。

第二部分：组织与管理

第二章：管理机构与职责

第四条本组织设立档案资料管理部门，负责档案资料管理的日常工作。

第五条档案资料管理部门的主要职责：

1.制定和实施档案资料管理制度；

2.组织开展档案资料的收集、整理、鉴定、归档、保管等工作；

3.指导、监督各部门的档案资料管理工作；

4.确保档案资料的安全、完整和有效利用；

5.组织档案资料的管理培训和宣传教育。

第六条各部门应设立档案资料管理岗位，负责本部门档案资料的管理工作。

第三部分：档案资料收集与整理

第三章：档案资料收集

第七条档案资料的收集应遵循以下要求：

1.符合国家有关档案资料收集的规定；

2.符合本组织的业务需求和发展需要；

3.确保档案资料的完整性和准确性。

第八条档案资料的收集方式包括：

1.主动收集：由档案资料管理部门或相关部门主动收集；

2.应收尽收：对于应当归档的资料，应做到应收尽收。

第九条档案资料的收集流程：

1.确定收集范围和标准；

2.进行资料收集；

3.对收集到的资料进行初步鉴定；

4.将符合归档条件的资料进行整理。

第四部分：档案资料整理与保管

第五章：档案资料整理

第十条档案资料整理应遵循以下要求：

1.符合国家档案整理标准；

2.保持档案资料的原有形态；

3.确保档案资料的连续性和系统性。

第十一条档案资料整理的内容包括：

1.分类整理；

2.编号排序；

3.拍摄缩微；

4.制作目录。

第十二条档案资料整理流程：

1.确定整理方案；

2.对档案资料进行分类、排序、编号；

3.进行拍摄缩微和目录制作；

4.验收整理结果。

第六章：档案资料保管

第十三条档案资料的保管应遵循以下要求：

1.符合国家档案保管标准；

2.采取有效措施，确保档案资料的实体安全；

3.采用现代化的档案保管手段，提高保管水平。

第十四条档案资料保管的内容包括：

1.物理保管：包括档案库房建设、设备配置、温湿度控制等；

2.档案库房管理：包括库房钥匙管理、出入库登记、消防管理等；

3.档案信息安全：包括数据备份、病毒防护、访问控制等。

第五部分：档案资料利用与销毁

第七章：档案资料利用

第十五条档案资料的利用应遵循以下要求：

1.依法利用；

2.保护档案资料的真实性、完整性和保密性；

3.提高档案资料的利用率。

第十六条档案资料的利用方式包括：

1.内部查阅；

2.外部查阅；

3.复制、摘录。

第十七条档案资料利用的流程：

1.提出利用申请；

2.验证身份和权限；

3.提供档案资料；

4.签收和归还。

第八章：档案资料销毁

第十八条档案资料的销毁应遵循以下要求：

1.依法销毁；

2.确保档案资料的信息安全；

3.做好销毁记录。

第十九条档案资料销毁的流程：

1.提出销毁申请；

2.验证身份和权限；

3.确定销毁方式；

4.监督销毁过程；

5.做好销毁记录。

第六部分：附则

第二十条本规范由档案资料管理部门负责解释。

第二十一条本规范自发布之日起施行。

后续步骤：

1.内部评审：组织内部各部门进行评审，收集反馈意见。

2.法律审核：邀请法律专家进行审核，确保符合法律法规要求。

3.相关部门反馈：收集相关部门的反馈意见，进行修改完善。

4.实施计划与培训方案：制定详细的实施计划和培训方案，确保制度有效执行。

5.定期审查与更新：建立定期审查机制，根据内外部环境变化进行必要的优化更新。

请注意，以上初稿仅为示例，具体内容需根据实际情况进行调整和完善。